Gestión de Procesos de Negocio

La estrategia a largo plazo de analizar y mejorar los procesos

Gestión de Procesos de Negocio (GPN) es la estrategia a largo plazo de analizar y mejorar los procesos dentro de una empresa para mejorar la eficiencia, la eficacia y el rendimiento general de la organización. Estudia, identifica, cambia y monitorea los procesos comerciales para garantizar que se ejecuten de manera óptima dentro del flujo de trabajo de la organización.

Es una actividad continua que a menudo implica la automatización de tareas, pero no siempre requiere automatización o el uso de tecnología. En última instancia, la gestión de procesos empresariales se trata de institucionalizar mejores formas de realizar el trabajo, utilizando el método que sea más apropiado.

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Procesos vs Proyectos

Entonces, ¿qué es un proceso? Un proceso de negocio se puede definir como un conjunto repetible de actividades que ayudan a lograr un objetivo organizacional específico. “Repetible” es el término clave, y un proceso comercial es algo que una organización hace regularmente, como incorporar nuevos empleados o enviar un producto.

Un proceso no es un proyecto o una tarea. Un proyecto suele ser una actividad única, como la creación de una página web para un cliente o la planificación de un evento. Aunque puede seguir los mismos pasos que seguiría para cualquier otro proyecto, el resultado final es único y el proyecto se cerrará una vez que se haya entregado el producto. Una tarea es un paso específico involucrado en un proyecto o proceso.

Por tanto, la gestión de procesos de negocio se centra en mejorar el rendimiento de su empresa mediante la gestión de procesos de negocio: un “proceso de optimización de procesos”, si lo prefiere.

Beneficios de GPN

El objetivo de la gestión de procesos comerciales es permitir que la organización obtenga una mejor comprensión de los procesos que ocurren dentro de la organización, así como analizarlos de principio a fin para realizar mejoras continuas.

Los beneficios de la mejora continua de los procesos comerciales son múltiples. Si se ejecuta bien, GPN puede:

Mejorar la alineación de los procesos con los requisitos del cliente
Reducir desperdicios y costos
Reducir los errores
Ahorrar tiempo
Generar mejores servicios o productos
Aumente la transparencia del proceso
Promover la eficiencia
Aumentar el potencial y la moral de los empleados
Mejor recopilar y aprovechar la información
Mejore la agilidad empresarial
Desarrollar una cultura de la innovación
Y mucho más…

Actividades Involucradas

Si está constantemente analizando e intentando mejorar los procesos comerciales, eso es GPN. Como implica una evaluación constante y la toma de medidas, los líderes de la organización deben centrarse en encontrar nuevas formas de optimizar los procesos a medida que avanza la industria y las tecnologías emergentes presentan nuevas oportunidades para respaldar o automatizar diferentes partes del proceso. Existen definiciones más formales de GPN y, a menudo, un «ciclo de vida de actividades de gestión de procesos comerciales» se define como diseño, modelado, ejecución, monitoreo y optimización.

Diseño

El primer paso implica el análisis de los procesos existentes, la identificación de las áreas de mejora y el diseño de los procesos como deberían existir idealmente.

Modelo

El modelado considera cómo funciona el proceso comercial mejorado teórico en diferentes escenarios mediante la introducción de varias variables. También puede incluir la ejecución de un "análisis hipotético".

Ejecutar

La ejecución implica implementar el proceso rediseñado y modelado, ya sea de forma manual o automática (los procesos manuales son impulsados por humanos, los procesos automatizados son impulsados por software). En esta etapa, ejecuta las mejoras, que incluyen la estandarización de las reglas comerciales y la automatización.

Monitorear

El proceso se supervisa a medida que se ejecuta a través del flujo de trabajo y se utilizan métricas previamente determinadas para identificar el progreso, medir la eficiencia y localizar cuellos de botella.

Optimizar

Así como los procesos son monitorizados y analizados, la información conseguida es usada para identificar áreas de mejora (esto nos lleva al primer paso - Diseño).

Cómo usar Zenkit por GPN

La gestión de procesos de negocio sirve para mejorar los procesos. Hay muchas maneras diferentes de hacer esto. Uno de ellos es Lean o Six Sigma. Esto se puede hacer con el software de gestión de procesos empresariales (SGPN). Esto se utiliza para la administración independiente de GPN. Zenkit no está diseñado directamente como un SGPN. Sin embargo, cada flujo de trabajo puede apoyarse en los siguientes puntos:

Mapeo de progreso

Crear modelos digitales de procesos de negocio. El mapa mental y la vista Kanban son los más adecuados para esto. Si hay una representación visual, un proceso se puede analizar más fácilmente. ¡Identifique cualquier cuello de botella que ocurra!

Obtener feedback

Con Zenkit Collections, puede obtener comentarios de todas las partes interesadas durante todo el proceso. ¡No pase por alto ningún detalle al diseñar o analizar un proceso!

Automatice los procesos repetitivos

La función de duplicado de Zenkit se puede utilizar para crear plantillas. La persona responsable está bien informada sobre todas las tareas y pasos relevantes. Cada vez que se inicia un nuevo proyecto o proceso, se conoce directamente el procedimiento.