História de sucesso: HTW Berlin
A escola cria uma intranet fácil de administrar e melhora a colaboração em equipe com o Zenkit Base
A Universidade de Ciências Aplicadas (Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin – HTW Berlin) foi fundada em 1994 em Berlim. Atualmente, a organização conta com cerca de mil funcionários, dos quais 200 trabalham diariamente com os produtos da Zenkit Suite. Um deles é Ralf Weller, diretor de TI, que nos levará a conhecer mais a fundo o trabalho diário da HTW Berlin nesta história de sucesso do cliente.
Antes de começarmos, aqui está uma nota de Ralf sobre os produtos Zenkit e a equipe da Axonic:
“A equipe internacional da Axonic provou que é possível desenvolver um conjunto de produtos “Made in Germany” que atenda a todos os requisitos em termos de disponibilidade, conformidade com o GDPR (nova lei europeia de privacidade e segurança de dados), abertura para atualizações de desenvolvimento e que garanta grande parte da soberania digital para o cliente. O suporte é tão próximo do cliente porque a equipe da Axonic também usa seus próprios produtos e ferramentas.”
Se você deseja saber como o Zenkit Suite ajuda a HTW Berlin a colaborar, comunicar e gerenciar vários projetos com sucesso, você veio ao lugar certo!
Berlin, Germany
1,000
funcionários
1,5 anos usando Zenkit Projects, Base, To Do e Zenchat
Gerenciamento de projetos, Comunicação em equipe e Gerenciamento do conhecimento
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
“Zenkit Suite torna a colaboração interna e externa na HTW Berlin eficaz.”
Como chefe de TI da HTW Berlin, Ralf Weller pôde nos dar uma ideia de como é um fluxo de trabalho típico em seu departamento. A equipe técnica da HTW Berlin operava e mantinha a maioria dos sistemas técnicos do centro de computação, incluindo tecnologia de refrigeração, UPS/baterias, geradores de energia de emergência e um sistema de prevenção de incêndios, em colaboração com prestadores de serviços externos. Como esses trabalhos também têm um impacto significativo na operação do centro de dados interno, a equipe de TI trabalha em estreita colaboração com o centro de dados.
Provavelmente, todos já passaram pela dificuldade de trabalhar e colocar todos em sintonia, especialmente quando há um grande número de membros envolvidos. Vários produtos da Zenkit Suite, incluindo o Zenkit Projects e o Zenkit To Do, foram introduzidos para garantir uma comunicação eficaz entre todas as partes, coordenando compromissos e trabalhos de manutenção. O Zenkit Projects, por exemplo, é usado para planejar e gerenciar projetos, como a próxima substituição do sistema de prevenção de incêndios. Ao mesmo tempo, se desejado, pode-se simplesmente trabalhar a partir da lista do Zenkit To Do. O Zenkit Suite deu a cada membro da equipe a liberdade de trabalhar como achar melhor, com base em suas funções e necessidades.
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
Outro exemplo fornecido por Ralf foi o caso de uso do planejamento aprimorado de recursos. Usando o Zenkit, a HTW Berlin desenvolveu e mapeou um modelo de fases com sucesso, inicialmente no Zenkit Base e posteriormente conectado ao Zenkit Projects.
O modelo de fases descreve o processo de integração do projeto, que consiste na entrada do projeto, criação de esboços do projeto, verificação dos requisitos de recursos e priorização dos projetos em execução paralela. O planejamento concreto do projeto, como o planejamento de tempo e tarefas, só começa após a aprovação do projeto, que é a última etapa do processo. Em outras palavras, o Zenkit Suite permite que eles representem um processo completo de gerenciamento de projetos.
Este modelo permite não só o agrupamento de projetos de acordo com as áreas de negócio da universidade, mas também a visualização e o controlo da transformação digital de processos de negócio importantes. Atualmente, o modelo é desenvolvido ativamente e impulsionado pelos decisores (ou seja, o conselho de administração da universidade), pela gestão de TI e pela respetiva gestão de projetos durante a implementação.
“Zenkit Suite ajuda a HTW Berlin a construir um modelo de fases com processos completos de gerenciamento de projetos.”
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
“A implementação do Zenkit trouxe benefícios tanto para os indivíduos quanto para toda a equipe.”
Desde a implementação do Zenkit, há cerca de um ano e meio, Ralf e outros membros da HTW Berlin descobriram vários benefícios, tanto individuais quanto colaborativos. Em primeiro lugar, eles perceberam que a competência digital dos funcionários melhorou, pois eles têm a oportunidade de adquirir habilidades digitais através do uso das ferramentas do Zenkit que apoiam a colaboração. Além disso, Ralf destacou que o Zenkit Suite oferece um espaço de trabalho centralizado útil e poderoso para os processos cruciais de gerenciamento de projetos, o que promove clareza para a colaboração em equipe e evita a perda de dados ou falhas de comunicação de informações organizacionais vitais. Por exemplo, usando o Zenkit, eles puderam combinar agendas de vários projetos e o calendário central da HTW Berlin, permitindo que todos ficassem a par de todos os compromissos e marcos importantes. Enquanto isso, os documentos de todos os projetos e o wiki central da HTW Berlin foram bem organizados e mesclados, facilitando aos usuários encontrar todos os documentos relevantes quando e onde quer que trabalhem.
Por último, mas não menos importante, há a transparência e a adaptabilidade. É muito simples criar modelos de tomada de decisão com clareza, combinando uma ampla gama de informações de projetos e negócios do dia a dia, bem como exibi-los em diferentes visualizações com base nas necessidades no Zenkit. Ralf nos informou que a HTW Berlin pode realizar rapidamente avaliações ou simulações retrospectivas e prospectivas, gerando diferentes perspectivas ou visualizações em um único banco de dados.
Por fim, de acordo com Ralf, é possível gerar um alto nível de transparência usando ferramentas que são realmente simples e flexíveis. Na HTW Berlin, por exemplo, relatórios flexíveis são fornecidos a cada grupo de usuários, e é possível obter uma enorme transparência graças à capacidade do Zenkit de visualizar os mesmos dados com uma variedade de visualizações diferentes. Kanban, Mind Map, Tabela e Gráficos de Gantt são apenas algumas das muitas visualizações úteis e poderosas usadas na HTW Berlin.