Ihre Prozesse in Zenkit
Prozesse sind die Schienen Ihres Unternehmens. Alles, was mehr als einmal passiert, ist ein Prozess – messbar und mit klaren Verantwortlichkeiten.
Was sind Prozesse – und warum sind sie wichtig?
Prozesse sind die wiederholbaren Abläufe, die den Alltag und die Wertschöpfung in jedem Unternehmen bestimmen. Anders als Projekte, die meist einmalig sind, kehren Prozesse ständig wieder – und genau deshalb müssen sie zuverlässig abgebildet werden.
Dabei bestehen Prozesse immer aus zwei Welten:
- der automatisierten Welt, in der Systeme selbstständig Daten verarbeiten oder Aktionen ausführen,
- und der menschlichen Welt, in der Entscheidungen getroffen, Ausnahmen bewertet und Verantwortung übernommen werden.
Auch wenn der Automatisierungsgrad immer weiter vorschreitet: Der menschliche Anteil ist und bleibt entscheidend: Manche Schritte müssen aus fachlicher Expertise, ethischen oder rechtlichen Gründen bewusst von Menschen übernommen werden. Prozesse verlaufen daher oft über Tage, Wochen oder sogar Monate – und Mensch und Maschine wechseln sich dabei ab.
Um solche Abläufe realistisch abzubilden, nutzt Zenkit eine vollwertige BPMN-Engine. Damit lassen sich Prozesse modellieren, ausprobieren und laufend optimieren. Wir begleiten Unternehmen zudem mit einem eigenen Framework, das sicherstellt, dass die Modellierung praxisnah und erfolgreich gelingt.
Der Unterschied zum Projekt- und Aufgabenmanagement
Während Projekte eher einmalige Initiativen bleiben, werden Prozesse Teil der Infrastruktur eines Unternehmens.
Wenn Abläufe nur in den Köpfen von Mitarbeitenden existieren oder über Checklisten gesteuert werden, entsteht ein Risiko: Wissen bleibt unsichtbar, schwer übertragbar und anfällig für Fehler.
Eine einfache Faustregel: Alles, was mehr als einmal getan wird und wertschöpfend ist, gehört in einen Prozess.
Trotzdem sind Prozesse und Projekte eng verwandt: Am Ende entstehen in beiden Welten Aufgaben, die Mitarbeitende erledigen müssen. Für die Fachabteilungen ist es dabei unerheblich, ob eine Aufgabe aus einem Projekt oder einem Prozess stammt – sie wollen einfach ihre Arbeit tun. Deshalb geht Zenkit einen entscheidenden Schritt: Projektaufgaben und Prozessaufgaben erscheinen in einer gemeinsamen Inbox. Das schafft Klarheit, Fokus und maximale Akzeptanz bei den Nutzer:innen.
Was macht Zenkit-Prozesse einzigartig?
Viele BPMN- und Prozesstools sind mächtig, aber oft auch kompliziert – sie erfordern Expertenwissen.
Zenkit macht Schluss mit dieser Barriere:
- Radikale Einfachheit: Intuitive Oberfläche, die auch Fachabteilungen sofort verstehen und nutzen können.
- Testen in Echtzeit: Prozesse lassen sich per Start/Stop sofort prüfen. Anpassungen dauern Minuten, nicht Wochen.
- Alles auf einer Plattform: Zenkit ist Datenbanksystem, Aufgaben-Management und Prozess-Engine in einem!
- Enterprise-Mächtigkeit: Im Hintergrund arbeitet eine vollwertige BPMN-Engine, industriekonform und skalierbar.
- Eine Inbox für alle: Projektaufgaben + Prozessaufgaben nebeneinander. Keine Umwege, kein Medienbruch.
Kurz gesagt: Zenkit vereint die Leichtigkeit von No-Code-Formular- und Automatisierungstools mit der Mächtigkeit einer echten Prozessengine.
Der Schlüssel zur Umsetzung
Papier und BPMN-Diagramme sind geduldig – echt ablaufende Prozesse sind es nicht. Erst beim tatsächlichen Ablauf erkennt man Engpässe, Kommunikationsprobleme oder Fehler. Somit ist der Zenkit-Baukasten auch Beschleuniger und Brainstroming-Tool für echte Transparenz und Kommunikation aller Beteiligten bei der Umsetzung der Prozesse. Dies geschieht durch:
- Realtime-Iteration: Prozesse lassen sich per Start/Stop sofort prüfen. Anpassungen dauern Minuten, nicht Wochen.
- Baukasten-Prinzip: Prozesse werden Schritt für Schritt aufgebaut und sofort erlebbar.
- Formaufgaben: Unser Geheimrezept. Aufgaben mit Formular machen Prozesse für alle zugänglich und nutzbar.
- Einbettung in die bestehende Infrastruktur: Im Baukasten befindet sich eine Vielzahl von Connectoren, so dass Sie die Prozesse nahtlos ihre bestehende Infrastruktur integriert werden können.
Ausgezeichnet und empfohlen als eine der besten Projektmanagement Software-Lösungen auf dem Markt
Wie funktioniert das in der Praxis?
Prozessmanagement bedeutet nicht nur Modellierung, sondern auch gelebte Praxis im Unternehmen. Zenkit berücksichtigt dabei verschiedene Rollen – vom Designer bis zur Führungsebene. Jede Rolle erhält genau die Werkzeuge, die sie braucht, ohne überfordert zu werden.
Prozess-Designer
Die Prozessdesigner modellieren Abläufe im Process Canvas.
- Sie legen fest, welche Formulare vorkommen, welche Automatisierungen greifen und welche Wege ein Prozess nehmen kann.
- Mit dem Start-/Stop-Button testen sie Abläufe in Echtzeit.
- Prozesse können mit Datenbanken und Integrationen angereichert werden, bevor sie freigeschaltet werden.
Prozess-Starter
Viele Prozesse beginnen mit einem Antrag oder einer Eingabe. Hier kommen die Prozessstarter ins Spiel.
- Meist starten sie den Ablauf über ein Formular.
- Das können interne Anträge (z. B. Urlaubsantrag, Onboarding) oder externe Vorgänge (z. B. Kunden- oder Bürgeranfragen) sein.
- Zenkit sorgt dafür, dass Prozesse sofort ins Rollen kommen und die richtigen Stellen automatisch eingebunden werden.
Fachabteilung (Prozessnutzer)
Die Fachabteilungen sind diejenigen, die Prozesse im Alltag tatsächlich ausführen – oft ohne zu wissen, dass dahinter ein Prozess läuft.
- Sie sehen einfach eine Aufgabenliste, die sowohl Projekt- als auch Prozessaufgaben enthält.
- Prozessaufgaben sind normale Aufgaben, die zusätzlich ein Formular enthalten.
- Wird das Formular ausgefüllt, geht der Prozess automatisch weiter und wird mit den Informationen angereichert.
Supervisors (Kontrolle & Monitoring)
Supervisoren haben die Übersicht über alle laufenden Prozesse.
- Sie sehen, in welchem Stadium sich ein Vorgang befindet.
- Sie prüfen Abläufe, greifen bei Problemen ein und stellen sicher, dass Verantwortlichkeiten eingehalten werden.
- Oft kombinieren Supervisoren die Rollen von Designer oder Fachabteilung, behalten aber bewusst die Kontrollfunktion im Blick.
C-Level & Management
Für das Top-Management geht es um die quantitative Ebene.
- Alle wichtigen KPIs und Messwerte werden in Dashboards gebündelt.
- So sehen Führungskräfte, wie effizient Prozesse laufen, wo Engpässe entstehen und welche Optimierungspotenziale es gibt.
- Prozessmanagement wird dadurch zur entscheidungsrelevanten Basis für die Unternehmensführung.
Externe Beteiligte
Nicht alle, die Teil eines Prozesses sind, arbeiten mit Zenkit. Für diese Rolle gibt es zwei Wege:
- Per E-Mail: Der Prozess verschickt automatisch eine Mail mit einem sicheren Formular-Link. Wird das Formular ausgefüllt, läuft der Prozess mit den neuen Daten weiter.
- Per Fremdsystem: Mitarbeitende oder Partner, die in anderen Aufgabenmanagement-Tools arbeiten (z. B. MS Planner, Asana), bekommen ihre Prozessaufgaben automatisch dort zugewiesen.
Sehen Sie selbst, wie einfach Prozessmanagement mit Zenkit ist
Theorie ist gut – Praxis ist besser. Deshalb haben wir auf unserem YouTube-Kanal bereits zahlreiche Videos veröffentlicht, die zeigen, wie einfach Prozesse in Zenkit modelliert werden können.
Ein Beispiel: In nur wenigen Minuten bauen wir gemeinsam einen kompletten Urlaubsantrags-Prozess – mit Formularen, Genehmigungsschritten und automatischer Weiterleitung. So sehen Sie sofort, wie klar, schnell und nachvollziehbar Prozessmanagement in der Praxis funktioniert.
Unsere Videos geben Ihnen einen direkten Eindruck davon, wie Zenkit den Unterschied macht: Radikale Einfachheit in der Bedienung – bei voller Enterprise-Mächtigkeit im Hintergrund.
Warum Zenkit die richtige Entscheidung für Ihr Prozessmanagement ist
Prozesse sind das Fundament jedes Unternehmens. Sie entscheiden darüber, ob Abläufe reibungslos, nachvollziehbar und effizient funktionieren – oder ob sie im Chaos von Aufgabenlisten und Abhängigkeiten versanden.
Mit Zenkit treffen Sie eine Entscheidung für:
Klarheit und Verantwortlichkeit
jeder Schritt ist messbar, jeder Vorgang hat eine zuständige Instanz.
Einfachheit für alle Beteiligten
von der Fachabteilung über externe Partner bis zum Management.
Enterprise-Mächtigkeit
eine vollwertige BPMN-Engine, DSGVO-konform, integriert in ein leistungsfähiges Datenbanksystem.
Schnelligkeit und Flexibilität
Iterationen in Minuten statt Wochen, sofortige Ergebnisse mit Start-/Stop-Button.
Akzeptanz im Alltag
Projekt- und Prozessaufgaben in einer Inbox, nahtlos in die Arbeit integriert.
Zenkit macht Prozessmanagement einfach, verständlich und zugleich zukunftssicher. Damit werden Prozesse nicht nur modelliert, sondern wirklich gelebt – und Ihr Unternehmen gewinnt Stabilität, Effizienz und die Basis für Wachstum.
Mit Zenkit kann jede Rolle genau so arbeiten, wie sie es braucht:
Designer modellieren Abläufe
Fachabteilungen arbeiten mit klaren Aufgaben
Starter bringen Prozesse ins Rollen
Supervisoren behalten die Kontrolle
und Externe werden nahtlos eingebunden
So wird Prozessmanagement in der Praxis lebendig – und für alle Beteiligten verständlich und akzeptiert.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihren ersten Prozess in Zenkit aufbauen – in Stunden, nicht Wochen.
