Seus processos no Zenkit
Processos são os trilhos da sua empresa. Tudo o que acontece mais de uma vez é um processo, mensurável e com responsabilidades claras.
O que são processos e por que são importantes?
Processos são as rotinas repetíveis que determinam o dia a dia e a criação de valor em qualquer empresa. Ao contrário dos projetos, que geralmente são únicos, os processos se repetem constantemente – e é exatamente por isso que precisam ser representados de forma confiável.
Os processos consistem sempre em dois mundos:
- o mundo automatizado, no qual os sistemas processam dados ou executam ações de forma independente,
- e o mundo humano, no qual são tomadas decisões, avaliadas exceções e assumidas responsabilidades.
Mesmo que o grau de automação continue a avançar, a participação humana é e continua a ser decisiva: algumas etapas devem ser realizadas conscientemente por pessoas, por motivos técnicos, éticos ou legais. Por isso, os processos muitas vezes se estendem por dias, semanas ou até meses, com alternância entre humanos e máquinas.
Para representar esses processos de forma realista, Zenkit utiliza um mecanismo BPMN completo. Isso permite modelar, testar e otimizar continuamente os processos. Além disso, acompanhamos as empresas com nossa própria estrutura própria que garante que a modelagem seja prática e bem-sucedida.
BPMN: Um bom ponto de partida…
Muitos processos já são modelados com BPMN. Esse é um excelente ponto de partida, pois o BPMN te transporta de um processo vivenciado para um processo formalizado.
Com Zenkit, é possível dar o próximo passo: do modelo à implementação digital. Após a modelagem BPMN, segue-se a etapa de implementação, na qual seus processos realmente ocorrem, a equipe pode realizar suas tarefas e as informações fluem.
O Zenkit é o próximo passo no seu trabalho com BPMN. Você pode pegar modelos existentes e dar vida a eles ou modelar diretamente com Zenkit.
De fluxos de trabalho vividos a processos digitais reais:
- Processo vivido: é assim que as equipes trabalham hoje: os fluxos de trabalho existem, são compreendidos, mas raramente são totalmente documentados.
- Modelagem BPMN: os processos se tornam visíveis, compreensíveis e comparáveis. Surge uma linguagem comum para todos os envolvidos.
- Implementação no Zenkit: tarefas, fluxos de dados e decisões ocorrem automaticamente, o processo se torna, por assim dizer, um aplicativo.
Zenkit garante que seu processo realmente funcione, não apenas no papel.
O que torna os processos de Zenkit únicos?
Muitas ferramentas BPMN e de processos são poderosas, mas muitas vezes também complicadas, pois exigem conhecimento especializado.
Zenkit acaba com essa barreira:
- Simplicidade radical: interface intuitiva que até mesmo departamentos especializados podem entender e usar imediatamente.
- Teste em tempo real: os processos podem ser verificados imediatamente com o botão Iniciar/Parar. Os ajustes levam minutos, não semanas.
- Tudo em uma única plataforma: Zenkit é um sistema de banco de dados, gerenciamento de tarefas e mecanismo de processos, tudo em um!
- Poder empresarial: em segundo plano, funciona um motor BPMN completo, em conformidade com a indústria e escalável.
- Uma caixa de entrada para todos: tarefas de projeto + tarefas de processo lado a lado. Sem desvios, sem quebra de mídia.
Resumindo: Zenkit combina a facilidade das ferramentas de formulários e automação sem código com o poder de um verdadeiro mecanismo de processos.
A chave para a implementação
Papel e diagramas BPMN são pacientes, processos reais em andamento não são. Somente durante um processo real é possível identificar gargalos, problemas de comunicação ou erros. Assim, o kit de construção Zenkit também é um acelerador e uma ferramenta de brainstorming para transparência real e comunicação entre todos os envolvidos na implementação dos processos. Isso acontece por meio de:
- Iteração em tempo real: os processos podem ser verificados imediatamente por meio do botão Iniciar/Parar. Os ajustes levam minutos, não semanas.
- Princípio modular: os processos são construídos passo a passo e podem ser experimentados imediatamente.
- Tarefas de formulário: nossa receita secreta. Tarefas com formulários tornam os processos acessíveis e utilizáveis para todos.
- Integração na infraestrutura existente: o kit de construção contém uma variedade de conectores, para que você possa integrar os processos perfeitamente à sua infraestrutura existente.
A diferença em relação à gestão de projetos e tarefas
Enquanto os projetos tendem a ser iniciativas pontuais, os processos fazem parte da infraestrutura de uma empresa.
Quando os processos existem apenas na cabeça dos funcionários ou são controlados por listas de verificação, surge um risco: o conhecimento permanece invisível, difícil de transmitir e suscetível a erros.
Uma regra prática simples: tudo o que é feito mais de uma vez e agrega valor deve fazer parte de um processo.
No entanto, processos e projetos estão intimamente relacionados: no final, em ambos os mundos surgem tarefas que os funcionários precisam realizar. Para os departamentos especializados, não importa se uma tarefa vem de um projeto ou de um processo, eles simplesmente querem fazer seu trabalho. É por isso que Zenkit dá um passo decisivo: as tarefas do projeto e do processo aparecem em uma caixa de entrada comum. Isso cria clareza, foco e máxima aceitação entre os usuários.
Distinguida e recomendada como uma das melhores soluções do mercado
Como isso funciona na prática?
Gestão de processos não significa apenas modelagem, mas também prática vivida na empresa. Zenkit leva em consideração diferentes funções, desde o designer até o nível gerencial. Cada função recebe exatamente as ferramentas de que precisa, sem sobrecarregá-la.
Designer de processos
Designers de processos modelam os fluxos de trabalho no Process Canvas.
- Você define quais formulários serão utilizados, quais automações serão aplicadas e quais caminhos um processo pode seguir.
- Com o botão Iniciar/Parar, você testa os processos em tempo real.
- Processos podem ser preenchidos com bancos de dados e integrações antes de serem ativados.
Iniciador de processos
Muitos processos começam com um pedido ou uma solicitação. É aqui que entram em cena os iniciadores de processos.
- Na maioria das vezes, eles iniciam o processo por meio de um formulário.
- Podem ser solicitações internas (por exemplo, pedido de férias, integração) ou processos externos (por exemplo, solicitações de clientes ou cidadãos).
- Zenkit garante que os processos sejam iniciados imediatamente e que os departamentos certos sejam automaticamente envolvidos.
Departamento especializado (Usuários do Processo)
Departamentos especializados são aqueles que realmente executam os processos no dia a dia, muitas vezes sem saber que há um processo por trás disso.
- Você verá uma lista de tarefas que contém tanto tarefas de projeto quanto tarefas de processo.
- Tarefas de processo são tarefas normais que contêm um formulário adicional.
- Quando o formulário é preenchido, o processo continua automaticamente e é preenchido com as informações.
Supervisores (Controle e Monitoramento)
Os supervisores têm uma visão geral de todos os processos em andamento.
- Eles veem em que Estágio se encontra um processo.
- Eles verificam os procedimentos, intervêm em caso de problemas e garantem que as responsabilidades sejam cumpridas.
- Muitas vezes, supervisores combinam as funções de designer ou departamento especializado, mas mantêm deliberadamente a função de controle em vista.
Nível-C & Gestão
Para a alta administração, trata-se do Nível Quantitativo.
- Todos os KPIs e valores de medição importantes são agrupados em painéis.
- Assim, os executivos podem ver a eficiência dos processos, onde ocorrem gargalos e quais são os potenciais de otimização.
- Gestão de processos torna-se, assim, uma base relevante para a tomada de decisões pela administração da empresa.
Participantes externos
Nem todos os que fazem parte de um processo trabalham com o Zenkit. Para essa função, existem duas maneiras:
- Por e-mail: o processo envia automaticamente um e-mail com um link seguro para o formulário. Quando o formulário é preenchido, o processo continua com os novos dados.
- Por meio de um sistema externo: os funcionários ou parceiros que trabalham em outras ferramentas de gerenciamento de tarefas (por exemplo, MS Planner, Asana) recebem automaticamente suas tarefas do processo atribuídas a eles.
Veja por si mesmo como é fácil gerenciar processos com o Zenkit
A teoria é boa, mas a prática é melhor. Por isso, já publicamos vários vídeos em nosso canal do YouTube que mostram como é fácil modelar processos no Zenkit.
Um exemplo: em apenas alguns minutos, criamos juntos um processo completo de solicitação de férias, com formulários, etapas de aprovação e encaminhamento automático. Assim, você vê imediatamente como a gestão de processos funciona de forma clara, rápida e compreensível na prática.
Nossos vídeos oferecem uma visão direta de como o Zenkit faz a diferença: simplicidade radical na operação, com todo o poder empresarial em segundo plano.
Por que o Zenkit é a escolha certa para o gerenciamento de processos
Os processos são a base de qualquer empresa. Eles determinam se as operações funcionam de maneira tranquila, compreensível e eficiente ou se se perdem no caos de listas de tarefas e dependências.
Com o Zenkit, você toma uma decisão a favor de:
Clareza e Responsabilidade
Cada etapa é mensurável, cada processo tem uma instância responsável
Simplicidade para Todos os Envolvidos
Desde o departamento especializado até os parceiros externos e a administração
Potência Empresarial
Um mecanismo BPMN completo, em conformidade com o LGPD, integrado em um sistema de banco de dados potente
Rapidez e Flexibilidade
Iterações em minutos em vez de semanas, resultados imediatos com o botão Iniciar/Parar.
Aceitação no Dia a Dia
Tarefas de projetos e processos em uma caixa de entrada, perfeitamente integradas ao trabalho.
Zenkit torna a gestão de processos simples, compreensível e, ao mesmo tempo, preparada para o futuro. Assim, os processos não são apenas modelados, mas realmente vividos – e sua empresa ganha estabilidade, eficiência e a base para o crescimento.
Vamos construir juntos o seu primeiro processo no Zenkit – em horas, não em semanas.