{"id":70473,"date":"2021-12-23T10:33:47","date_gmt":"2021-12-23T09:33:47","guid":{"rendered":"https:\/\/zenkit.com\/suite\/referenzen\/afs\/"},"modified":"2025-11-03T08:13:15","modified_gmt":"2025-11-03T07:13:15","slug":"afs","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/zenkit.com\/de\/referenzen\/afs\/","title":{"rendered":"AFS"},"content":{"rendered":"\n
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Erfolgsgeschichte: AFS Interkulturelle Begegnungen e.V.<\/h1>\n<\/div>\n\n\n\n
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Zenkit verbessert f\u00fcr den AFS in Deutschland die Teamzusammenarbeit mit transparentem Projekt- und effizientem Wissensmanagement f\u00fcr das Team<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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AFS Interkulturelle Begegnungen e.V. ist eine Non-Profit-Organisation mit Standort in Hamburg als Teil des internationalen AFS Netzwerkes.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die F\u00f6rderung des Jugendaustauschs, sowie interkulturelles Lernen waren in den vergangenen 70 Jahren die Schwerpunkte des Vereins. Sie bieten Sch\u00fcleraustausche, Gastfamilien-, interkulturelle Trainings- und globale Ferienprogramme an, sowie Volontariate im sozialen-, kulturellen- und Umweltbereich. Derzeit besch\u00e4ftigt ASF ca. 3.000 Freiwillige, die in \u00fcber 100 lokalen Komitees organisiert sind. Zudem unterst\u00fctzten sie in der Vergangenheit \u00fcber 2.500 junge Menschen in \u00fcber 50 verschiedenen Partnerl\u00e4ndern.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Bei diesem Volumen an Arbeit ist das Managen von Projekten und Leuten nicht leicht und durchaus komplex. Vor ca. 2 Jahren entschied sich AFS Deutschland dazu, Zenkit als Tool f\u00fcr ihre Organisation zu benutzen. Wir hatten die Chance Victor Baum, den IT-Chef von AFS Deutschland, zu interviewen. Wie genau und wof\u00fcr wird Zenkit bei ASF eingesetzt? Im n\u00e4chsten Teil des Artikels werden Sie genau das erfahren.<\/strong><\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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\"location<\/figure>\n\n\n\n

Hamburg, Germany<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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\"people\"<\/figure>\n\n\n\n

110 employees<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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\"website\"<\/figure>\n\n\n\n

www.afs.de<\/a><\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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\"zenkit<\/figure>\n\n\n\n

2 years<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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\"Project<\/figure>\n\n\n\n

Project management, organization, and knowledge management<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/section>\n\n\n\n

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\u201eBereits kurz nach der Einf\u00fchrung von Zenkit stieg die Anzahl der Collections rapide.\u201d<\/h2>\n\n\n\n
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Es ist nicht einfach, ein geeignetes Tool f\u00fcr sein Team auszuw\u00e4hlen. Genauso schwer ist es, nachdem eine passende Software gefunden wurde, diese dem Team vorzustellen. Ist es \u00fcberhaupt das richtige Tool? Versteht das Team die Software und deren Anwendungsm\u00f6glichkeiten? Geht durch die Einf\u00fchrung des neuen Helfers viel Zeit verloren? Genau diese Fragen mussten sich Victor Baum und Co. bei der Einf\u00fchrung von Zenkit stellen. Gl\u00fccklicherweise sei es laut Victor bei AFS kein Problem gewesen, Zenkit dem Team nahezubringen. Victor erz\u00e4hlte uns, dass bereits kurz nach der Einf\u00fchrung von Zenkit, die Zahl der Projekte, die sich in den Collections wiederfanden, rapide stieg. Das zeigt, dass Zenkit gut vom Team aufgenommen wurde und direkt effizient genutzt werden konnte.<\/p>\n\n\n\n

Bis heute wurde Zenkit f\u00fcr \u00fcber 100 interne Projekte angewendet. Alle Vollzeitmitarbeiter von AFS arbeiten t\u00e4glich mit Zenkit. Neben diesen gibt es \u00fcber 300 aktive User, die freiwillig mit Zenkit in ihren Komitees arbeiten. Neben der Arbeit, w\u00fcrden laut Victor, viele auch Zenkit privat nutzen. Mal eben eine To-Do-Einkaufsliste erstellen? Mit Zenkit kein Problem!<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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Neben der Nutzung von Zenkit f\u00fcr Projektmanagement, erm\u00f6gliche die Zenkit Base Wiki Ansicht auch ein effektiveres Wissensmanagement in der Organisation. F\u00fcr eine lange Zeit, sowie bei vielen anderen Vereinen, fragte man sich bei AFS, was wohl die beste Methode w\u00e4re, um Wissen zu dokumentieren. Victor dazu: ,,Wir waren \u00fcberrascht, wie viele M\u00f6glichkeiten sich uns mit der Wiki-Ansicht von Zenkit ergeben haben.\u201d<\/p>\n\n\n\n

In dem Screenshot weiter unten finden Sie dazu folgendes Beispiel: Der Titel ,,AFS Wissensmanagement\u201d deutet schon an, dass in der Collection wichtiges Wissen gespeichert ist. In einer \u00fcbersichtlichen Struktur ist das gesamte Wissen mit verschiedenen Untertiteln angeordnet. Die verschiedenen Prozesse und Informationen sind zudem den verschiedenen Bereichen wie IT, Kommunikation \/ Marketing, HR, Events und viele mehr zugeteilt. Die Anwendung dient nicht nur neuen Mitarbeitern schnellen Zugang zu wichtigen Informationen, sondern auch dem alten AFS-Team ein Tool, um ihr Wissen regelm\u00e4\u00dfig aufzufrischen.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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\u201eDie Wiki-Ansicht erm\u00f6glicht uns ein effizientes Wissensmanagement.\u201d<\/h2>\n\n\n\n
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\u201eDie Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung haben f\u00fcr ihren Bereich vollen Zugang, w\u00e4hrend andere die Informationen nur lesen k\u00f6nnen.\u201d<\/h2>\n\n\n\n
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Victor stellt fest, dass es sehr einfach und effektiv war, eine solche Organisations-Wiki-Ansicht zu erstellen. Da zudem das Team bereits mit Zenkit Base im Projektmanagement geschult war, seien diese bereits mit dem Produkt vertraut gewesen. So konnten sie laut dem IT-Chef nach kurzer Zeit an dem Wiki mitarbeiten. <\/p>\n\n\n\n

Au\u00dferdem seien in jeder Abteilung Mitarbeiter da, die die Collection aktualisieren und Artikel bearbeiten w\u00fcrden. So bleibe das Wiki von AFS immer up to date. Alle anderen Nutzer br\u00e4uchten eine Erlaubnis f\u00fcr den Zugriff auf die Daten. Mit dem \u201cMitglieder\u201d-Feature von Zenkit ist es ohne Probleme m\u00f6glich, die Rollen der Nutzer angemessen einzustellen und Zugriffsberechtigungen zu verteilen. Wer zum Beispiel als \u201cGast\u201d eingestuft wird, kann in der Collection mitlesen, diese aber nicht bearbeiten. So konnte das Team von AFS ihre Regeln intern selbst festlegen. <\/p>\n\n\n\n

Zenkit verbesserte AFS\u2019 Projekt- und Wissensmanagement enorm. Im Bezug auf Projektmanagement, so Victor, seien die Projekte dank Zenkit transparent f\u00fcr alle Mitarbeiter. Zudem seien die M\u00f6glichkeiten mit Zenkit grenzenlos. Man k\u00f6nne in den Aufgaben kommentieren, Unteraufgaben kreieren, Aufgaben verteilen und automatische Benachrichtigungen einstellen, sodass Mitarbeiter immer auf dem Laufenden sind. So seien Arbeitsprozesse und Fortschritte immer einsehbar und verfolgbar. <\/p>\n\n\n\n

Auch die Zusammenarbeit im Team verbesserte sich dank des Organisations-Wikis, dass alle Informationen sammelt und den Mitgliedern der Collection zur Verf\u00fcgung stellt.<\/p>\n\n\n\n

Auf die Frage, was Victor anderen Vereinen- oder Non-Profit Organisationen raten w\u00fcrde, wenn diese \u00fcberlegen Zenkit zu nutzen, war seine Antwort eindeutig: ,,Zenkit ist ein modernes Tool, dass sowohl Projekte- als auch pers\u00f6nliche Angelegenheiten unkompliziert organisiert. Die verschiedenen Ansichten erm\u00f6glichen eine optimale Pr\u00e4sentation f\u00fcr jede Art von Projekt. Das f\u00f6rdert vor allem unsere Zusammenarbeit im Team. Zudem kann die Wiki-Ansicht dem Team Wissen optimal nahebringen und Regeln k\u00f6nnen anhand der verschiedenen Einstellung passend definiert werden. In der Zukunft hoffen wir, dass wir Zenkit weiter in unseren Arbeitsalltag integrieren k\u00f6nnen.\u201d<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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PDF herunterladen<\/span><\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n
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