{"id":179097,"date":"2026-10-14T09:36:00","date_gmt":"2026-10-14T07:36:00","guid":{"rendered":"https:\/\/zenkit.com\/?p=179097"},"modified":"2026-05-28T12:06:10","modified_gmt":"2026-05-28T10:06:10","slug":"e-akte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/zenkit.com\/de\/blog\/e-akte\/","title":{"rendered":"E-Akte: Digitale Aktenf\u00fchrung endlich richtig umsetzen"},"content":{"rendered":"\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"359\" src=\"https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/05\/de-00095-e-akte-header-1024x359.png\" alt=\"Mitarbeiterin arbeitet konzentriert am Computer im modernen B\u00fcro bei der digitalen Aktenf\u00fchrung mit E-Akte\" class=\"wp-image-179087\" srcset=\"https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/05\/de-00095-e-akte-header-1024x359.png 1024w, https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/05\/de-00095-e-akte-header-300x105.png 300w, https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/05\/de-00095-e-akte-header-768x269.png 768w, https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/05\/de-00095-e-akte-header.png 1140w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Stapel auf dem Schreibtisch, Scans im E-Mail-Postfach, Vertr\u00e4ge auf dem Laufwerk unter einem Ordner, dessen Name niemand mehr kennt. Wer in einer Beh\u00f6rde oder einem Unternehmen mit gewachsenen Strukturen arbeitet, kennt diesen Zustand. Dokumente existieren, aber sie sind nicht auffindbar. Vorg\u00e4nge laufen, aber sie sind nicht nachvollziehbar. Und wenn jemand fragt, wer was wann entschieden hat, beginnt die Suche von vorn.<\/p>\n\n\n\n<p>Genau hier setzt die E-Akte an. Als strukturelle Antwort auf ein echtes Organisationsproblem. Die gute Nachricht: Der Umstieg ist machbar, auch ohne monatelange IT-Projekte. Was es daf\u00fcr braucht, ist ein klares Verst\u00e4ndnis davon, was eine elektronische Akte ist, welche Anforderungen gelten und wie die Prozesse drumherum so gestaltet werden, dass sie im Alltag tats\u00e4chlich funktionieren.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-zenkit-blocks-accordion zenkit-accordion\">\n<div class=\"wp-block-zenkit-blocks-accordion-item zenkit-accordion-item auto-open open\" data-auto-open=\"true\"><div class=\"zenkit-accordion__header\"><h3>Das Wichtigste in K\u00fcrze<\/h3><\/div><div class=\"zenkit-accordion__content\">\n<p>Die elektronische Akte ersetzt physische und dezentrale digitale Aktenf\u00fchrung durch ein strukturiertes, revisionssicheres System. F\u00fcr Beh\u00f6rden ist sie in Deutschland weitgehend gesetzlich vorgeschrieben, f\u00fcr Unternehmen zunehmend Standard. Wer die E-Akte nicht nur einf\u00fchrt, sondern die Prozesse drumherum digitalisiert, spart messbar Zeit und reduziert Fehler.<\/p>\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p><strong>Was Du aus diesem Artikel mitnimmst:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Wie Du die E-Akte von einer reinen Speicherl\u00f6sung zu einem echten Prozesswerkzeug machst<\/li>\n\n\n\n<li>Wie Du die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Aktenf\u00fchrung in Deutschland verstehst und einh\u00e4ltst<\/li>\n\n\n\n<li>Wie Du h\u00e4ufige Fehler bei der Einf\u00fchrung vermeidest und Dein Team von Anfang an mitnimmst<\/li>\n\n\n\n<li>Wie Du Workflows rund um die E-Akte ohne Programmierung automatisierst<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" data-toctext=\"Definition\">Was ist eine E-Akte und warum reicht &#8222;digital&#8220; allein nicht<\/h2>\n\n\n\n<p>Irgendwann kennt jede Organisation diesen Moment: Die gesuchte Information existiert, aber niemand wei\u00df wo. Liegt sie im E-Mail-Postfach? Im Teamlaufwerk unter einem Ordner, den jemand vor drei Jahren angelegt hat? Wurde sie ausgedruckt und abgeheftet? Diese Fragmentierung ist das nat\u00fcrliche Ergebnis gewachsener Arbeitsweisen.<\/p>\n\n\n\n<p>Die <strong>elektronische Akte<\/strong>, kurz E-Akte, ist ein strukturiertes, nachvollziehbares und revisionssicheres System zur Verwaltung aller vorgangsbezogenen Dokumente und Informationen. Im Unterschied zur losen digitalen Ablage auf Laufwerken folgt die E-Akte klaren Ordnungsprinzipien: Aktenzeichen, Metadaten, Zugriffsrechte und eine l\u00fcckenlose Versionshistorie.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Aktenplan, Metadaten und Versionierung<\/h3>\n\n\n\n<p>Drei Begriffe tauchen beim Thema E-Akte immer wieder auf. Der <strong>Aktenplan<\/strong> strukturiert, welche Dokumente zu welchem Vorgang geh\u00f6ren, vergleichbar mit einem Inhaltsverzeichnis f\u00fcr die gesamte Organisation. <strong>Metadaten<\/strong> beschreiben das Dokument selbst: Erstellungsdatum, Autor, Status, Bearbeitungsstand. <strong>Versionierung<\/strong> stellt sicher, dass \u00e4ltere Dokumentenst\u00e4nde nicht verloren gehen und jede \u00c4nderung nachvollziehbar bleibt.<\/p>\n\n\n\n<p>Diese drei Elemente unterscheiden eine echte E-Akte von einem einfachen Cloud-Ordner. Google Drive oder SharePoint sind Speicherl\u00f6sungen, keine Aktenf\u00fchrungssysteme.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Revisionssicherheit als Kernanforderung<\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Revisionssicherheit<\/strong> bedeutet, dass Dokumente nach ihrer Ablage nicht unbemerkt ver\u00e4ndert oder gel\u00f6scht werden k\u00f6nnen. F\u00fcr \u00f6ffentliche Verwaltungen ist das eine gesetzliche Pflicht. F\u00fcr Unternehmen ergibt sie sich aus den GoBD (Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Wer Belege, Vertr\u00e4ge oder Bescheide digital f\u00fchrt, muss nachweisen k\u00f6nnen, dass sie unver\u00e4ndert vorliegen.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" data-toctext=\"Gesetzliche Grundlagen\">Gesetzliche Grundlagen der E-Akte in Deutschland<\/h2>\n\n\n\n<p>Die <a target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/zenkit.com\/de\/blog\/digitalisierung-verwaltung\/\">Digitalisierung der Verwaltung<\/a> ist kein freiwilliges Projekt mehr. F\u00fcr Bundesbeh\u00f6rden gilt seit 2020 die Pflicht zur elektronischen Aktenf\u00fchrung gem\u00e4\u00df dem E-Government-Gesetz des Bundes (EGovG). Die meisten Bundesl\u00e4nder haben eigene Regelungen erlassen, die die Einf\u00fchrung der E-Akte f\u00fcr Landes- und Kommunalbeh\u00f6rden verpflichtend machen oder konkret planen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">E-Government-Gesetz, OZG und E-Akte<\/h3>\n\n\n\n<p>Das <a target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/zenkit.com\/de\/blog\/ozg\/\">Online-Zugangsgesetz (OZG)<\/a> verpflichtet Bund, L\u00e4nder und Kommunen, Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Die E-Akte ist die logische R\u00fcckseite dieses Vorhabens: Wenn B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrger Antr\u00e4ge digital stellen, m\u00fcssen die zugeh\u00f6rigen Verwaltungsvorg\u00e4nge auch digital gef\u00fchrt werden. Ohne E-Akte bleibt das <a target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/zenkit.com\/de\/blog\/e-government\/\">E-Government<\/a> eine Fassade.<\/p>\n\n\n\n<p>F\u00fcr Unternehmen au\u00dferhalb der \u00f6ffentlichen Verwaltung gelten keine direkten E-Akte-Gesetze. Dennoch sind die GoBD und branchenspezifische Vorschriften, etwa aus dem Handelsrecht oder der DSGVO, de facto Treiber f\u00fcr eine strukturierte digitale Aktenf\u00fchrung.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Was die DSGVO mit der E-Akte zu tun hat<\/h3>\n\n\n\n<p>Die Datenschutz-Grundverordnung stellt Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten. Dazu geh\u00f6ren L\u00f6schfristen, Zugriffsprotokolle und der Nachweis, wer wann auf welche Akte zugegriffen hat. Eine gut eingef\u00fchrte E-Akte erf\u00fcllt diese Anforderungen strukturell, sofern Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und L\u00f6schprozesse von Anfang an mitgedacht werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Eine Erhebung der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung f\u00fcr Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) zeigt, dass ein erheblicher Teil der Bundesbeh\u00f6rden den Umstieg auf die E-Akte noch nicht vollst\u00e4ndig abgeschlossen hat, obwohl die gesetzliche Pflicht bereits gilt. Der R\u00fcckstand liegt selten an fehlendem Willen, sondern an fehlenden Prozessen.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" data-toctext=\"Anleitung\">E-Akte einf\u00fchren: Ein Schritt-f\u00fcr-Schritt-Leitfaden<\/h2>\n\n\n\n<p>Die Einf\u00fchrung der elektronischen Akte scheitert selten an der Technik. Sie scheitert an unklaren Verantwortlichkeiten, fehlender Struktur und dem ber\u00fchmten &#8222;Das haben wir schon immer so gemacht&#8220;. Wer das wei\u00df, kann es vermeiden.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"539\" src=\"https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/05\/de-00095-e-akte-anleitung-1024x539.png\" alt=\"Infografik: Einf\u00fchrung der elektronischen Akte in 6 Schritten von Bestandsaufnahme \u00fcber Aktenplan bis zur Migration\" class=\"wp-image-179077\" srcset=\"https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/05\/de-00095-e-akte-anleitung-1024x539.png 1024w, https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/05\/de-00095-e-akte-anleitung-300x158.png 300w, https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/05\/de-00095-e-akte-anleitung-768x404.png 768w, https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/05\/de-00095-e-akte-anleitung.png 1140w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p><strong>Schritt 1: Bestand aufnehmen<\/strong> Bevor Du ein System einf\u00fchrst, musst Du wissen, was vorhanden ist. Welche Dokumententypen existieren? Wo liegen sie heute? Wer erstellt sie, wer braucht sie? Diese Analyse klingt nach Zusatzaufwand, spart aber sp\u00e4ter erheblich Zeit.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Schritt 2: Aktenplan entwickeln<\/strong> Lege fest, wie Dokumente strukturiert werden sollen. Welche Vorg\u00e4nge gibt es? Welche Kategorien braucht jeder Vorgang? Ein gut durchdachter Aktenplan ist die Grundlage f\u00fcr alles Weitere. Viele Organisationen \u00fcbernehmen bestehende Standards wie den Einheitsaktenplan f\u00fcr die Bundesverwaltung als Ausgangspunkt.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Schritt 3: System ausw\u00e4hlen und konfigurieren<\/strong> W\u00e4hle ein System, das zu Deinen Anforderungen passt. Revisionssicherheit, Zugriffsrechte, Suchfunktion und Metadaten sind Pflichtkriterien. F\u00fcr Beh\u00f6rden kommen h\u00e4ufig spezialisierte DMS-Systeme (Dokumentenmanagementsysteme) wie d.3ecm, easy.ENTERPRISE oder enaio zum Einsatz. Unternehmen nutzen auch SharePoint in Kombination mit klaren Governance-Regeln.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Schritt 4: Prozesse digitalisieren, nicht nur Dokumente ablegen<\/strong> Das ist der Schritt, den viele \u00fcberspringen. Die E-Akte selbst ist ein Beh\u00e4lter. Was darin landet und wann, wird durch Prozesse bestimmt. Wer Dokumente weiterhin per E-Mail verschickt und manuell ablegt, hat nur den Speicherort ver\u00e4ndert, nicht die Arbeit.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Schritt 5: Team einbeziehen und schulen<\/strong> <a target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/zenkit.com\/de\/blog\/change-management\/\">Change Management<\/a> ist kein optionaler Schritt. Wer die Mitarbeitenden nicht von Anfang an einbezieht, erzeugt Widerst\u00e4nde, die das gesamte Projekt gef\u00e4hrden. Zeige konkret, wie der neue Arbeitsweg funktioniert, was sich verbessert und warum der alte Weg aufgegeben wird.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Schritt 6: Altbest\u00e4nde migrieren<\/strong> Lege einen pragmatischen Plan f\u00fcr bestehende Dokumente fest. Nicht alles muss sofort digitalisiert werden. Klare Regeln, ab welchem Zeitpunkt welche Dokumente in das neue System kommen, schaffen Ordnung ohne Chaos.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed aligncenter is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Urlaubsantr\u00e4ge digital abbilden und automatisieren in Zenkit Flow\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/xIywy5qZVE4?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-a89b3969 wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link wp-element-button\" href=\"https:\/\/zenkit.com\/de\/prozess\/demo\/\">In 30 Minuten zu einem effizienteren Prozess \u2013 Jetzt gratis Termin buchen.<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">H\u00e4ufige Fehler bei der E-Akte-Einf\u00fchrung<\/h3>\n\n\n\n<p>Der gr\u00f6\u00dfte Fehler ist, die E-Akte als IT-Projekt zu behandeln. Sie ist ein Organisationsprojekt, das IT-Unterst\u00fctzung ben\u00f6tigt. Wenn Fachabteilungen nicht in die Strukturentscheidungen einbezogen werden, entsteht ein System, das niemand nutzt.<\/p>\n\n\n\n<p>Ein weiterer Klassiker: Aktenplan und Systemkonfiguration werden einmal festgelegt und danach nie angepasst. Organisationen ver\u00e4ndern sich. Wer den Aktenplan als lebendiges Dokument behandelt, hat langfristig weniger Probleme.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" data-toctext=\"In der Praxis\">Use Cases: E-Akte und automatisierte Prozesse in der Praxis<\/h2>\n\n\n\n<p>Die elektronische Akte entfaltet ihren vollen Nutzen erst, wenn die Prozesse drumherum digital und soweit m\u00f6glich automatisiert laufen. Drei Beispiele zeigen, wie das konkret aussieht.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Eingangspost digital verarbeiten<\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Vorher:<\/strong> Eingehende Post wird ge\u00f6ffnet, eingescannt, per E-Mail weitergeleitet und manuell in ein Laufwerk abgelegt. Wer was wann bearbeitet hat, ist nur schwer nachvollziehbar.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Nachher:<\/strong> Ein Prozess in <a target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/zenkit.com\/de\/prozesse\/\">Zenkit Flow<\/a> startet automatisch, wenn eine E-Mail mit Anhang eingeht. Ein KI-Knoten extrahiert strukturierte Daten aus dem Dokument, zum Beispiel Absender, Betreff und Fristenrelevanz. Das Dokument wird dem richtigen Vorgang zugeordnet und die zust\u00e4ndige Person erh\u00e4lt eine Aufgabe zur Pr\u00fcfung. Der gesamte Vorgang bleibt nachvollziehbar protokolliert.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Genehmigungsprozess mit Aktenablage<\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Vorher:<\/strong> Antr\u00e4ge werden per E-Mail eingereicht, zur Genehmigung weitergeleitet und nach Entscheidung irgendwo abgelegt. Parallele E-Mail-Ketten, unklare Zust\u00e4ndigkeiten, fehlende Dokumentation.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Nachher:<\/strong> Ein \u00f6ffentliches Formular nimmt den Antrag entgegen. Ein paralleles Gateway in der <a target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/zenkit.com\/de\/prozesse\/\">No-Code-Prozessplattform<\/a> steuert die Pr\u00fcfung durch mehrere Stellen gleichzeitig. Sobald alle Freigaben vorliegen, generiert ein Dokumentenknoten automatisch den Bescheid als Word-Dokument, konvertiert ihn in ein PDF und legt ihn revisionssicher im DMS ab. Der Antragsteller erh\u00e4lt eine automatische E-Mail.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Personalakte digital f\u00fchren<\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Vorher:<\/strong> Personalunterlagen liegen in verschiedenen Systemen, Ordnern und E-Mail-Postf\u00e4chern. Bei einem Mitarbeiterwechsel fehlen regelm\u00e4\u00dfig Unterlagen.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Nachher:<\/strong> Jedes onboarding-relevante Dokument wird \u00fcber einen strukturierten Prozess erfasst. Formulare f\u00fcr Selbstauskunft, Vertragsunterzeichnung und Zustimmungserkl\u00e4rungen laufen als Prozessinstanz in Zenkit Flow. Die fertig signierten Dokumente werden automatisch dem digitalen Personalakt zugeordnet. Fristen f\u00fcr Aufbewahrung und L\u00f6schung werden per Wait-Node \u00fcberwacht.<\/p>\n\n\n\n<p>Laut einer Studie von McKinsey verbringen Wissensarbeiter im Durchschnitt rund 1,8 Stunden t\u00e4glich mit der Suche nach Informationen und Dokumenten (<a target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.mckinsey.com\/industries\/technology-media-and-telecommunications\/our-insights\/the-social-economy\">McKinsey &amp; Company<\/a>). Gut strukturierte elektronische Akten kombiniert mit automatisierten Prozessen k\u00f6nnen diesen Aufwand messbar reduzieren.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"838\" src=\"https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/prozesse-4-1024x838.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-173722\" srcset=\"https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/prozesse-4-1024x838.jpg 1024w, https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/prozesse-4-300x245.jpg 300w, https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/prozesse-4-768x628.jpg 768w, https:\/\/zenkit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/prozesse-4.jpg 1056w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-a89b3969 wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link wp-element-button\" href=\"https:\/\/zenkit.com\/de\/prozess\/demo\/\">Prozesse mit Zenkit optimieren \u2013 Gratis Beratung sichern.<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" data-toctext=\"FAQ\">H\u00e4ufige Fragen zur E-Akte<\/h2>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-zenkit-blocks-accordion zenkit-accordion\">\n<div class=\"wp-block-zenkit-blocks-accordion-item zenkit-accordion-item\" data-auto-open=\"false\"><div class=\"zenkit-accordion__header\"><h3>Was ist der Unterschied zwischen E-Akte und Dokumentenmanagementsystem?<\/h3><span class=\"zenkit-accordion__icon\"><svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"16\" height=\"10\" viewBox=\"0 0 16 10\" fill=\"none\"><path d=\"M8.03732 9.79652C7.74317 9.79652 7.46199 9.67972 7.25435 9.47208L0.324437 2.54271C-0.108146 2.11014 -0.108146 1.40936 0.324437 0.976781C0.75702 0.544198 1.4578 0.544198 1.89037 0.976781L8.03731 7.12318L14.1096 1.05032C14.5422 0.617741 15.243 0.617741 15.6756 1.05032C16.1081 1.48291 16.1082 2.18368 15.6756 2.61626L8.82028 9.47208C8.61264 9.67972 8.33148 9.79652 8.03732 9.79652Z\" fill=\"black\"\/><\/svg><\/span><\/div><div class=\"zenkit-accordion__content\">\n<p>Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die technische Plattform, auf der die E-Akte gef\u00fchrt wird. Die E-Akte ist das organisatorische Konzept, also die Struktur, die Regeln und die Ablagelogik. Man kann ein DMS ohne E-Akte haben, n\u00e4mlich als reinen Dokumentenspeicher ohne Aktenstruktur. Eine E-Akte ohne DMS ist in der Praxis kaum revisionssicher umsetzbar. Beide geh\u00f6ren zusammen, sind aber nicht dasselbe.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-zenkit-blocks-accordion-item zenkit-accordion-item\" data-auto-open=\"false\"><div class=\"zenkit-accordion__header\"><h3>Gilt die E-Akte-Pflicht auch f\u00fcr Kommunen und kleine Beh\u00f6rden?<\/h3><span class=\"zenkit-accordion__icon\"><svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"16\" height=\"10\" viewBox=\"0 0 16 10\" fill=\"none\"><path d=\"M8.03732 9.79652C7.74317 9.79652 7.46199 9.67972 7.25435 9.47208L0.324437 2.54271C-0.108146 2.11014 -0.108146 1.40936 0.324437 0.976781C0.75702 0.544198 1.4578 0.544198 1.89037 0.976781L8.03731 7.12318L14.1096 1.05032C14.5422 0.617741 15.243 0.617741 15.6756 1.05032C16.1081 1.48291 16.1082 2.18368 15.6756 2.61626L8.82028 9.47208C8.61264 9.67972 8.33148 9.79652 8.03732 9.79652Z\" fill=\"black\"\/><\/svg><\/span><\/div><div class=\"zenkit-accordion__content\">\n<p>Die Regelungen variieren je nach Bundesland. Die meisten L\u00e4nder haben Einf\u00fchrungsfristen definiert, die auch kleinere Kommunen betreffen. Einige L\u00e4nder stellen gemeinsame Systeme bereit, um den Aufwand zu reduzieren. Wer unsicher ist, sollte die jeweils aktuelle Landesverordnung pr\u00fcfen oder beim zust\u00e4ndigen IT-Dienstleister des Landes nachfragen. Die gesetzliche Richtung ist klar: Die Papierakte hat keine Zukunft in der \u00f6ffentlichen Verwaltung.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-zenkit-blocks-accordion-item zenkit-accordion-item\" data-auto-open=\"false\"><div class=\"zenkit-accordion__header\"><h3>M\u00fcssen auch privatwirtschaftliche Unternehmen eine E-Akte einf\u00fchren?<\/h3><span class=\"zenkit-accordion__icon\"><svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"16\" height=\"10\" viewBox=\"0 0 16 10\" fill=\"none\"><path d=\"M8.03732 9.79652C7.74317 9.79652 7.46199 9.67972 7.25435 9.47208L0.324437 2.54271C-0.108146 2.11014 -0.108146 1.40936 0.324437 0.976781C0.75702 0.544198 1.4578 0.544198 1.89037 0.976781L8.03731 7.12318L14.1096 1.05032C14.5422 0.617741 15.243 0.617741 15.6756 1.05032C16.1081 1.48291 16.1082 2.18368 15.6756 2.61626L8.82028 9.47208C8.61264 9.67972 8.33148 9.79652 8.03732 9.79652Z\" fill=\"black\"\/><\/svg><\/span><\/div><div class=\"zenkit-accordion__content\">\n<p>Es gibt keine allgemeine gesetzliche E-Akte-Pflicht f\u00fcr privatwirtschaftliche Unternehmen. Indirekt entstehen aber aus GoBD, DSGVO und branchenspezifischen Vorschriften Anforderungen an eine strukturierte, nachvollziehbare und revisionssichere Dokumentenf\u00fchrung. Wer diese Anforderungen mit einer gut eingef\u00fchrten E-Akte erf\u00fcllt, ist auf der sicheren Seite und hat zus\u00e4tzlich einen sp\u00fcrbaren Effizienzgewinn.<\/p>\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" data-toctext=\"Fazit\">Und zum Schluss: Die E-Akte ist der Anfang, nicht das Ziel<\/h2>\n\n\n\n<p>Eine elektronische Akte einzuf\u00fchren ist die Grundlage f\u00fcr echte <a target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/zenkit.com\/de\/blog\/digitale-transformation\/\">digitale Transformation<\/a> in Beh\u00f6rden und Unternehmen gleicherma\u00dfen. Wer Dokumente strukturiert ablegt, revisionssicher verwaltet und Zugriffe klar regelt, schafft die Basis f\u00fcr alles, was danach kommt: automatisierte Prozesse, k\u00fcrzere Durchlaufzeiten und eine Organisation, die ihre eigene Arbeit nachvollziehen kann.<\/p>\n\n\n\n<p>Der n\u00e4chste Schritt ist, die Prozesse rund um die E-Akte zu automatisieren. Genau da setzt <a target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/zenkit.com\/de\/prozesse\/\">Zenkit Flow<\/a> an. Du baust Abl\u00e4ufe ohne Programmierkenntnisse, verbindest sie mit bestehenden Systemen und kannst sie jederzeit weiterentwickeln, ohne ein IT-Ticket schreiben zu m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>Wie sieht Eure aktuelle Aktenf\u00fchrung aus? Habt Ihr die E-Akte bereits eingef\u00fchrt oder steckt Ihr noch mitten in der Planung? Schreibt es in die Kommentare, wir freuen uns auf den Austausch.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>Annalena und das Zenkit Team<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Stapel auf dem Schreibtisch, Scans im E-Mail-Postfach, Vertr\u00e4ge auf dem Laufwerk unter einem Ordner, dessen Name niemand mehr kennt. Wer in einer Beh\u00f6rde oder einem Unternehmen mit gewachsenen Strukturen arbeitet, kennt diesen Zustand. Dokumente existieren, aber sie sind nicht auffindbar. Vorg\u00e4nge laufen, aber sie sind nicht nachvollziehbar. 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