Historia de éxito: ¡AWO en Giessen!
La AWO de Giessen minimiza el tiempo dedicado a los proyectos con la ayuda de Zenkit.
La AWO de Giessen es miembro local de la organización sin fines de lucro Arbeiterwohlfart Bundesverband (AWO), registrada en Alemania. Ofrece servicios sociales y apoya a personas mayores y niños necesitados con compasión y atención.
Para garantizar flujos de trabajo perfectos para los eventos y proyectos actuales, la AWO de Giessen lleva más de dos años utilizando nuestra solución de gestión de proyectos Zenkit Base en sus equipos. Hoy, Roland Scheld, director del departamento de personas mayores y gestión de la innovación de la AWO de Giessen, nos contará cómo Zenkit ha ayudado a su empresa a optimizar los procesos y a apoyar su trabajo en favor de la sociedad.
Gießen,
Germany
480
empleados
2 años utilizando
Zenkit Base
Gestión de proyectos, gestión de tareas y base de datos relacional.
«Gestionar muchos proyectos complejos es muy fácil con las diversas vistas de datos de Zenkit»
La AWO de Giessen utiliza Zenkit principalmente para hacer frente al reto que supone gestionar muchos proyectos al mismo tiempo. Roland señala que Zenkit les ha ayudado a implementar los proyectos con mucho más éxito gracias a sus versátiles y útiles vistas de datos.
Para llevar a cabo sus proyectos, la AWO de Giessen ha creado muchas colecciones diferentes y útiles en Zenkit. Estas abarcan desde planes de proyectos, un directorio de miembros, un calendario de proyectos completo y documentos de proyectos, hasta archivos completos de documentos. Dentro de cada colección, pueden utilizar la vista adecuada para los datos que contiene.
Por ejemplo, dado que la vista wiki ofrece una estructura clara para la información y los datos que contiene, lo que permite a todos los miembros del equipo estar al día, la utilizan para sus planes de proyecto, así como en las colecciones para los temas del proyecto, ya que aquí se requiere una comprensión clara y profunda. La vista wiki refleja esto a la perfección. Por su parte, la vista de lista es más adecuada para su directorio de miembros y los datos y documentos del proyecto. La información que contiene no tiene que estar estructurada, por lo que los datos se pueden buscar y filtrar fácilmente. Sin olvidar que, para las tareas diarias y la gestión de proyectos, utilizan naturalmente la vista Kanban, que les permite visualizar fácilmente los datos y ver el progreso de cada tarea.
Para administrar y diferenciar la gran variedad de proyectos, bases de datos y wikis, la AWO de Giessen utiliza varias colecciones, cada una de las cuales se separa de las demás en espacios de trabajo temáticos específicos. Con la función de referencia, es posible vincular entre sí colecciones relacionadas.
Por ejemplo, vinculan su colección para el plan del proyecto con la colección para las tareas individuales del proyecto, de modo que siempre pueden realizar un seguimiento preciso de a qué parte del plan pertenece una tarea específica. De esta manera, pueden supervisar con precisión el progreso de cada proyecto sin sobrecargar su plan con tareas pequeñas y poco importantes.
La función de referencia en Zenkit es, por supuesto, solo una de las muchas herramientas útiles. La agregación de elementos referenciados en varias colecciones es otra función que AWO ha destacado especialmente. Para Roland, la interfaz intuitiva y fácil de usar también es muy útil, ya que le permite crear fácilmente las pequeñas bases de datos que necesita para llevar a cabo sus proyectos sin problemas.
«Lo que más nos llama la atención es la función de referencia, ya que nos permite vincular fácilmente diferentes colecciones entre sí»
«Con Zenkit podemos obtener rápidamente una visión general clara calculando automáticamente los datos numéricos»
Los empleados de AWO en Giessen registran directamente en Zenkit el tiempo que dedican a determinados proyectos. Con ayuda de las funciones de agregación y fórmulas de Zenkit, se calcula automáticamente el tiempo total dedicado a un proyecto, la distribución de horas por empleado, las horas por tarea y mucho más. Esto significa que los gerentes pueden obtener una visión general rápida de estas cifras sin tener que calcularlas manualmente. Además, no se necesita ningún software de informes externo.
Gracias a la claridad de estas funciones, los gerentes de proyectos de AWO en Giessen pueden realizar un seguimiento de sus proyectos y planificar y reasignar los recursos de manera más eficiente.
Al final, Roland llegó a la conclusión de que el uso de Zenkit reduce tanto el tiempo previsto como el tiempo real de proyectos completos. Atribuyó este logro a Zenkit, ya que aporta claridad y simplicidad a cada fase de la gestión de proyectos. Esto incluye la supervisión y mejora de los procesos, así como la reducción del tiempo dedicado a la planificación, ejecución, supervisión y revisión hasta la finalización definitiva de los proyectos. Con sus potentes funciones y su facilidad de uso, AWO en Giessen consideró que Zenkit era la herramienta ideal para mejorar la eficiencia en el trabajo y poder trabajar de forma productiva.
«Con Zenkit mejoramos la gestión del tiempo de nuestro equipo»
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