Historia de Éxito: Marienhaus
Zenkit successfully supports the Marienhaus Group in response to the changing scenes in the medical sector as the Covid-19 pandemic develops
El Grupo Marienhaus, fundado en 1863, es una empresa social con raíces cristianas. Proporciona servicios sociales, incluyendo hospitales y centros para personas mayores, hospicios para pacientes ambulatorios y hospitalizados, asistencia social para niños y jóvenes, e instituciones educativas para personas necesitadas. Además de la sede central de la empresa en Waldbreitbach, en Renania-Palatinado, también cuenta con instalaciones en el sur de Renania del Norte-Westfalia, Renania-Palatinado y Sarre, con alrededor de 13 000 empleados. La gestión de hospitales e instalaciones en tres estados es una tarea crítica y difícil en sí misma. Huelga decir que la carga de trabajo de los empleados del Grupo Marienhaus, al igual que la de muchos otros hospitales e instituciones médicas, se ha incrementado considerablemente como consecuencia de todas las medidas necesarias y complejas adoptadas en respuesta a la pandemia de COVID-19. En esta historia de éxito, Andreas Tecklenburg, director general y director médico del Grupo Marienhaus, compartirá con nosotros cómo Zenkit Suite, como solución de colaboración, les ha ayudado a continuar con su gran labor, especialmente durante la pandemia de Covid-19.
Waldbreitbach,
Germany
approx. 13,000 empleados
Projects, To Do, Zenchat & Base
Gestión de proyectos y comunicación de proyectos
“Zenkit es la plataforma de colaboración en tiempo real que ayuda a todo el equipo a realizar un seguimiento de los recursos médicos en todo momento.”
Sin duda, la pandemia de Covid-19 ha afectado a miles de millones de vidas en todo el mundo desde finales de 2019. Todos los sectores se han visto afectados, incluidos los particulares, las empresas, las instituciones educativas y muchos otros. No obstante, todo el mundo estaría de acuerdo en que los más directamente afectados son los profesionales del sector médico y las poblaciones vulnerables. Por lo tanto, es fácil imaginar que el Grupo Marienhaus necesitaba encontrar una forma de adaptarse rápidamente a las nuevas políticas gubernamentales, al aumento de la demanda de asistencia médica y a una serie de otros nuevos retos.
Por ejemplo, para organizar todos los recursos médicos del Grupo Marienhaus, es fundamental que documenten la capacidad en términos de unidades de cuidados intensivos y salas normales en clínicas y centros para personas mayores. Por lo tanto, es necesario registrar diariamente el número exacto de unidades disponibles y poder actualizarlo fácilmente. Aquí es donde entra en juego Zenkit, que facilita enormemente la elaboración de informes diarios. Independientemente del hospital en el que trabaje cada gerente, pueden acceder a la herramienta in situ y documentar de manera eficiente el número exacto de unidades. Dicho esto, la implementación de Zenkit Base como plataforma de colaboración en tiempo real ha permitido a todo el equipo realizar un seguimiento de los recursos generales en todo momento, lo que les permite ajustar la asignación de pacientes en consecuencia.
Andreas Tecklenburg,
Director general y director médico jefe
La pandemia de COVID-19 ha afectado gravemente a todos los ámbitos de la sociedad y a la vida en general. Los hospitales alemanes se vieron especialmente afectados en las primeras oleadas, tanto en las salas normales como en las unidades de cuidados intensivos. Los hospitales del grupo Marienhaus tuvieron una carga superior a la media en algunos centros.
In order to have an exact overview of the available capacities in our intensive care units at all times, a tool was created with Zenkit Base, with which the respective site managers documented the capacities in normal wards and intensive care units by 9:00 am. This gave management an accurate overview of occupancy at all times.
At the end of 2021, the Marienhaus Group then participated in the general vaccination campaign with vaccination centers. Within a very short time, the Zenkit tool for recording Corona status was expanded to record vaccination activity. This enabled us to provide information on the number of vaccinated citizens in our hospitals at any time, both internally and for the public. In another project, we used Zenkit Base to track tasks and activities in the individual divisions of the group.
Al principio, el Grupo Marienhaus buscaba una herramienta que permitiera a los empleados colaborar eficazmente entre sí de forma remota, debido a que cuentan con varios hospitales e instalaciones repartidos por tres estados alemanes. Para ellos era fundamental que la herramienta fuera fácilmente accesible para los empleados y que estos pudieran empezar a utilizarla rápidamente. Finalmente, Zenkit Suite destacó no solo por su interfaz fácil de usar, sino también porque los diferentes productos de Zenkit Suite están ingeniosamente interconectados.
Se introdujeron varios productos de Zenkit Suite y se utilizaron a diario en el Grupo Marienhaus para fines específicos. Obviamente, utilizaron Zenkit Projects para la gestión de proyectos, Zenkit To Do para la gestión de tareas sencillas, Zenchat para la comunicación entre individuos y equipos, y Zenkit Base para el seguimiento de tareas y actividades. Según los comentarios del Sr. Tecklenburg, aprecian lo bien que se integra cada producto con los demás. Por ejemplo, el contenido de Zenkit Project se puede mapear instantáneamente utilizando Zenkit Base. A continuación, cada persona puede acceder y ver los datos en Base en función de sus necesidades y funciones. Esto permite a sus grandes equipos trabajar en un entorno sencillo e intuitivo sin que los usuarios noten ninguna transición o conexión entre las herramientas.
“Los productos de Zenkit Suite están interconectados de forma inteligente.”
En lo que respecta a la toma de decisiones, se señaló que la «agilidad» y la «dinámica» fueron las principales razones que les llevaron a decidirse por la solución Zenkit Suite en primer lugar. Mencionaron que Zenkit Projects, por ejemplo, ofrece una gran variedad de controles de proyectos, como una vista inteligente que muestra una visión general de las tareas pendientes en todos los proyectos y un campo para especificar el tiempo necesario (es decir, la carga de trabajo) de cada tarea. Además, les resulta útil que Zenkit ofrezca a cada usuario la libertad de diseñar fácilmente su propio espacio de trabajo adecuado o necesario, por ejemplo, aplicando diferentes vistas de la misma base de datos o utilizando la función de filtro sin que se muestre a todos los miembros de la colección. En general, concluyeron que trabajar con Zenkit y el equipo de asistencia técnica siempre fue sencillo y directo.
Para otras organizaciones que estén considerando utilizar Zenkit como su plataforma de colaboración y digitalización, el Sr. Tecklenburg compartió que, tras la introducción de la suite en el Grupo Marienhaus, observaron mejoras significativas en su equipo. Entre las ventajas se incluyen una mejor comunicación entre el equipo, una mayor transparencia entre los hospitales, un mayor compromiso de los empleados y la implementación exitosa de proyectos críticos. Además, su experiencia con Zenkit demuestra que redefinir los procesos y realizar un seguimiento de los recursos críticos de manera oportuna puede ser muy fácil. El Sr. Tecklenburg cree que cualquiera que desee mejorar la colaboración, ya sea en un equipo, en varios grupos de proyectos o simplemente entre empleados, puede hacerlo fácilmente con Zenkit.