Success Story : HTW Berlin
L’école met en place un intranet facile à administrer et améliore la collaboration entre les équipes grâce à Zenkit Base.
L’université des sciences appliquées (Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin – HTW Berlin) a été fondée en 1994 à Berlin. Actuellement, l’organisation compte environ un millier d’employés, dont 200 travaillent quotidiennement en étroite collaboration avec les produits Zenkit Suite. L’un d’entre eux est Ralf Weller, responsable informatique, qui nous fera découvrir plus en détail le travail quotidien à la HTW Berlin dans cette histoire de réussite client.
Avant de commencer, voici un commentaire de Ralf sur les produits Zenkit et l’équipe Axonic :
« L’équipe internationale d’Axonic a prouvé qu’il était possible de développer une suite de produits « Made in Germany » qui répond à toutes les exigences en termes de disponibilité, de conformité au RGPD (la nouvelle loi européenne sur la confidentialité et la sécurité des données), d’ouverture aux mises à jour de développement et qui garantit une grande partie de la souveraineté numérique pour le client. Le support est très proche du client, car l’équipe Axonic utilise également ses propres produits et outils. »
Si vous souhaitez découvrir comment la suite Zenkit aide HTW Berlin à collaborer, communiquer et gérer plusieurs projets avec succès, vous êtes au bon endroit !
Berlin, Germany
1,000
employés
1 an et demi d’utilisation de Zenkit Projects, Base, To Do et Zenchat
Gestion de projet, Communication au sein de l’équipe et Gestion des connaissances
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
« La suite Zenkit rend la collaboration interne et externe au sein de la HTW Berlin plus efficace. »
En tant que responsable informatique à la HTW Berlin, Ralf Weller nous a donné un aperçu du déroulement habituel des tâches dans son département. L’équipe technique de la HTW Berlin exploitait et entretenait la plupart des systèmes techniques du centre informatique, notamment la technologie de refroidissement, les onduleurs/batteries, les générateurs de secours et le système de prévention des incendies, en collaboration avec des prestataires de services externes. Étant donné que ces travaux ont également un impact significatif sur le fonctionnement de leur centre de données interne, l’équipe informatique travaille également en étroite collaboration avec le centre de données.
Tout le monde a probablement déjà rencontré des difficultés pour travailler et mettre tout le monde d’accord, en particulier lorsque le nombre de membres impliqués est important. Plusieurs produits Zenkit Suite, notamment Zenkit Projects et Zenkit To Do, ont été introduits afin d’assurer une communication efficace entre toutes les parties tout en coordonnant les rendez-vous et les travaux de maintenance. Zenkit Projects, par exemple, est utilisé pour planifier et gérer des projets tels que le remplacement prochain du système de prévention des incendies. Parallèlement, si vous le souhaitez, vous pouvez simplement travailler à partir de la liste Zenkit To Do. La suite Zenkit a donné à chaque membre de l’équipe la liberté de travailler comme il l’entend en fonction de son rôle et de ses besoins.
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
Ralf a également cité l’exemple de l’amélioration de la planification des ressources. Grâce à Zenkit, la HTW Berlin a développé et cartographié avec succès un modèle par phases, d’abord dans Zenkit Base, puis dans Zenkit Projects.
Le modèle par phases décrit leur processus d’intégration des projets, qui comprend l’entrée en projet, la création des grandes lignes du projet, la vérification des besoins en ressources et la hiérarchisation des projets menés en parallèle. La planification concrète du projet, telle que la planification du temps et des tâches, ne commence qu’après l’approbation du projet, qui constitue la dernière étape du processus. En d’autres termes, la suite Zenkit leur permet de représenter un processus complet de gestion de projet.
Ce modèle permet non seulement de regrouper les projets en fonction des domaines d’activité de l’université, mais aussi de visualiser et de contrôler la transformation numérique des processus opérationnels importants. Actuellement, le modèle est activement développé et promu par les décideurs (c’est-à-dire le conseil d’administration de l’université), la direction informatique et les responsables de projet respectifs pendant la mise en œuvre.
« La suite Zenkit aide HTW Berlin à élaborer un modèle par étapes avec des processus complets de gestion de projet. »
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
« La mise en œuvre de Zenkit a apporté des avantages tant aux individus qu’à l’ensemble de l’équipe. »
Depuis la mise en place de Zenkit il y a environ un an et demi, Ralf et les autres membres de la HTW Berlin ont découvert divers avantages, tant sur le plan individuel que collaboratif. Tout d’abord, ils ont constaté que les compétences numériques des employés s’étaient améliorées, car ceux-ci ont eu l’occasion d’acquérir des compétences numériques grâce à l’utilisation des outils Zenkit qui favorisent la collaboration. De plus, Ralf a souligné que la suite Zenkit offre un espace de travail centralisé utile et puissant pour les processus cruciaux de gestion de projet, ce qui favorise la clarté de la collaboration au sein de l’équipe et évite la perte de données ou la mauvaise communication d’informations organisationnelles essentielles. Par exemple, grâce à Zenkit, ils ont pu combiner les calendriers de divers projets et le calendrier central de la HTW Berlin, ce qui permet à chacun de rester au courant de tous les rendez-vous et étapes importantes. Par ailleurs, les documents de tous les projets et le wiki central de la HTW Berlin ont été bien organisés et fusionnés, ce qui permet aux utilisateurs de trouver facilement tous les documents pertinents, quel que soit le moment et l’endroit où ils travaillent.
Enfin, il y a la transparence et l’adaptabilité. Il est très simple de créer des modèles décisionnels clairs en combinant un large éventail d’informations provenant de projets et des activités quotidiennes, et de les afficher sous différentes formes en fonction des besoins dans Zenkit. Ralf nous a informés que la HTW Berlin peut rapidement effectuer des évaluations ou des simulations rétrospectives et prospectives en générant différentes perspectives ou vues dans une seule base de données.
Enfin, selon Ralf, il est possible d’atteindre un niveau élevé de transparence en utilisant des outils simples et flexibles. À la HTW Berlin, par exemple, des rapports flexibles sont fournis à chaque groupe d’utilisateurs, et une transparence exceptionnelle peut être obtenue grâce à la capacité de Zenkit à afficher les mêmes données sous différentes formes. Les tableaux Kanban, les cartes mentales, les tableaux et les diagrammes de Gantt ne sont que quelques-uns des nombreux affichages utiles et puissants utilisés à la HTW Berlin.