Ваши процессы в Zenkit Flow
Процессы – это рельсы вашего предприятия. Все, что происходит более одного раза, является процессом – измеримым и с четким распределением ответственности.
Что такое процессы и почему они важны?
Процессы — это повторяющиеся операции, которые определяют повседневную деятельность и создание добавленной стоимости в любой компании. В отличие от проектов, которые в большинстве случаев являются разовыми, процессы повторяются постоянно, и именно поэтому они должны быть надежно отображены.
При этом процессы всегда состоят из двух миров:
- автоматизированного мира, в котором системы самостоятельно обрабатывают данные или выполняют действия,
- и человеческого мира, в котором принимаются решения, оцениваются исключения и принимается ответственность.
Несмотря на то, что уровень автоматизации постоянно растет, участие человека по-прежнему остается решающим фактором: некоторые шаги должны сознательно выполняться людьми из-за профессиональной экспертизы, этических или юридических причин. Поэтому процессы часто длятся дни, недели или даже месяцы, и в них участвуют как люди, так и машины.
Чтобы реалистично отобразить такие процессы, Zenkit Flow использует полноценный движок BPMN. С его помощью можно моделировать, тестировать и постоянно оптимизировать процессы. Мы также сопровождаем компании с помощью собственной структуры, которая гарантирует, что моделирование будет практичным и успешным.
BPMN: хорошая отправная точка…
Многие процессы уже смоделированы с помощью BPMN. Это отличная отправная точка, поскольку BPMN позволяет перейти от реального к формализованному процессу.
С Zenkit Flow вы можете сделать следующий шаг: от модели к цифровой реализации. После моделирования BPMN следует этап внедрения, на котором ваши процессы действительно запускаются, команда может выполнять свои задачи, а информация начинает циркулировать.
Zenkit Flow — это следующий шаг в вашей работе с BPMN. Вы можете использовать существующие модели и таким образом воплотить их в жизнь — или же моделировать прямо в Zenkit Flow.
От реальных процессов к настоящим цифровым процессам:
- Реальный процесс: так работают команды сегодня: процессы существуют, их понимают, но редко документируют полностью.
- Моделирование BPMN: процессы становятся видимыми, понятными и сопоставимыми. Возникает общий язык для всех участников.
- Внедрение Zenkit: задачи, потоки данных и решения выполняются автоматически — процесс, так сказать, становится приложением.
Zenkit Flow гарантирует, что ваш процесс действительно работает — а не только на бумаге.
Что делает Zenkit Flow уникальным?
Многие инструменты BPMN и процессов являются мощными, но зачастую сложными — они требуют экспертных знаний.
Zenkit Flow устраняет эту преграду:
- Радикальная простота: интуитивно понятный интерфейс, который могут сразу понять и использовать даже специалисты из других отделов.
- Тестирование в режиме реального времени: процессы можно сразу проверить с помощью кнопки «Пуск/Стоп». Настройки занимают минуты, а не недели.
- Все на одной платформе: Zenkit Flow — это система баз данных, управление задачами и движок процессов в одном флаконе!
- Мощность для предприятий: в фоновом режиме работает полноценный движок BPMN, соответствующий отраслевым стандартам и масштабируемый.
- Один почтовый ящик для всех: задачи проекта + задачи процесса рядом друг с другом. Без обходных путей, без смены медиа.
Короче говоря: Zenkit Flow сочетает в себе простоту инструментов для создания форм и автоматизации без программирования с мощью настоящего процессового движка.
Ключ к реализации
Бумага и диаграммы BPMN терпеливы, а реальные процессы — нет. Только в ходе реального процесса можно обнаружить узкие места, проблемы с коммуникацией или ошибки. Таким образом, конструктор Zenkit Flow также является ускорителем и инструментом для мозгового штурма, обеспечивающим реальную прозрачность и коммуникацию всех участников при реализации процессов. Это достигается за счет:
- Итерации в реальном времени: процессы можно сразу же проверить с помощью функции «Старт/Стоп». Настройки занимают минуты, а не недели.
- Принцип конструктора: процессы создаются шаг за шагом и сразу же становятся доступными для использования.
- Формальные задачи: наш секретный рецепт. Задачи с помощью форм делают процессы доступными и полезными для всех.
- Внедрение в существующую инфраструктуру: в конструкторе имеется множество соединителей, благодаря которым вы можете легко интегрировать процессы в свою существующую инфраструктуру.
Разница между управлением проектами и задачами
В то время как проекты, как правило, являются разовыми инициативами, процессы являются частью инфраструктуры компании.
Когда процессы существуют только в головах сотрудников или контролируются с помощью чек-листов, возникает риск: знания остаются невидимыми, их трудно передать, и они подвержены ошибкам.
Простое практическое правило: все, что делается более одного раза и приносит пользу, должно быть частью процесса.
Однако процессы и проекты тесно связаны между собой: в конечном итоге в обоих случаях возникают задачи, которые сотрудники должны выполнять. Для специализированных отделов не имеет значения, происходит ли задача из проекта или из процесса, они просто хотят выполнять свою работу. Именно поэтому Zenkit делает решающий шаг: задачи проекта и процесса появляются в общем почтовом ящике. Это создает ясность, фокус и максимальную приемлемость среди пользователей.
Отмечен и рекомендован как одно из лучших решений на рынке
Как это работает на практике?
Управление процессами означает не только моделирование, но и практическое применение в компании. Zenkit Flow учитывает различные роли — от дизайнера до руководства. Каждая роль получает именно те инструменты, которые ей нужны, без лишней нагрузки.
Дизайнер процессов
Дизайнеры процессов моделируют рабочие процессы в Process Canvas.
- Они определяют, какие формы будут использоваться, какие автоматизации будут применяться и какие пути может пройти процесс.
- С помощью кнопки «Пуск/Стоп» они тестируют рабочие процессы в режиме реального времени.
- Процессы могут быть дополнены базами данных и интеграциями перед их запуском.
Запуск процессов
Многие процессы начинаются с заявки или запроса. Здесь в игру вступают запускающие процессы.
- Обычно они запускают процесс с помощью формы.
- Это могут быть внутренние заявки (например, заявка на отпуск, адаптация новых сотрудников) или внешние процессы (например, запросы клиентов или граждан).
- Zenkit Flow гарантирует, что процессы запускаются немедленно и в них автоматически вовлекаются нужные подразделения.
Специализированный отдел (пользователь процесса)
Специализированные отделы — это те, кто фактически выполняет процессы в повседневной работе, часто не зная, что за этим стоит какой-то процесс.
- Они просто видят список задач, который содержит как проектные, так и процессуальные задачи.
- Процессуальные задачи — это обычные задачи, которые дополнительно содержат форму.
- После заполнения формы процесс автоматически продолжается и пополняется новой информацией.
Супервайзеры (контроль и мониторинг)
Супервайзеры имеют обзор всех текущих процессов.
- Они видят, на каком этапе находится процесс.
- Они проверяют процессы, вмешиваются в случае возникновения проблем и обеспечивают соблюдение обязанностей.
- Часто супервайзеры сочетают роли дизайнера или специалиста, но при этом сознательно уделяют внимание функции контроля.
C-Level & Management
Для высшего руководства важен количественный уровень.
- Все важные KPI и измеренные значения объединяются в информационных панелях.
- Таким образом, руководители могут видеть, насколько эффективно работают процессы, где возникают узкие места и какой потенциал для оптимизации существует.
- Таким образом, управление процессами становится основой для принятия решений руководством компании.
Внешние участники
Не все участники процесса работают с Zenkit Flow. Для этой роли существует два способа:
- По электронной почте: процесс автоматически отправляет электронное письмо с безопасной ссылкой на форму. После заполнения формы процесс продолжается с новыми данными.
- Через стороннюю систему: сотрудники или партнеры, которые работают в других инструментах управления задачами (например, MS Planner, Asana), автоматически получают свои задачи по процессу там.
Убедитесь сами, насколько прост процесс управления с Zenkit Flow
Теория — это хорошо, но практика — лучше. Поэтому мы уже опубликовали на нашем канале YouTube множество видеороликов, которые показывают, насколько легко можно моделировать процессы в Zenkit Flow.
Пример: всего за несколько минут мы вместе создадим полный процесс подачи заявления на отпуск — с формами, этапами утверждения и автоматической пересылкой. Так вы сразу увидите, насколько четко, быстро и понятно работает управление процессами на практике.
Наши видеоролики дают вам непосредственное представление о том, как Zenkit Flow меняет ситуацию: радикальная простота в использовании — при полной мощности предприятия в фоновом режиме.
Почему Zenkit Flow — правильный выбор для управления процессами
Процессы — это основа любой компании. От них зависит, будут ли рабочие процессы функционировать гладко, понятно и эффективно, или же они погрязнут в хаосе списков задач и взаимозависимостей.
Выбирая Zenkit Flow, вы делаете ставку на:
Ясность и ответственность
Каждый шаг поддается измерению, за каждый процесс отвечает соответствующий орган
Простота для всех участников
От специализированного отдела до внешних партнеров и руководства
Мощность предприятия
Полноценный движок BPMN, соответствующий требованиям GDPR, интегрированный в мощную систему базы данных
Быстрота и гибкость
Итерации за считанные минуты, а не недели, мгновенные результаты с помощью кнопки «Пуск/Стоп».
Принятие в повседневной жизни
Задачи по проектам и процессам в одном почтовом ящике, легко интегрируемом в рабочий процесс.
Zenkit Flow делает управление процессами простым, понятным и одновременно перспективным. Таким образом, процессы не только моделируются, но и действительно реализуются — и ваша компания приобретает стабильность, эффективность и основу для роста.
Давайте вместе создадим ваш первый процесс в Zenkit Flow — за несколько часов, а не недель.