Управляйте бизнес-процессами

Долгосрочная стратегия анализа и совершенствования процессов

Управление бизнес-процессами — это долгосрочная стратегия анализа и совершенствования процессов внутри компании для повышения эффективности, результативности и общей производительности организации. Она изучает, идентифицирует, изменяет и контролирует бизнес-процессы, чтобы убедиться, что они работают оптимально в рамках рабочего процесса организации.

Это постоянная деятельность, которая часто включает автоматизирование задач, но не всегда требует автоматизации или использования технологий. В конечном счете, управление процессами вашего бизнеса — это организационное оформление лучших способов выполнения работы, используя любой наиболее подходящий метод.

zenkit bpm checklist

Процесс vs. Проект

Итак, что же такое процесс? Бизнес-процесс можно определить как повторяющийся набор действий, который помогает достичь конкретной организационной цели. «Повторение» — ключевой термин, а бизнес-процесс — это то, что организация делает регулярно, например, прием новых сотрудников или отгрузка продукции.

Процесс — это не проект или задача. Проект обычно является разовым мероприятием, таким как создание веб-страницы для клиента или планирование мероприятия. Несмотря на то, что вы можете прилагать те же усилия, что и при работе над любым другим проектом, конечный результат уникален, и проект будет закрыт после сдачи продукта. Задача — это конкретный этап, существующий в проекте или процессе.

Таким образом, управление бизнес-процессами фокусируется на повышении эффективности работы вашей компании путем управления ими: «процесс оптимизации процесса», если можно так назвать.

Преимущества управления бизнес-процессами

Цель управления бизнес-процессами — позволить команде лучше понять протекающие процессы в организации, а также анализировать их для постоянного совершенствования.

Преимущества постоянного совершенствования бизнес-процессов многообразны. Например:

Согласовать процессы с требованиями заказчика
Сократить расходы и потребление ресурсов
Уменьшить количество ошибок
Сэкономить время
Помочь создать более качественные услуги или продукты
Повысить прозрачности процесса
Повысить эффективность работы
Повысить потенциал и моральный духа сотрудников
Собирать и использовать информацию
Повысить динамичность бизнеса
Развить культуру инноваций
И многое, многое другое…

Задействованные активности

Процесс анализа и улучшения бизнес-процессов предполагает постоянную оценку и принятие мер, от руководителей организаций требуется сосредоточение на поиске новых способов оптимизации процессов по мере развития отрасли и появления новых технологий, открывающие новые возможности для поддержки или автоматизации различных частей процесса. Существуют более формальные определения этих действий, и часто «жизненный цикл деятельности по управлению бизнес-процессами» определяется как проектирование, моделирование, исполнение, мониторинг и оптимизация.

Проектирование

Первый шаг состоит из анализа существующих процессов, определения областей совершенствования и разработки процессов в том виде, в каком они должны существовать в конечном итоге.

Моделирование

Моделирование рассматривает то, как теоретически улучшенный бизнес-процесс работает в различных сценариях, вводя различные переменные. Он также может включать в себя проведение анализа "А что, если ... ?".

Исполнение

Исполнение включает в себя реализацию переработанного и смоделированного процесса вручную или автоматически (ручные процессы управляются человеком, автоматизированные - программным обеспечением). На этом этапе вы выполняете те улучшения, которые включают стандартизацию бизнес-правил и автоматизацию.

Мониторинг

Отслеживание рабочего процесса по мере его выполнения, и ранее определенные показатели используются для определения прогресса, измерения эффективности и выявления недостатков.

Оптимизация

Отслеживание и анализ процессов. Полученная информация используется для выявления областей, требующих улучшения (что возвращает нас к первому шагу - проектирование).

Как использовать Zenkit для управления бизнес-процессами

Есть много разных способов добиться улучшения бизнес-процессов. Одним из них является Lean (Бережливое Производство) или шесть сигм. Это можно сделать с помощью ПО для управления бизнес-процессами (BPMS). Оно используется для независимого администрирования BPM. Zenkit не разработан непосредственно как BPMS. Тем не менее, поддержка каждого рабочего процесса заключена в следующих пунктах:

Визуальные цифровые модели

Создавайте цифровые модели бизнес-процессов. Для этого лучше всего подходят интеллект-карты и Канбан-доска. При наличии визуального представления процесс может быть легче проанализирован. Определите любые возникающие недочеты!

Обратная связь

С помощью Zenkit Collections вы можете получать обратную связь от всех заинтересованных сторон на протяжении всего процесса. Вы не упустите из виду ни одной детали при проектировании или анализе процесса!

Автоматизируйте повторяющиеся процессы

Функцию дублирования Zenkit можно использовать для создания шаблонов. Ответственное лицо хорошо проинформировано обо всех соответствующих задачах и шагах. Каждый раз, когда начинается новый проект или процесс, процедура становится известна напрямую.