Histoire à succès : Marienhaus
Zenkit soutient avec succès le groupe Marienhaus face à l’évolution de la situation dans le secteur médical dans le contexte de la pandémie de Covid-19.
Le groupe Marienhaus, fondé en 1863, est une entreprise sociale d’inspiration chrétienne. Il propose des services sociaux, notamment des hôpitaux et des établissements pour personnes âgées, des hospices ambulatoires et hospitaliers, des services d’aide à l’enfance et à la jeunesse, ainsi que des établissements d’enseignement pour les personnes dans le besoin. Outre son siège social à Waldbreitbach en Rhénanie-Palatinat, il exploite également des établissements dans le sud de la Rhénanie-du-Nord-Westphalie, en Rhénanie-Palatinat et en Sarre, et emploie environ 13 000 personnes. La gestion d’hôpitaux et d’établissements dans trois États est en soi une tâche cruciale et difficile. Il va sans dire que la charge de travail des employés du groupe Marienhaus, comme celle de nombreux autres hôpitaux et établissements médicaux, a considérablement augmenté en raison de toutes les mesures nécessaires et complexes prises en réponse à la pandémie de Covid-19. Dans cette success story, Andreas Tecklenburg, directeur général et directeur médical du groupe Marienhaus, nous explique comment la suite Zenkit, en tant que solution de collaboration, les a aidés à poursuivre leur excellent travail, en particulier pendant la pandémie de Covid-19.
Waldbreitbach,
Germany
environ 13 000 employés
Projects, To Do, Zenchat & Base
Gestion de projet et communication de projet
“Zenkit est une plateforme de collaboration en temps réel qui aide toute l’équipe à suivre en permanence les ressources médicales.”
Il ne fait aucun doute que la pandémie de Covid-19 a bouleversé la vie de millions de personnes à travers le monde depuis fin 2019. Tous les secteurs ont été touchés, sans exception : particuliers, entreprises, établissements d’enseignement, etc. Cependant, tout le monde s’accorde à dire que ce sont les professionnels de santé et les populations vulnérables qui ont été les plus directement affectés. Il est donc facile d’imaginer que le groupe Marienhaus a dû trouver un moyen de s’adapter rapidement aux nouvelles politiques gouvernementales, à la demande croissante d’assistance médicale et à une multitude d’autres nouveaux défis.
Par exemple, afin d’organiser toutes les ressources médicales du groupe Marienhaus, il est essentiel de documenter la capacité en termes d’unités de soins intensifs et d’unités de soins réguliers dans les cliniques et les établissements pour personnes âgées. Par conséquent, le nombre précis d’unités disponibles doit être enregistré quotidiennement et facilement mis à jour. C’est là que Zenkit entre en jeu, facilitant la création de rapports quotidiens. Quel que soit l’hôpital dans lequel travaille chaque responsable, il peut accéder à l’outil sur place et documenter efficacement le nombre exact d’unités. Cela dit, la mise en œuvre de Zenkit Base comme plateforme de collaboration en temps réel a permis à toute l’équipe de suivre à tout moment l’ensemble des ressources, ce qui lui permet d’ajuster la répartition des patients en conséquence.
Andreas Tecklenburg,
Directeur général et directeur médical en chef
La pandémie de Covid-19 a fortement affecté tous les secteurs de la société et la vie en général. Les hôpitaux allemands ont été particulièrement touchés lors des premières vagues, tant dans les services normaux que dans les unités de soins intensifs. Les hôpitaux du groupe Marienhaus ont été soumis à une charge supérieure à la moyenne sur certains sites.
In order to have an exact overview of the available capacities in our intensive care units at all times, a tool was created with Zenkit Base, with which the respective site managers documented the capacities in normal wards and intensive care units by 9:00 am. This gave management an accurate overview of occupancy at all times.
At the end of 2021, the Marienhaus Group then participated in the general vaccination campaign with vaccination centers. Within a very short time, the Zenkit tool for recording Corona status was expanded to record vaccination activity. This enabled us to provide information on the number of vaccinated citizens in our hospitals at any time, both internally and for the public. In another project, we used Zenkit Base to track tasks and activities in the individual divisions of the group.
Au départ, le groupe Marienhaus recherchait un outil permettant à ses employés de collaborer efficacement à distance, car ses différents hôpitaux et établissements sont répartis dans trois Länder allemands. Il était essentiel pour eux que cet outil soit facilement accessible aux employés et qu’ils puissent rapidement se familiariser avec son utilisation. Finalement, la suite Zenkit s’est démarquée, non seulement parce qu’elle dispose d’une interface facile à utiliser, mais aussi parce que les différents produits de la suite Zenkit sont intelligemment interconnectés.
Divers produits Zenkit Suite ont été introduits et utilisés quotidiennement au sein du groupe Marienhaus à des fins spécifiques. Ils ont bien sûr utilisé Zenkit Projects pour la gestion de projets, Zenkit To Do pour la gestion simple des tâches, Zenchat pour la communication entre les individus et les équipes, et Zenkit Base pour le suivi des tâches et des activités. D’après les commentaires de M. Tecklenburg, ils apprécient la façon dont chaque produit s’intègre aux autres. Par exemple, le contenu de Zenkit Project peut être instantanément cartographié à l’aide de Zenkit Base. Chaque individu peut alors accéder aux données dans Base et les consulter en fonction de ses besoins et de son rôle. Cela permet à leurs grandes équipes de travailler dans un environnement simple et intuitif sans que les utilisateurs ne remarquent les transitions ou les connexions entre les outils.
“Les produits de la suite Zenkit sont intelligemment interconnectés.”
En matière de prise de décision, l’« agilité » et la « dynamique » ont été mises en avant comme les principales raisons qui les ont poussés à choisir la solution Zenkit Suite. Ils ont notamment mentionné que Zenkit Projects offre une multitude d’outils de contrôle de projet, tels qu’une vue intelligente qui affiche un aperçu des tâches en cours pour tous les projets et un champ permettant de spécifier le temps nécessaire (c’est-à-dire la charge de travail) pour chaque tâche. En outre, ils trouvent utile que Zenkit donne à chaque utilisateur la liberté de concevoir facilement son propre espace de travail adapté ou requis, par exemple en appliquant différentes vues de la même base de données ou en utilisant la fonction de filtrage sans qu’elle soit affichée à tous les membres de la collection. Dans l’ensemble, ils ont conclu que travailler avec Zenkit et l’équipe d’assistance était toujours simple et direct.
À l’intention d’autres organisations qui envisagent d’utiliser Zenkit comme plateforme collaborative et de numérisation, M. Tecklenburg a déclaré qu’après l’introduction de la suite au sein du groupe Marienhaus, celui-ci avait constaté des améliorations significatives au sein de son équipe. Parmi les avantages, on peut citer une meilleure communication au sein de l’équipe, une transparence accrue entre les hôpitaux, un engagement accru des employés et la mise en œuvre réussie de projets critiques. De plus, leur expérience avec Zenkit démontre qu’il est très facile de redéfinir les processus et de suivre les ressources critiques en temps opportun ! M. Tecklenburg estime que toute personne souhaitant améliorer la collaboration, que ce soit au sein d’une équipe, de plusieurs groupes de projet ou simplement entre employés, peut le faire facilement avec Zenkit !