Historia de éxito: HTW Berlín
La escuela crea una intranet fácil de administrar y mejora la colaboración en equipo con Zenkit Base
La Universidad de Ciencias Aplicadas (Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin – HTW Berlin) se fundó en 1994 en Berlín. Actualmente, la organización cuenta con alrededor de mil empleados, 200 de los cuales trabajan a diario con los productos de Zenkit Suite. Uno de ellos es Ralf Weller, director de TI, quien nos adentrará en el día a día de HTW Berlin en esta historia de éxito de un cliente.
Antes de empezar, aquí tienes una nota de Ralf sobre los productos Zenkit y el equipo de Axonic:
«El equipo internacional de Axonic ha demostrado que se puede desarrollar una suite de productos «Made in Germany» que cumpla todos los requisitos en términos de disponibilidad, conformidad con el RGPD (la nueva ley europea de privacidad y seguridad de datos), apertura a las actualizaciones de desarrollo y que garantice gran parte de la soberanía digital para el cliente. El soporte es muy cercano al cliente, ya que el equipo de Axonic también utiliza sus propios productos y herramientas».
Si quieres saber cómo Zenkit Suite ayuda a HTW Berlin a colaborar, comunicarse y gestionar múltiples proyectos con éxito, ¡has venido al lugar adecuado!
Berlin, Germany
1,000
empleados
1,5 años utilizando Zenkit Projects, Base, To Do y Zenchat
Gestión de proyectos, Comunicación en equipo y Gestión del conocimiento
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
«La suite Zenkit hace que la colaboración interna y externa en HTW Berlin sea eficaz»
Como responsable de TI en la HTW Berlin, Ralf Weller nos ha podido dar una idea del flujo de trabajo habitual en su departamento. El equipo técnico de HTW Berlin se encargaba del funcionamiento y el mantenimiento de la mayoría de los sistemas técnicos del centro informático, incluyendo la tecnología de refrigeración, los SAI/baterías, los generadores de energía de emergencia y el sistema de prevención de incendios, en colaboración con proveedores de servicios externos. Dado que estas tareas también tienen un impacto significativo en el funcionamiento de su centro de datos interno, el equipo de TI también trabaja en estrecha colaboración con el centro de datos.
Probablemente todos hayan experimentado la dificultad de trabajar y poner a todos de acuerdo, especialmente cuando hay un gran número de miembros involucrados. Se introdujeron varios productos de Zenkit Suite, incluidos Zenkit Projects y Zenkit To Do, para garantizar una comunicación eficaz entre todas las partes, al tiempo que se coordinaban las citas y los trabajos de mantenimiento. Zenkit Projects, por ejemplo, se utiliza para planificar y gestionar proyectos como la próxima sustitución del sistema de prevención de incendios. Al mismo tiempo, si se desea, se puede trabajar simplemente desde la lista de tareas pendientes de Zenkit. Zenkit Suite ha dado a cada miembro del equipo la libertad de trabajar como mejor le parezca en función de sus funciones y necesidades.
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
Otro ejemplo que Ralf proporcionó fue el caso de uso de la mejora de la planificación de recursos. Con Zenkit, HTW Berlin ha desarrollado y mapeado con éxito un modelo por fases, inicialmente en Zenkit Base y posteriormente conectado a Zenkit Projects.
El modelo de fases describe el proceso de incorporación a los proyectos, que consiste en la entrada del proyecto, la creación de esquemas del proyecto, la verificación de los requisitos de recursos y la priorización de los proyectos que se ejecutan en paralelo. La planificación concreta del proyecto, como la planificación del tiempo y las tareas, solo comienza después de la aprobación del proyecto, que es el último paso del proceso. En otras palabras, Zenkit Suite les permite representar un proceso completo de gestión de proyectos.
Este modelo permite no solo agrupar los proyectos según las áreas de negocio de la universidad, sino también visualizar y controlar la transformación digital de importantes procesos de negocio. Actualmente, el modelo está siendo desarrollado y promovido activamente por los responsables de la toma de decisiones (es decir, el consejo de administración de la universidad), la dirección de TI y la dirección del proyecto correspondiente durante su implementación.
«Zenkit Suite ayuda a HTW Berlin a crear un modelo por fases con procesos completos de gestión de proyectos»
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
«La implementación de Zenkit ha aportado beneficios tanto a las personas como a todo el equipo»
Desde la implementación de Zenkit hace aproximadamente un año y medio, Ralf y otros miembros de HTW Berlin han descubierto diversas ventajas, tanto a nivel individual como colaborativo. En primer lugar, se dieron cuenta de que la competencia digital de los empleados había mejorado, ya que estos tienen la oportunidad de adquirir habilidades digitales mediante el uso de las herramientas de Zenkit que facilitan la colaboración. Además, Ralf señaló que Zenkit Suite proporciona un espacio de trabajo centralizado útil y potente para los procesos cruciales de gestión de proyectos, lo que fomenta la claridad en la colaboración del equipo y evita la pérdida de datos o la mala comunicación de información organizativa vital. Por ejemplo, con Zenkit, pueden combinar los calendarios de varios proyectos y el calendario central de HTW Berlin, lo que permite a todos estar al tanto de todas las citas y los hitos. Por otra parte, los documentos de todos los proyectos y la wiki central de la HTW Berlin se han organizado y fusionado adecuadamente, lo que facilita a los usuarios la búsqueda de todos los documentos relevantes en cualquier momento y lugar en el que trabajen.
Por último, pero no menos importante, está la transparencia y la adaptabilidad. Es muy sencillo crear plantillas para la toma de decisiones con claridad, combinando una amplia gama de información de proyectos y actividades diarias, así como mostrándolas en diferentes vistas según las necesidades en Zenkit. Ralf nos informó de que HTW Berlin puede realizar rápidamente evaluaciones o simulaciones retrospectivas y prospectivas generando diferentes perspectivas o vistas en una única base de datos.
Por último, según Ralf, se puede generar un alto nivel de transparencia utilizando herramientas que son realmente sencillas y flexibles. En la HTW Berlin, por ejemplo, se proporcionan informes flexibles a cada grupo de usuarios y se puede lograr una enorme transparencia gracias a la capacidad de Zenkit para ver los mismos datos con una variedad de vistas diferentes. Kanban, Mind Map, Table y Gantt Charts son solo algunas de las muchas vistas útiles y potentes que se utilizan en la HTW Berlin.