Gestão de Processos Empresariais

A estratégia de longo prazo para analisar e melhorar processos

Business Process Management (BPM) é a estratégia de longo prazo para analisar e melhorar processos dentro de uma empresa para otimizar a eficiência, eficácia e desempenho geral da organização. Ela estuda, identifica, muda e monitora processos empresariais para garantir que estejam funcionando de forma ótima de acordo com o fluxo de trabalho da organização.

É uma atividade contínua que muitas vezes envolve a automatização de tarefas, mas nem sempre requer automação ou o uso de tecnologia. Em última análise, a gestão de processos empresariais é a institucionalização de melhores maneiras de realizar o trabalho, utilizando o método mais apropriado.

zenkit bpm checklist

Processos vs. Projetos

Então, o que é um processo? Um processo empresarial pode ser definido como um conjunto de atividades que ao serem repetidos ajudam a executar um objetivo organizacional específico. “Repetível” é o termo chave, e um processo empresarial é algo que uma organização faz regularmente, como a integração de novos funcionários ou envio de produtos.

Um processo não é um projeto ou uma tarefa. Um projeto é usualmente uma atividade única, como a criação de um site para um cliente ou planejar um evento. Mesmo que você acabe seguindo as mesmas etapas que seguiria em qualquer outro projeto, o resultado final é único e o projeto fechará uma vez que o produto tenha sido entregue. Uma tarefa é uma etapa específica envolvida em um projeto ou processo.

Gestão de processos empresariais, portanto, foca em melhorar a performance de sua empresa ao gerenciar processos empresariais: um “processo de otimização de processos”, se você preferir.

Benefícios do BPM

O objetivo da geração de processos empresariais (BPM) é permitir que uma organização obtenha uma melhor compreensão de um processo que ocorre dentro da organização, bem como analisá-los do início ao fim para realizar melhorias contínuas.

Os benefícios das melhorias contínuas de processos empresariais são diversos. Se bem executado, o BPM pode:

Melhorar o alinhamento de processos de acordo com as exigências dos clientes
Reduzir custos e desperdícios
Reduzir erros
Salvar tempo
Gerar melhores produtos ou serviços
Aumentar a transparência dos processos
Promover eficiência
Aumentar o potencial e a moral dos funcionários
Otimizar a coleta e aproveitamento de informações
Promover agilidade empresarial
Desenvolver uma cultura de inovação
E muito mais…

Atividades Envolvidas

Se você está constantemente analisando e tentando melhorar os processos comerciais, isso é BPM. Como envolve a constante avaliação e tomada de ações, os líderes organizacionais são obrigados a se concentrar em encontrar novas maneiras de otimizar processos à medida que a indústria avança e as tecnologias emergentes introduzem novas oportunidades para suportar ou automatizar diferentes partes dos processos. Existem definições mais formais de BPM, e muitas vezes um ‘ciclo de vida das atividades do gerenciamento de processos empresariais’ é definido como design, modelagem, execução, monitoramento e otimização.

Design

A primeira etapa envolve a análise dos processos existentes, identificando áreas de melhoria e o design dos processos de forma ideal.

Modelo

A modelagem considera como o processo empresarial teórico melhorado opera em diferentes cenários, introduzindo diversas variáveis. Também pode incluir a execução de uma "análise de variações hipotéticas".

Execução

Execução envolve a implementação do processo redesenhado e modelado de forma manual ou automática (processos manuais são orientados pela ação humana, enquanto processos automáticos são orientados por software). Neste estágio, são executadas melhorias, que incluem a padronização das regras empresariais e automatização.

Monitoramento

O processo é monitorado à medida que passa pelo fluxo de trabalho e são utilizadas métricas previamente determinadas para identificar o progresso, medir a eficiência e localizar os gargalos.

Otimização

Conforme processos são monitorados e analisados, a informação obtida é utilizada para identificar áreas de possíveis melhorias (então voltando à etapa um - Design).

Como utilizar Zenkit para BPM

A gestão de processos empresariais serve para melhorar processos. Há diferentes maneiras de fazer isso, sendo uma delas com Lean ou Six Sigma. Isso pode ser feito com softwares de gestão de processos empresariais (BPMS), que são usados para uma administração independente do BPM. Zenkit não é projetado diretamente como um BPMS, no entanto, todo fluxo de trabalho pode se apoiar nos seguintes pontos:

Mapeie processos

Crie modelos digitais de processos empresariais. Os modos de visualização Mapa Mental e Kanban são os mais adequados para isso. Se há uma representação visual, um processo pode ser analisado mais facilmente. Identifique quaisquer obstáculos que ocorram!

Colete Feedback

Com Zenkit Collections você é capaz de coletar feedbacks de todos os interessados ao longo de todo o processo. Não ignore nenhum detalhe enquanto projetando ou analisando processos!

Automatize processos repetitivos

A função do Zenkit de duplicar pode ser usada para criar modelos. A pessoa responsável é bem informada quanto às tarefas e etapas relevantes. Toda vez que um novo projeto ou processo começa, o procedimento é conhecimento de forma direta.