Sus procesos en Zenkit Flow
Los procesos son los rieles de su empresa. Todo lo que ocurre más de una vez es un proceso, medible y con responsabilidades claras.
¿Qué son los procesos y por qué son importantes?
Los procesos son secuencias repetibles que determinan el día a día y la creación de valor en cualquier empresa. A diferencia de los proyectos, que suelen ser únicos, los procesos se repiten constantemente, y por eso deben representarse de forma fiable.
Los procesos siempre constan de dos mundos:
- el mundo automatizado, en el que los sistemas procesan datos o ejecutan acciones de forma independiente,
- y el mundo humano, en el que se toman decisiones, se evalúan excepciones y se asumen responsabilidades.
Aunque el grado de automatización sigue avanzando, la participación humana sigue siendo decisiva: algunos pasos deben ser realizados deliberadamente por personas por razones de experiencia técnica, éticas o legales. Por lo tanto, los procesos a menudo duran días, semanas o incluso meses, y las personas y las máquinas se alternan en ellos.
Para representar estos procesos de forma realista, Zenkit Flow utiliza un motor BPMN completo. Esto permite modelar, probar y optimizar continuamente los procesos. Además, acompañamos a las empresas con propio Framework, que garantiza que el modelado sea práctico y exitoso.
BPMN: un buen punto de partida…
Muchos procesos ya están modelados con BPMN. Este es un excelente punto de partida, ya que BPMN le permite pasar de un proceso vivido a uno formalizado.
Con Zenkit Flow, puede dar el siguiente paso: del modelo a la implementación digital. Tras el modelado BPMN, sigue la etapa de implementación, en la que sus procesos realmente se ejecutan, el equipo puede realizar sus tareas y la información fluye.
Zenkit Flow se considera el siguiente paso en su trabajo con BPMN. Puede tomar los modelos existentes y darles vida, o modelarlos directamente en Zenkit Flow.
De los procesos vividos a los procesos digitales reales:
- Proceso vivido: así trabajan los equipos hoy en día: los procesos existen, se comprenden, pero rara vez se documentan por completo.
- Modelado BPMN: los procesos se vuelven visibles, comprensibles y comparables. Se crea un lenguaje común para todos los involucrados.
- Implementación de Zenkit: las tareas, los flujos de datos y las decisiones se ejecutan automáticamente; el proceso se convierte, por así decirlo, en una aplicación.
Zenkit Flow se asegura de que su proceso funcione realmente, no solo sobre el papel.
¿Qué hace que Zenkit Flow sea único?
Muchas herramientas de BPMN y de procesos son potentes, pero a menudo también complicadas, ya que requieren conocimientos especializados.
Zenkit Flow acaba con esta barrera:
- Simplicidad radical: interfaz intuitiva que incluso los departamentos especializados pueden comprender y utilizar de inmediato.
- Pruebas en tiempo real: los procesos se pueden comprobar inmediatamente mediante Start/Stop. Los ajustes se realizan en minutos, no en semanas.
- Todo en una sola plataforma: ¡Zenkit Flow es un sistema de base de datos, un gestor de tareas y un motor de procesos, todo en uno!
- Potencia empresarial: en segundo plano funciona un motor BPMN completo, conforme a la industria y escalable.
- Una bandeja de entrada para todos: tareas de proyectos + tareas de procesos una al lado de la otra. Sin rodeos, sin cambios de formato.
En resumen: Zenkit Flow combina la facilidad de uso de las herramientas de automatización y formularios sin código con la potencia de un verdadero motor de procesos.
La clave para la implementación
El papel y los diagramas BPMN son pacientes, pero los procesos reales no lo son. Solo cuando se ejecutan realmente se detectan los cuellos de botella, los problemas de comunicación o los errores. Por lo tanto, el kit de construcción Zenkit Flow también es un acelerador y una herramienta de brainstorming para lograr una transparencia y una comunicación reales entre todos los participantes en la implementación de los procesos. Esto se consigue mediante:
- Iteración en tiempo real: los procesos se pueden comprobar inmediatamente mediante Start/Stop. Los ajustes tardan minutos, no semanas.
- Principio modular: los procesos se construyen paso a paso y se pueden experimentar de inmediato.
- Tareas de formulario: nuestra receta secreta. Las tareas con formulario hacen que los procesos sean accesibles y utilizables para todos.
- Integración en la infraestructura existente: el kit de construcción contiene una gran variedad de conectores, de modo que los procesos se pueden integrar perfectamente en su infraestructura existente.
La diferencia con la gestión de proyectos y tareas
Mientras que los proyectos suelen ser iniciativas puntuales, los procesos se convierten en parte de la infraestructura de una empresa.
Cuando los procesos solo existen en la mente de los empleados o se controlan mediante listas de verificación, surge un riesgo: el conocimiento permanece invisible, es difícil de transmitir y propenso a errores.
Una regla general sencilla: todo lo que se hace más de una vez y aporta valor añadido debe formar parte de un proceso.
No obstante, los procesos y los proyectos están estrechamente relacionados: al final, en ambos casos surgen tareas que los empleados deben realizar. Para los departamentos especializados, es irrelevante si una tarea proviene de un proyecto o de un proceso: simplemente quieren hacer su trabajo. Por eso, Zenkit Flow da un paso decisivo: las tareas de los proyectos y las tareas de los procesos aparecen en una bandeja de entrada común. Esto aporta claridad, enfoque y máxima aceptación entre los usuarios.
Galardonada y recomendada como una de las mejores soluciones del mercado.
¿Cómo funciona esto en la práctica?
La gestión de procesos no solo implica modelar, sino también ponerla en práctica en la empresa. Zenkit Flow tiene en cuenta diferentes roles, desde el diseñador hasta el nivel directivo. Cada rol recibe exactamente las herramientas que necesita, sin sobrecargarlo.
Diseñador de procesos
Los diseñadores de procesos modelan los flujos de trabajo en Process Canvas.
- Determinan qué formularios se utilizan, qué automatizaciones se aplican y qué caminos puede tomar un proceso.
- Con el botón de inicio/parada, prueban los flujos de trabajo en tiempo real.
- Los procesos pueden enriquecerse con bases de datos e integraciones antes de su activación.
Iniciador de procesos
Muchos procesos comienzan con una solicitud o una petición. Aquí es donde entran en juego los iniciadores de procesos.
- Por lo general, inician el proceso mediante un formulario.
- Pueden ser solicitudes internas (por ejemplo, solicitud de vacaciones, incorporación) o procesos externos (por ejemplo, consultas de clientes o ciudadanos).
- Zenkit Flow se encarga de que los procesos se pongan en marcha de inmediato y de que se involucren automáticamente los departamentos adecuados.
Departamento especializado (usuario del proceso)
Los departamentos especializados son los que realmente ejecutan los procesos en el día a día, a menudo sin saber que hay un proceso detrás.
- Simplemente ven una lista de tareas que incluye tanto tareas de proyecto como de proceso.
- Las tareas de proceso son tareas normales que incluyen además un formulario.
- Una vez rellenado el formulario, el proceso continúa automáticamente y se enriquece con la información.
Supervisores (control y monitoreo)
Los supervisores tienen una visión general de todos los procesos en curso.
- Ven en qué etapa se encuentra un proceso.
- Comprueban los procedimientos, intervienen cuando surgen problemas y se aseguran de que se cumplan las responsabilidades.
- A menudo, los supervisores combinan las funciones de diseñador o departamento especializado, pero mantienen deliberadamente la función de control a la vista.
C-Level & Management
Para la alta dirección, lo importante es el nivel cuantitativo.
- Todos los KPI y valores de medición importantes se agrupan en paneles de control.
- De este modo, los directivos pueden ver la eficiencia de los procesos, dónde se producen cuellos de botella y qué potencial de optimización existe.
- La gestión de procesos se convierte así en una base relevante para la toma de decisiones en la gestión empresarial.
Participantes externos
No todos los que forman parte de un proceso trabajan con Zenkit Flow. Para este rol hay dos opciones:
- Por correo electrónico: el proceso envía automáticamente un correo electrónico con un enlace seguro al formulario. Una vez completado el formulario, el proceso continúa con los nuevos datos.
- A través de un sistema externo: a los empleados o socios que trabajan con otras herramientas de gestión de tareas (por ejemplo, MS Planner, Asana) se les asignan automáticamente sus tareas de proceso en dichas herramientas.
Compruebe usted mismo lo fácil que es gestionar procesos con Zenkit Flow
La teoría está bien, pero la práctica es mejor. Por eso hemos publicado numerosos videos en nuestro canal de YouTube que muestran lo fácil que es modelar procesos en Zenkit Flow.
Un ejemplo: en solo unos minutos, creamos juntos un proceso completo de solicitud de vacaciones, con formularios, pasos de aprobación y reenvío automático. Así podrá ver de inmediato lo clara, rápida y comprensible que es la gestión de procesos en la práctica.
Nuestros videos le dan una idea directa de cómo Zenkit Flow marca la diferencia: simplicidad radical en el manejo, con toda la potencia empresarial en segundo plano.
Por qué Zenkit Flow es la decisión correcta para la gestión de sus procesos
Los procesos son la base de toda empresa. Determinan si los procedimientos funcionan de manera fluida, comprensible y eficiente, o si se pierden en el caos de las listas de tareas y las dependencias.
Con Zenkit Flow, usted se decide por:
Claridad y responsabilidad
Cada paso es medible, cada proceso tiene una autoridad responsable.
Simplicidad para todos los involucrados
Desde el departamento especializado hasta la dirección, pasando por los socios externos.
Poder empresarial
Un motor BPMN completo, conforme con el RGPD, integrado en un potente sistema de base de datos.
Rapidez y flexibilidad
Iteraciones en minutos en lugar de semanas, resultados inmediatos con el botón de inicio/parada.
Aceptación en la vida cotidiana
Tareas de proyectos y procesos en una bandeja de entrada, perfectamente integradas en el trabajo.
Zenkit Flow hace que la gestión de procesos sea sencilla, comprensible y, al mismo tiempo, preparada para el futuro. De este modo, los procesos no solo se modelan, sino que realmente se viven, y su empresa gana en estabilidad, eficiencia y una base para el crecimiento.
Construyamos juntos su primer proceso en Zenkit Flow, en cuestión de horas, no de semanas.