История успеха: HTW Berlin
Школа создает удобную в управлении внутреннюю сеть и улучшает совместную работу команды с помощью Zenkit Base
Университет прикладных наук (Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin – HTW Berlin) был основан в 1994 году в Берлине. В настоящее время в организации работает около тысячи сотрудников, 200 из которых ежедневно тесно сотрудничают с продуктами Zenkit Suite. Один из них — Ральф Веллер, руководитель отдела ИТ, который в этой истории успеха клиента познакомит нас с повседневной работой HTW Berlin.
Прежде чем мы начнем, вот записка от Ральфа о продуктах Zenkit и команде Axonic:
«Международная команда Axonic доказала, что можно разработать набор продуктов «Сделано в Германии», который отвечает всем требованиям в отношении доступности, соответствия GDPR (новому европейскому закону о конфиденциальности и безопасности данных), открытости для обновлений и обеспечивает клиентам значительную часть цифрового суверенитета. Поддержка очень близка к клиенту, потому что команда Axonic также использует свои собственные продукты и инструменты».
Если вы хотите узнать, как Zenkit Suite помогает HTW Berlin успешно сотрудничать, общаться и управлять несколькими проектами, вы попали в нужное место!
Berlin, Germany
1,000
сотрудники
1,5 года использования Zenkit Projects, Base, To Do и Zenchat
Управление проектами, коммуникация в команде и управление знаниями
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
«Zenkit Suite обеспечивает эффективное внутреннее и внешнее сотрудничество в HTW Berlin»
Будучи руководителем отдела информационных технологий в HTW Berlin, Ральф Веллер смог дать нам представление о типичном рабочем процессе в своем отделе. Техническая команда HTW Berlin в сотрудничестве с внешними поставщиками услуг обеспечивала эксплуатацию и техническое обслуживание большинства технических систем вычислительного центра, включая системы охлаждения, ИБП/аккумуляторы, аварийные генераторы и систему противопожарной защиты. Поскольку эти работы также оказывают значительное влияние на работу внутреннего дата-центра, ИТ-команда тесно сотрудничает и с ним.
Вероятно, каждый сталкивался с трудностями при работе и согласовании действий всех участников, особенно когда в проекте задействовано большое количество людей. Для обеспечения эффективной коммуникации между всеми сторонами при координации встреч и технического обслуживания были внедрены несколько продуктов Zenkit Suite, в том числе Zenkit Projects и Zenkit To Do. Например, Zenkit Projects используется для планирования и управления проектами, такими как предстоящая замена системы противопожарной безопасности. В то же время, при желании, можно просто работать со списком Zenkit To Do. Zenkit Suite дал каждому члену команды свободу работать так, как он считает нужным, исходя из своих ролей и потребностей.
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
Еще одним примером, приведенным Ральфом, было улучшение планирования ресурсов. С помощью Zenkit HTW Berlin успешно разработала и внедрила фазовую модель, сначала в Zenkit Base, а затем подключив ее к Zenkit Projects.
Фазовая модель описывает процесс внедрения их проекта, состоящий из ввода проекта, создания набросков проекта, проверки требований к ресурсам и приоритезации проектов, выполняемых параллельно. Конкретное планирование проекта, такое как планирование времени и задач, начинается только после утверждения проекта, что является последним этапом процесса. Другими словами, Zenkit Suite позволяет им отобразить полный процесс управления проектом.
Эта модель позволяет не только группировать проекты в соответствии с направлениями деятельности университета, но и визуализировать и контролировать цифровую трансформацию важных бизнес-процессов. В настоящее время модель активно развивается и продвигается лицами, принимающими решения (т. е. правлением университета), руководством ИТ-отдела и соответствующими руководителями проектов в ходе реализации.
«Zenkit Suite помогает HTW Berlin создать фазовую модель с полными процессами управления проектами»
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
«Внедрение Zenkit принесло пользу как отдельным сотрудникам, так и всей команде в целом»
С момента внедрения Zenkit около полутора лет назад Ральф и другие сотрудники HTW Berlin обнаружили множество преимуществ, как индивидуальных, так и коллективных. Прежде всего, они поняли, что цифровая компетентность сотрудников улучшилась, поскольку у них появилась возможность приобрести цифровые навыки благодаря использованию инструментов Zenkit, которые поддерживают совместную работу. Кроме того, Ральф отметил, что Zenkit Suite предоставляет полезное и мощное централизованное рабочее пространство для важных процессов управления проектами, что способствует ясности в совместной работе команды, а также предотвращает потерю данных или недопонимание важной организационной информации. Например, с помощью Zenkit они могли объединить графики различных проектов и центральный календарь HTW Berlin, что позволяло всем быть в курсе всех встреч и важных событий. Между тем, документы всех проектов и центральная вики HTW Berlin были хорошо организованы и объединены, что позволяет пользователям легко находить все необходимые документы в любое время и в любом месте.
И, наконец, что не менее важно, это прозрачность и адаптируемость. Создавать четкие шаблоны для принятия решений очень просто, объединяя широкий спектр информации из проектов и повседневной деятельности, а также отображая их в различных видах в зависимости от потребностей в Zenkit. Ральф сообщил нам, что HTW Berlin может быстро выполнять как ретроспективные, так и проспективные оценки или симуляции, генерируя различные перспективы или виды в одной базе данных.
Наконец, по словам Ральфа, высокий уровень прозрачности можно обеспечить с помощью простых и гибких инструментов. Например, в HTW Berlin каждой группе пользователей предоставляются гибкие отчеты, а благодаря возможности Zenkit просматривать одни и те же данные с помощью различных видов представления можно добиться чрезвычайной прозрачности. Канбан, интеллект-карта, таблица и диаграммы Ганта — это лишь некоторые из множества полезных и мощных видов представления, используемых в HTW Berlin.