成功事例：HTW Berlin
同校はZenkit Baseを活用し、管理しやすいイントラネットを構築し、チームコラボレーションを改善しました
応用科学大学（ベルリン工科大学・経済大学 – HTW Berlin）は1994年にベルリンで設立されました。現在、同組織には約1,000名の従業員が在籍し、そのうち200名が日々Zenkit Suite製品を密接に活用しています。その一人であるIT部門責任者ラルフ・ウェラー氏が、本カスタマーサクセスストーリーにおいてHTW Berlinの日常業務を深くご紹介くださいます。
本編に先立ち、ラルフ氏からZenkit製品とAxonikチームについて寄せられたコメントをご紹介します：
「Axonikの国際的なチームは、『Made in Germany』の製品スイートが、可用性、GDPR（欧州の新データプライバシー・セキュリティ法）準拠性、開発更新への開放性といったあらゆる要件を満たし、顧客のデジタル主権の大部分を保証できることを実証しました。サポートが顧客に寄り添えるのは、Axonikチーム自らが自社製品とツールを活用しているからです。」
ゼンキットスイートがHTWベルリンの共同作業・コミュニケーション・複数プロジェクト管理をいかに成功に導いているか、ぜひご覧ください！
Berlin, Germany
1,000
従業員
1年半にわたり、Zenkitのプロジェクト、ベース、To Do、Zenchatを利用しています
プロジェクト管理、チームコミュニケーション、ナレッジマネジメント
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
「Zenkit Suiteは、HTW Berlinにおける社内外のコラボレーションを効果的にします。」
ベルリン工科大学のIT部門責任者であるラルフ・ウェラー氏は、同部門における典型的な業務フローについて概略を説明してくれた。HTWベルリンの技術チームは、外部サービスプロバイダーと連携し、冷却技術、UPS/バッテリー、非常用発電機、防火システムなど、コンピューティングセンターの大半の技術システムの運用・保守を担当している。これらの作業は内部データセンターの運用にも重大な影響を与えるため、ITチームはデータセンターとも緊密に連携している。
多くのメンバーが関わる場合、業務を進めつつ全員の認識を統一する難しさを誰もが経験したことがあるでしょう。Zenkit ProjectsやZenkit To Doを含む複数のZenkit Suite製品は、予定調整や保守作業を連携させながら関係者間の効果的なコミュニケーションを確保するために導入されました。例えばZenkit Projectsは、今後の防火システム更新といったプロジェクトの計画・管理に活用されています。同時に、必要に応じてZenkit To Doリストから直接作業を進めることも可能です。Zenkit Suiteは、各チームメンバーが自身の役割やニーズに応じて、自由に働き方を調整できる環境を提供しています。
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
ラルフが提示した別の事例は、リソース計画の改善というユースケースである。HTWベルリンはZenkitを活用し、フェーズモデルの開発とマッピングを成功裏に実施した。当初はZenkit Baseで構築し、後にZenkit Projectsと連携させた。
フェーズモデルは、プロジェクトのオンボーディングプロセスを説明しており、プロジェクトの登録、プロジェクト概要の作成、リソース要件の確認、並行して実行されるプロジェクトの優先順位付けで構成されています。具体的なプロジェクト計画（時間やタスクの計画など）は、最終プロセスステップであるプロジェクト承認後にのみ開始されます。つまり、Zenkit Suiteは完全なプロジェクト管理プロセスを描画することを可能にします。
このモデルは、大学の事業分野に基づくプロジェクトのクラスタリングを可能にするだけでなく、重要な業務プロセスのデジタル変革の可視化と管理を実現します。現在、このモデルは意思決定者（すなわち大学運営委員会）、IT管理部門、および実施段階における各プロジェクト管理チームによって積極的に開発・推進されています。
「Zenkit Suiteは、HTW Berlinが完全なプロジェクト管理プロセスを備えたフェーズモデルを構築するのに役立ちます。」
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
「Zenkitの導入は、個人とチーム全体の双方にメリットをもたらしました。」
約1年半前にZenkitを導入して以来、ラルフをはじめとするHTWベルリンのメンバーは、個人レベルでも共同作業レベルでも様々なメリットを実感しています。まず第一に、コラボレーションを支援するZenkitツールの使用を通じてデジタルスキルを習得する機会が得られるため、従業員のデジタル能力が向上したことが明らかになりました。さらにラルフは、Zenkit Suiteが重要なプロジェクト管理プロセス向けに有用かつ強力な一元化されたワークスペースを提供し、チームコラボレーションの明確化を促進するとともに、組織にとって重要な情報のデータ損失や伝達ミスを防止すると指摘しました。例えばZenkitを活用することで、様々なプロジェクトのスケジュールとHTWベルリンの中央カレンダーを統合でき、全員が全ての予定やマイルストーンを把握できるようになりました。一方、全プロジェクトの文書と中央HTW Berlinウィキは適切に整理・統合され、ユーザーが作業場所や時間を問わず関連文書を容易に検索できるようになりました。
最後に、透明性と適応性があります。プロジェクトや日常業務から得られる多様な情報を統合し、Zenkit内で必要に応じて異なるビューで表示することで、明確な意思決定テンプレートを非常に簡単に作成できます。ラルフ氏によれば、HTWベルリンでは単一データベース内で異なる視点やビューを生成することで、過去を振り返る評価と将来を見据えた評価・シミュレーションの両方を迅速に実行できるとのことです。
最後に、ラルフによれば、実際にはシンプルで柔軟なツールを使用することで高い透明性を実現できるという。例えばベルリン工科大学（HTW Berlin）では、各ユーザーグループに柔軟なレポートが提供されており、Zenkitが同じデータを様々なビューで表示できる機能のおかげで、非常に高い透明性が達成されている。カンバン、マインドマップ、表、ガントチャートは、HTW Berlinで使用されている数多くの有用で強力なビューのほんの一例に過ぎない。