Vos process dans Zenkit Flow
Les processus sont les rails de votre entreprise. Tout ce qui se produit plus d’une fois est un processus, mesurable et assorti de responsabilités claires.
Que sont les processus et pourquoi sont-ils importants ?
Les processus sont les procédures répétitives qui déterminent le quotidien et la création de valeur dans chaque entreprise. Contrairement aux projets, qui sont généralement uniques, les processus se répètent en permanence, et c’est précisément pour cette raison qu’ils doivent être représentés de manière fiable.
Les processus se composent toujours de deux mondes :
- le monde automatisé, dans lequel les systèmes traitent les données ou exécutent des actions de manière autonome,
- et le monde humain, dans lequel des décisions sont prises, des exceptions évaluées et des responsabilités assumées.
Même si le degré d’automatisation ne cesse de progresser, la contribution humaine reste déterminante : certaines étapes doivent être délibérément prises en charge par des personnes pour des raisons d’expertise technique, d’éthique ou de droit. Les processus s’étendent donc souvent sur plusieurs jours, semaines, voire mois, et les hommes et les machines se relaient.
Afin de représenter ces processus de manière réaliste, Zenkit Flow utilise un moteur BPMN complet. Cela permet de modéliser, de tester et d’optimiser en permanence les processus. Nous accompagnons également les entreprises avec notre propre cadre de travail, qui garantit une modélisation pratique et réussie.
BPMN : un bon point de départ…
De nombreux processus sont déjà modélisés avec BPMN. C’est un excellent point de départ, car BPMN vous permet de passer d’un processus vécu à un processus formalisé.
Avec Zenkit Flow, vous pouvez passer à l’étape suivante : du modèle à la mise en œuvre numérique. Après la modélisation BPMN vient l’étape de mise en œuvre, au cours de laquelle vos processus se déroulent réellement, l’équipe peut accomplir ses tâches et les informations circulent.
Zenkit Flow se considère comme la prochaine étape de votre travail BPMN. Vous pouvez reprendre des modèles existants et leur donner vie, ou vous pouvez modéliser directement dans Zenkit Flow.
Des processus vécus aux processus numériques réels :
- Processus vécu : voici comment les équipes travaillent aujourd’hui : les processus existent, sont compris, mais sont rarement documentés dans leur intégralité.
- Modélisation BPMN : les processus deviennent visibles, compréhensibles et comparables. Un langage commun à toutes les parties prenantes voit le jour.
- Mise en œuvre de Zenkit : les tâches, les flux de données et les décisions s’exécutent automatiquement – le processus devient en quelque sorte une application.
Zenkit Flow veille à ce que votre processus fonctionne réellement, et pas seulement sur le papier.
Qu’est-ce qui rend Zenkit Flow unique ?
De nombreux outils BPMN et outils de gestion des processus sont puissants, mais souvent complexes : ils nécessitent des connaissances spécialisées.
Zenkit Flow met fin à cet obstacle :
- Simplicité radicale : interface intuitive que même les services spécialisés peuvent comprendre et utiliser immédiatement.
- Test en temps réel : les processus peuvent être vérifiés immédiatement grâce à la fonction Start/Stop. Les ajustements ne prennent que quelques minutes, et non plusieurs semaines.
- Tout sur une seule plateforme : Zenkit Flow est à la fois un système de base de données, un outil de gestion des tâches et un moteur de processus !
- Puissance d’entreprise : un moteur BPMN complet, conforme aux normes industrielles et évolutif, fonctionne en arrière-plan.
- Une boîte de réception pour tous : tâches de projet + tâches de processus côte à côte. Pas de détours, pas de rupture de média.
En bref : Zenkit Flow combine la simplicité des outils de formulaires et d’automatisation sans code avec la puissance d’un véritable moteur de processus.
La clé de la mise en œuvre
Le papier et les diagrammes BPMN sont patients, mais les processus réels ne le sont pas. Ce n’est qu’au moment où le processus est réellement mis en œuvre que l’on peut identifier les goulots d’étranglement, les problèmes de communication ou les erreurs. Le kit de construction Zenkit Flow est donc également un accélérateur et un outil de brainstorming qui garantit une transparence et une communication réelles entre toutes les parties prenantes lors de la mise en œuvre des processus. Cela se fait par :
- Itération en temps réel : les processus peuvent être vérifiés immédiatement via Start/Stop. Les ajustements prennent quelques minutes, pas des semaines.
- Principe modulaire : les processus sont mis en place étape par étape et peuvent être expérimentés immédiatement.
- Tâches sous forme de formulaires : notre recette secrète. Les tâches sous forme de formulaires rendent les processus accessibles et utilisables par tous.
- Intégration dans l’infrastructure existante : le système modulaire comprend une multitude de connecteurs, ce qui vous permet d’intégrer les processus de manière transparente dans votre infrastructure existante.
La différence avec la gestion de projets et de tâches
Alors que les projets restent plutôt des initiatives ponctuelles, les processus font partie intégrante de l’infrastructure d’une entreprise.
Lorsque les processus n’existent que dans l’esprit des employés ou sont gérés à l’aide de listes de contrôle, un risque apparaît : les connaissances restent invisibles, difficiles à transmettre et sujettes à des erreurs.
Une règle simple : tout ce qui est fait plus d’une fois et qui apporte une valeur ajoutée doit faire partie d’un processus.
Néanmoins, les processus et les projets sont étroitement liés : au final, les deux mondes génèrent des tâches que les employés doivent accomplir. Pour les services spécialisés, peu importe qu’une tâche provienne d’un projet ou d’un processus : ils veulent simplement faire leur travail. C’est pourquoi Zenkit Flow franchit une étape décisive : les tâches de projet et les tâches de processus apparaissent dans une boîte de réception commune. Cela apporte clarté, concentration et acceptation maximale chez les utilisateurs.
Récompensée et recommandée comme l’une des meilleures solutions du marché
Comment cela fonctionne-t-il dans la pratique ?
La gestion des processus ne se limite pas à la modélisation, mais implique également une mise en pratique au sein de l’entreprise. Zenkit Flow prend en compte différents rôles, du concepteur au niveau de la direction. Chaque rôle dispose exactement des outils dont il a besoin, sans être surchargé.
Concepteur de processus
Les concepteurs de processus modélisent les processus dans Process Canvas.
- Ils déterminent les formulaires à utiliser, les automatisations à mettre en place et les chemins que peut emprunter un processus.
- Le bouton Start/Stop leur permet de tester les processus en temps réel.
- Les processus peuvent être enrichis avec des bases de données et des intégrations avant d’être activés.
Lanceur de processus
De nombreux processus commencent par une demande ou une requête. C’est là que les initiateurs de processus entrent en jeu.
- La plupart du temps, ils lancent le processus à l’aide d’un formulaire.
- Il peut s’agir de demandes internes (par exemple, demande de congé, intégration) ou de processus externes (par exemple, demandes de clients ou de citoyens).
- Zenkit Flow veille à ce que les processus soient immédiatement mis en route et que les services concernés soient automatiquement impliqués.
Service spécialisé (utilisateur du processus)
Les services spécialisés sont ceux qui exécutent réellement les processus au quotidien, souvent sans savoir qu’un processus est en cours derrière eux.
- Vous voyez simplement une liste de tâches qui contient à la fois des tâches de projet et des tâches de processus.
- Les tâches de processus sont des tâches normales qui contiennent en plus un formulaire.
- Une fois le formulaire rempli, le processus se poursuit automatiquement et s’enrichit des informations fournies.
Superviseurs (contrôle et surveillance)
Les superviseurs ont une vue d’ensemble de tous les processus en cours.
- Ils voient à quel stade se trouve une opération.
- Ils vérifient les processus, interviennent en cas de problèmes et veillent à ce que les responsabilités soient respectées.
- Souvent, les superviseurs combinent les rôles de concepteur ou de service spécialisé, mais gardent délibérément à l’esprit leur fonction de contrôle.
C-Level & Management
Pour la direction, l’important est le niveau quantitatif.
- Tous les indicateurs clés de performance (KPI) et valeurs mesurées importants sont regroupés dans des tableaux de bord.
- Les cadres peuvent ainsi voir l’efficacité des processus, les goulots d’étranglement et les potentiels d’optimisation.
- La gestion des processus devient ainsi une base décisionnelle importante pour la direction de l’entreprise.
Parties prenantes externes
Toutes les personnes impliquées dans un processus ne travaillent pas avec Zenkit Flow. Il existe deux façons d’assumer ce rôle :
- Par e-mail : le processus envoie automatiquement un e-mail contenant un lien sécurisé vers le formulaire. Une fois le formulaire rempli, le processus se poursuit avec les nouvelles données.
- Via un système tiers : les collaborateurs ou partenaires qui travaillent avec d’autres outils de gestion des tâches (par exemple MS Planner, Asana) se voient automatiquement attribuer leurs tâches de processus dans ces outils.
Découvrez par vous-même à quel point la gestion des processus est simple avec Zenkit Flow.
La théorie, c’est bien, mais la pratique, c’est mieux. C’est pourquoi nous avons déjà publié de nombreuses vidéos sur notre chaîne YouTube qui montrent à quel point il est facile de modéliser des processus dans Zenkit Flow.
Un exemple : en quelques minutes seulement, nous créons ensemble un processus complet de demande de congés, avec des formulaires, des étapes d’approbation et un transfert automatique. Vous voyez ainsi immédiatement à quel point la gestion des processus est claire, rapide et compréhensible dans la pratique.
Nos vidéos vous donnent un aperçu direct de la façon dont Zenkit Flow fait la différence : une simplicité d’utilisation radicale, avec toute la puissance d’une entreprise en arrière-plan.
Pourquoi Zenkit Flow est le bon choix pour la gestion de vos processus
Les processus sont à la base de toute entreprise. Ils déterminent si les opérations se déroulent de manière fluide, compréhensible et efficace ou si elles se perdent dans le chaos des listes de tâches et des dépendances.
Avec Zenkit, vous prenez une décision en faveur de :
Clarté et responsabilité
Chaque étape est mesurable, chaque processus a une instance responsable
Simplicité pour toutes les parties prenantes
Du département spécialisé aux partenaires externes en passant par la direction
Puissance d’entreprise
Un moteur BPMN complet, conforme au RGPD, intégré à un système de base de données performant.
Rapidité et flexibilité
Itérations en quelques minutes au lieu de plusieurs semaines, résultats immédiats grâce au bouton Start/Stop.
Acceptation au quotidien
Tâches liées aux projets et aux processus dans une boîte de réception, intégrées de manière transparente dans le travail.
Zenkit Flow rend la gestion des processus simple, compréhensible et pérenne. Ainsi, les processus ne sont pas seulement modélisés, mais réellement mis en pratique, ce qui permet à votre entreprise de gagner en stabilité et en efficacité et de poser les bases de sa croissance.
Construisons ensemble votre premier processus dans Zenkit Flow, en quelques heures seulement, et non en plusieurs semaines.