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비즈니스 프로세스 관리

프로세스를 분석하고 개선하기 위한 장기 전략

비즈니스 프로세스 관리(BPM)는 조직의 효율성, 효과성 및 전반적인 성과를 끌어올리기 위한 프로세스의 분석 및 개선에 관한 장기 전략입니다. 이는 비즈니스 프로세스를 연구 및 정의하며 변화를 주고 이를 감시하여 조직의 업무흐름이 최적화되어 있는지 확인합니다.

이는 지속적인 활동으로서 자동화된 업무를 종종 만들어내지만 항상 자동화된 업무나 기술의 사용이 필요한 것은 아닙니다. 궁극적으로 비즈니스 프로세스 관리는 어느 방법론이든 활용하여 업무를 마무리 지을 더 좋은 방식을 조직화하는 것입니다.

zenkit bpm checklist

프로세스 vs 프로젝트

프로세스란 무엇일까요? 비즈니스 프로세스는 조직의 특정 목표를 달성할 수 있도록 여러번 반복할 수 있는 활동의 집합으로 정의됩니다. 여기서 “반복할 수 있다.”는 점은 새로운 직원 온보딩 절차나 제품 운송과 같이 조직이 규칙적으로 하는 행위라는 것을 의미합니다.

프로세스는 프로젝트나 업무가 아닙니다. 프로젝트는 고객 웹페이지 제작, 이벤트 플래닝과 같이 대체로 일회성 활동입니다. 그러므로 여러 다른 프로젝트들을 같은 방식으로 진행할 수 있지만 결과물은 다르며 제품이 배송되고 나면 프로젝트는 끝날 것입니다. 업무는 프로젝트와 프로세스에 포함되는 특정한 절차일 뿐입니다.

비즈니스 프로세스 관리는 프로세스를 관리하여 회사의 성과를 개선하는 것에 집중합니다. 이것을 원한다면 “프로세스 최적화 절차”라고도 할 수가 있겠습니다.

BPM의 효과

비즈니스 프로세스 관리의 목표는 조직 내에서 일어나는 모든 프로세스를 분석하여 지속적인 개선을 하는 것 뿐만 아니라, 조직원들의 프로세스에 대한 이해도 증가입니다.

비즈니스 프로세스의 지속적인 개선을 통해 받는 효과는 매우 다양합니다. 이를 잘 이행한다면 아래와 같은 것들을 이루어낼 수 있습니다.

  • 고객 요구사항에 맞춘 프로세스 조정 및 개선
  • 비용 경감
  • 오류 절감
  • 시간 절약
  • 개선된 서비스 및 제품 제공
  • 프로세스 투명도 향상
  • 효율성 제고
  • 직원 잠재력 및 사기 향상
  • 더 나은 정보 수집 및 활용
  • 비즈니스 민첩성 개선
  • 혁신적인 조직문화 개발
  • 기타 등등…

BPM 관련 활동

BPM은 비즈니스 프로세스를 개선하기 위해 끊임없이 분석하고 시도합니다. BPM은 지속적인 평가와 적극적인 행동을 필요로 합니다. 그래서 산업의 변화와 기술의 발전에 따라 프로세스의 일부분을 자동화하거나 지원할 기회들에 발맞추어 조직의 리더들은 프로세스를 최적화할 새로운 방법에 집중해야 합니다. BPM에 대해 보다 형식적인 정의를 ‘비즈니스 프로세스 관리 라이프 사이클’이라 하며 설계, 모델링, 실행, 모니터링 및 최적화로 정의되어 집니다.

설계

첫 번째 절차는 기존의 프로세스를 분석하여 개선해야 할 부분과 프로세스의 구조가 잘 짜여져 있는지 확인하는 것입니다.

모델링

모델링은 이론적으로 개선된 비즈니스 프로세스가 각기 다른 변수를 안고 있는 다양한 시나리오에서 어떻게 작동할지 연구하는 것입니다. 이는 또한 “왓-이프 분석법”을 포함합니다.

실행

실행은 재설계와 모델링을 거친 프로세스를 수동 또는 자동으로 실행하는 것을 의미합니다. (수동 프로세스는 맨파워를 통해 진행되며 자동 프로세스는 소프트웨어로 진행된다) 이 단계에서는 비즈니스 룰 및 자동화 시스템의 표준화와 같은 행위를 포함한 여러 개선안을 실행한다고 보면 됩니다.

모니터링

프로세스는 이전에 진행상황을 파악하고 효율성을 측정하며 병목현상을 야기한 틈을 발견했던 기존의 틀과 업무흐름을 거치면서 모니터링 과정을 거치게 됩니다.

최적화

프로세스가 모니터링되고 분석되면서 얻어진 정보는 또다른 개선의 영역을 찾는데 활용됩니다. (그로인해 다시 첫번째 ‘설계’ 단계 돌아가게 됩니다.)

Zenkit에서 BPM 활용하기

비즈니스 프로세스 관리는 프로세스를 개선하기 위해 활용됩니다. 린 또는 식스 시그마와 같이 이를 달성하기 위한 여러 방법이 있습니다만, 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어(BPMS)를 활용하는 방법도 있습니다. 이는 BPM의 운영을 위해 독자적으로 활용됩니다. Zenkit는 BPMS만을 위해 설계된 것이 아니지만, 아래의 절차들을 업무흐름 안에서 지원합니다.

맵 프로세스

비즈니스 프로세스의 디지털 모델을 만들어 보세요. 마인드맵과 칸반 뷰는 이에 최적화되어 있습니다. 시각적인 효과가 있다면 프로세스를 쉽게 분석할 수 있겠죠. 병목 현상이 발생하는 모든 곳을 찾아보세요!

피드백 수집

Zenkit Collection을 통해 프로세스 전체에 걸쳐 모든 주주들로부터 피드백을 받을 수 있습니다. 프로세스를 설계하고 분석하면서 어떠한 디테일도 놓치지 말아보세요!

반복되는 프로세스 자동화

Zenkit의 복사 기능은 템플릿을 제작하는데 사용할 수 있습니다. 책임자는 관련된 모든 업무와 절차에대해 잘 알고 있죠. 때문에 새로운 프로젝트나 프로세스가 시작될 때마다 절차를 바로 선보일 수 있습니다.

좋은 업무 환경에서

더 직관적인 업무흐름. 더 많은 아이디어를 매일매일 새롭게.