Une réussite : l’AWO à Giessen !
L’AWO de Giessen réduit le temps consacré à ses projets grâce à Zenkit.
L’AWO de Giessen est un membre local de l’organisation à but non lucratif Arbeiterwohlfart Bundesverband (AWO) enregistrée en Allemagne. Elle propose des services sociaux et soutient les personnes âgées et les enfants dans le besoin avec compassion et bienveillance.
Afin de garantir des processus de travail parfaits pour les événements et projets actuels, l’AWO de Giessen utilise notre solution de gestion de projet Zenkit Base depuis plus de deux ans au sein de ses équipes. Aujourd’hui, Roland Scheld, responsable du département Seniors et Gestion de l’innovation chez AWO Giessen, va nous expliquer comment Zenkit a aidé son entreprise à optimiser ses processus et à soutenir son travail pour la société.
Gießen,
Germany
480
employés
2 ans d’utilisation de
Zenkit Base
Gestion de projet, gestion des tâches et base de données relationnelle
“Gérer de nombreux projets complexes est très simple grâce aux multiples affichages de données de Zenkit.”
L’AWO de Giessen utilise principalement Zenkit pour relever le défi que représente la gestion simultanée de nombreux projets. Roland souligne que Zenkit, grâce à ses vues de données variées et utiles, les a aidés à mener à bien leurs projets avec beaucoup plus de succès.
Pour mener à bien ses projets, l’AWO de Giessen a créé de nombreuses collections différentes et utiles dans Zenkit. Celles-ci vont des plans de projet, d’un répertoire des membres, d’un calendrier complet des projets et de documents de projet, jusqu’à des archives complètes pour les documents. Au sein de chaque collection, ils sont en mesure d’utiliser la vue appropriée pour les données contenues.
Par exemple, comme la vue Wiki offre une structure claire pour les informations et les données qu’elle contient, permettant ainsi à chaque membre de l’équipe d’être à jour, ils utilisent cette vue pour leurs plans de projet, ainsi que dans les collections pour les thèmes du projet, car une compréhension claire et approfondie est nécessaire ici. La vue Wiki reflète parfaitement cela. En revanche, la vue Liste est plus adaptée à leur répertoire de membres et aux données et documents du projet. Les informations qu’elle contient n’ont pas besoin d’être structurées, ce qui permet de rechercher et de filtrer facilement les données. Sans oublier : pour les tâches quotidiennes et la gestion de projet, ils utilisent bien sûr la vue Kanban, qui leur permet de visualiser facilement les données et de suivre la progression des différentes tâches.
Afin de gérer et de différencier la multitude de projets, bases de données et wikis, l’AWO de Giessen utilise plusieurs collections, qui sont séparées les unes des autres dans des espaces de travail thématiques. La fonction de référence permet ensuite de relier entre elles des collections connexes.
Par exemple, ils relient leur collection pour le plan du projet à la collection pour les différentes tâches du projet, afin de pouvoir toujours suivre précisément à quelle partie du plan appartient une tâche spécifique. De cette manière, ils sont en mesure de surveiller très précisément l’avancement de chaque projet sans surcharger leur plan avec des tâches mineures et peu importantes.
La fonction de référence dans Zenkit n’est bien sûr qu’un des nombreux outils utiles. L’agrégation d’éléments référencés dans plusieurs collections est également une fonction que l’AWO a spécialement mentionnée. Pour Roland, l’interface utilisateur intuitive et conviviale est également utile, car elle leur permet de créer facilement les petites bases de données dont ils ont besoin pour mettre en œuvre leurs projets sans aucun problème.
“La fonction de référence est celle qui nous semble la plus intéressante, car elle nous permet de relier très facilement différentes collections entre elles.”
“Avec Zenkit, nous pouvons rapidement obtenir une vue d’ensemble claire en calculant automatiquement les données numériques.”
Les employés de l’AWO à Giessen enregistrent directement dans Zenkit le temps qu’ils ont consacré à certains projets. Grâce aux fonctions d’agrégation et de formule de Zenkit, le temps total consacré à un projet, la répartition des heures par employé, les heures par tâche et bien d’autres informations sont calculées automatiquement. Cela signifie que les responsables peuvent obtenir un aperçu rapide de ces chiffres sans avoir à les calculer manuellement. De plus, aucun logiciel de reporting externe n’est nécessaire.
Grâce à la clarté de ces fonctions, les chefs de projet de l’AWO à Giessen peuvent suivre leurs projets et planifier et réaffecter leurs ressources plus efficacement.
Vers la fin, Roland a conclu que l’utilisation de Zenkit permettait de réduire à la fois le temps prévu et le temps réel pour l’ensemble des projets. Il a attribué cette réussite à Zenkit, car Zenkit apporte clarté et simplicité à chaque étape de la gestion de projet. Cela comprend le suivi et l’amélioration des processus, ainsi que la réduction du temps consacré à la planification, à l’exécution, au suivi et à la révision jusqu’à l’achèvement final des projets. Grâce à ses fonctionnalités puissantes mais faciles à utiliser, l’AWO de Giessen a trouvé en Zenkit l’outil idéal pour améliorer l’efficacité du travail et être productif !
“Avec Zenkit, nous améliorons la gestion du temps de notre équipe.”
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