Gestion des processus métier

La stratégie à long terme d'analyse et d'amélioration des processus

La gestion des processus métier (BPM) est une stratégie à long terme d’analyse et d’amélioration des processus au sein d’une entreprise afin d’améliorer l’efficacité et la performance globale de l’organisation. Elle étudie, identifie, modifie et surveille les processus métier pour s’assurer qu’ils fonctionnent de manière optimale au sein du flux de travail de l’organisation.

Il s’agit d’une activité continue qui implique souvent l’automatisation des tâches, mais qui ne nécessite pas toujours l’automatisation ou l’utilisation de la technologie. En fin de compte, la gestion des processus de métier consiste à institutionnaliser de meilleures façons d’accomplir le travail, en utilisant la méthode la plus appropriée.

Processus vs. Projets

Alors, qu’est-ce qu’un processus ? Un processus métier peut être défini comme un ensemble d’activités reproductibles qui permettent d’atteindre un objectif organisationnel spécifique. « Répétitif » est le terme clé et les organisations répétent régulièrement ce processus opérationnel, ainsi que d’accueillir de nouveaux employés ou d’expédier un produit.

Un processus n’est pas un projet ou une tâche. Un projet est généralement une activité ponctuelle, comme la création d’une page Web pour un client ou la planification d’un événement. Même si vous suivez les mêmes étapes que pour tout autre projet, le résultat final est unique et le projet se termine une fois le produit livré. Une tâche est une étape spécifique d’un projet ou d’un processus.

La gestion des processus métier se concentre donc sur l’amélioration des performances de votre entreprise par la gestion des processus d’entreprises : un « processus d’optimisation des processus », si vous préférez.

Avantages du BPM

L’objectif de la gestion des processus métier est de permettre à l’organisation de mieux comprendre les processus qui se déroulent en son sein, ainsi que de les analyser de bout en bout afin d’apporter des améliorations continues.

Les avantages de cette amélioration continue des processus métier sont multiples. S’il est bien exécuté, le BPM peut :

Améliorer l’alignement du processus avec les exigences des clients
Réduire le gaspillage et les coûts
Réduire les erreurs
Faire gagner du temps
Générer de meilleurs services ou produits
Accroître la transparence des processus
Promouvoir l’efficacité
Augmenter le potentiel et le moral des employés
Mieux recueillir et exploiter les informations
Améliorer l’agilité de l’entreprise
Développer une culture d’innovation
Et plus encore…

Activités concernées

Si vous êtes constamment en train d’analyser et d’essayer d’améliorer les processus d’entreprise, c’est cela le BPM. Comme une évaluation et action constantantes sont impliquées, les dirigeants d’entreprise doivent s’efforcer de trouver de nouvelles façons d’optimiser les processus, à mesure que les progrès industriels et les technologies émergentes offrent de nouvelles possibilités de soutenir ou d’automatiser différentes parties du processus. Il existe des définitions plus formelles de la gestion des processus métier, et on définit souvent le « cycle de vie des activités de gestion des processus métier » comme étant la conception, la modélisation, l’exécution, la surveillance et l’optimisation.

Concevoir

La première étape consiste à analyser les processus existants, à identifier les domaines à améliorer et à concevoir les processus tels qu'ils devraient idéalement exister.

Modeler

La modélisation examine comment le processus d'entreprise théorique amélioré fonctionne dans différents scénarios en introduisant diverses variables. Elle peut également inclure une analyse de type "what-if".

Exécuter

L'exécution consiste à mettre en œuvre le processus remanié et modélisé, manuellement ou automatiquement (les processus manuels sont pilotés par l'homme, les processus automatisés par le logiciel). À ce stade, vous mettez en œuvre les améliorations, qui comprennent la normalisation des règles de gestion et l'automatisation.

Moniteur

Le processus est suivi au fur et à mesure de son déroulement et des paramètres déterminés au préalable sont utilisés pour identifier les progrès, mesurer l'efficacité et localiser les goulets d'étranglement.

Optimiser

Au fur et à mesure que les processus sont contrôlés et analysés, les informations obtenues sont utilisées pour identifier les domaines à améliorer (ce qui nous ramène à la première étape - la conception).

Comment utiliser Zenkit pour le BPM

La gestion des processus métier sert à améliorer les processus. Il existe de nombreuses manières différentes de le faire. L’une d’entre elles est Lean ou Six Sigma. Cela peut se faire à l’aide d’un logiciel de gestion des processus métier (BPMS). Celui-ci est utilisé pour l’administration indépendante du BPM. Zenkit n’est pas conçu directement comme un BPMS. Néanmoins, chaque flux de travail peut être pris en charge dans les points suivants :

Processus de carte

Créez des modèles numériques des processus d'entreprise. Les affichages Carte Mentale et Kanban sont les mieux adaptés à cet effet. S'il existe une représentation visuelle, un processus peut être analysé plus facilement. Identifiez tous les problèmes qui se présentent !

Recueillir des informations

Avec les collections Zenkit, vous êtes en mesure d'obtenir les retours de toutes les parties prenantes tout au long du processus. Ne négligez aucun détail lors de la conception ou de l'analyse d'un processus !

Automatiser les processus répétitifs

La fonction de duplication de Zenkit peut être utilisée pour créer des modèles. La personne responsable est bien informée de toutes les tâches et étapes pertinentes. Chaque fois qu'un nouveau projet ou processus débute, la procédure est directement connue.