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業務流程管理

分析和改善流程的長期策略

業務流程管理(BPM)是分析和改善公司業務流程的長期策略,得以提高組織的效率、效益及整體表現。它研究、識別、改變並監控業務流程來確保各領域在工作流程中都能以最佳的方式運行。

BPM是長時間持續性的行動,往往牽涉到任務的自動化,但自動化的過程或是科技的使用並不一定總是必要的。它最終的目的是希望利用最合適的方式將更好的工作方法制度化。

zenkit bpm checklist

流程 v.s. 專案

什麼是「流程」?業務流程可被定義為一組可重複性的活動,用以幫助達成組織的特定目標。「可重復」是其中關鍵的特性,業務流程是一個組織經常做的工作項目,例如onboard新進員工或運送產品。

業務流程不是一項專案或任務。專案通常是一次性的,例如為客戶建立網頁或策劃活動。即便您可能按照與其他專案相同的步驟去完成,但每個最終的成果仍是獨一無二,且一旦產品交付完成,專案就結束了﹔而任務是一個專案或流程所涉及的具體步驟。因此,BPM的重點是透過管理業務流程來提高公司的績效,也就是說,它是一個「優化流程的進程」。

BPM的好處

業務流程管理的目標是為了讓組織更清楚地瞭解內部運作的流程,並且能從端對端詳盡分析以求不斷地進步與改善。

持續改善業務流程能在各方面帶來很多好處。
如果執行得當,BPM可以幫助您:

  • 改善與客戶需求之流程的一致性
  • 降低成本及資源的耗損
  • 減少錯誤發生
  • 節省時間
  • 提供更好的服務及產品
  • 增加流程的透明度
  • 提升效率
  • 開發員工潛能和提振團隊士氣
  • 更有效的資訊搜集與應用
  • 提升業務敏捷性
  • 發展創新的職場文化
  • 還有更多……

成果取決於行動

如果您不斷地分析並試圖改善業務流程,那就是BPM。由於它涉及不間斷的評估和行動,當產業升級與新科技帶來支援或自動化不同部分流程之可能的時候,機構組織的領導者需要專注於找尋新方法來優化流程。BPM更正式的定義用「業務流程管理活動的生命週期」劃分為設計、建模、執行、監控及優化之五階段。

設計

第一部包含分析現有的流程,確認需要改善的部分,以及設計可能的理想流程。

建模

建模需考量如何在理論上的不同情況下透過引進各種變異方式來改進業務流程。它也可能包括進行一些「假設分析」。

執行

執行的步驟涵蓋了重新設計和建模的過程,這部分可以是手動或自動(手動由人,自動由軟體驅動)。此階段,您要執行改善的動作,包括業務規則的標準化及自動化。

監控

業務流程會在工作流程進行時被監控,而事前決定的指標用來衡量進程、評估效率和找出瓶頸。

優化

當業務流程被監控與分析時,得到的資訊會被用來判定改善的幅度,(然後再重新回到第一步的設計階段)。

如何使用Zenlit執行BPM

業務流程管理的作用是為了改善流程,有許多方法可以達成這個目標。其中之一是Lean或Six Sigma,可以透過業務流程管理軟體(BPMS)來完成,他們是專門為BPM獨立設計的。雖然Zenkit不是直接為BPM量身打造的軟體,但還是能在每個的工作流程支援以下幾點:

視覺化流程

創建業務流程的數位模型,使用心智圖及看板的瀏覽模式最為合適。如果能以視覺呈現,業務流程可更容易被分析,並辨識出其中的癥結點!

搜集回饋

藉由Zenkit Collections,您就能在整個過程中得到所有利害關係人(stakeholders)的意見回饋。千萬不要輕忽在分析或設計流程中的任何微小細節!

自動化重複流程

使用Zenkit的副本功能來創建模板。負責人可對所有相關的任務及步驟瞭若指掌。每當一個新專案或流程開始時,皆能直接知悉程序。

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