Zenkit Flow でのプロセス
プロセスは、企業のレールのようなものです。2回以上行われることはすべてプロセスであり、測定可能で、明確な責任が伴います。
プロセスとは何であり、なぜ重要なのでしょうか？
プロセスとは、あらゆる企業の日常業務と付加価値の創出を決定づける、繰り返し可能な一連の作業です。通常、1回限りのプロジェクトとは異なり、プロセスは常に繰り返されます。そのため、プロセスは確実に再現されなければなりません。
プロセスは常に2つの要素で構成されています。
- 自動化された世界では、システムが自律的にデータを処理したり、アクションを実行したりします。
- 一方、人間の世界では、意思決定が行われ、例外が評価され、責任が負われます。
自動化の程度がますます進んでいるとはいえ、人間の関与は依然として決定的に重要です。専門的な知識、倫理的または法的理由から、一部のステップは意図的に人間が担当しなければなりません。そのため、プロセスは数日、数週間、場合によっては数か月にもわたって進行し、人間と機械が交互に作業を行います。
このようなプロセスを現実的に再現するため、Zenkit Flow は本格的な BPMN エンジンを採用しています。これにより、プロセスのモデリング、試行、継続的な最適化が可能になります。また、当社は独自のフレームワークにより、実践的かつ成功するモデリングを確実に実現し、企業をサポートしています。
BPMN：良い出発点…
多くのプロセスはすでに BPMN でモデル化されています。これは素晴らしい出発点です。BPMN は、実践されているプロセスを正式なプロセスへと変えます。
Zenkit Flow を使用すると、次のステップ、つまりモデルからデジタル実装へと進むことができます。BPMN モデリングの後には、プロセスが実際に実行され、チームがタスクを完了し、情報が流れる実装ステップが続きます。
Zenkit Flow は、BPMN 作業の次のステップとしてご利用いただけます。既存のモデルを引き継いで実現することも、Zenkit Flow で直接モデリングすることも可能です。
実践されている手順から、真にデジタル化されたプロセスへ：
- 実践的なプロセス：今日のチームの働き方：プロセスは存在し、理解されていますが、完全に文書化されていることはほとんどありません。
- BPMN モデリング：プロセスが可視化され、理解しやすく、比較可能になります。関係者全員に共通の言語が生まれます。
- Zenkit の導入：タスク、データフロー、意思決定が自動的に実行され、プロセスは、いわばアプリになります。
Zenkit Flow は、プロセスが紙の上だけでなく、実際に機能することを保証します。
Zenkit Flow のユニークな点
多くの BPMN およびプロセスツールは強力ですが、多くの場合複雑であり、専門知識を必要とします。
Zenkit Flow は、この障壁を取り払います。
- 徹底したシンプルさ：専門部門でもすぐに理解して使用できる直感的なインターフェース。
- リアルタイムでのテスト：プロセスは、スタート/ストップで即座に確認できます。調整には数週間ではなく、数分しかかかりません。
- すべてを 1 つのプラットフォームで：Zenkit Flow は、データベースシステム、タスク管理、プロセスエンジンを 1 つにまとめたものです。
- エンタープライズレベルのパワー：業界標準に準拠し、拡張性のある本格的な BPMN エンジンがバックグラウンドで動作します。
- すべての人用の受信トレイ：プロジェクトタスクとプロセスタスクが並んでいます。回り道も、メディアの断絶もありません。
つまり、Zenkit Flow は、ノーコードのフォームおよび自動化ツールの簡便さと、真のプロセスエンジンのパワーを融合したものです。
実装の鍵
紙やBPMN図は忍耐強いですが、実際に進行するプロセスはそうではありません。実際のプロセスが実行されて初めて、ボトルネック、コミュニケーションの問題、エラーが明らかになります。したがって、Zenkit Flow ビルディングブロックは、プロセスの実装において、関係者全員の真の透明性とコミュニケーションを実現する、アクセラレータおよびブレインストーミングツールでもあります。これは、以下の方法によって実現されます。
- リアルタイムの反復：プロセスは、スタート/ストップによって即座に確認できます。調整には数週間ではなく、数分しかかかりません。
- ビルディングブロックの原則：プロセスは段階的に構築され、すぐに体験することができます。
- フォームタスク：当社の秘密のレシピです。フォームを使用したタスクにより、プロセスは誰もがアクセスし、利用できるようになります。
- 既存のインフラストラクチャへの組み込み：ビルディングブロックには多数のコネクタが用意されているため、プロセスを既存のインフラストラクチャにシームレスに統合することができます。
プロジェクトおよびタスク管理との違い
プロジェクトはどちらかといえば一回限りの取り組みであるのに対し、プロセスは企業のインフラの一部となります。
プロセスが従業員の頭の中だけに存在したり、チェックリストで管理されたりすると、リスクが生じます。知識は目に見えず、伝達しづらく、ミスが発生しやすくなるのです。
簡単な経験則として、2 回以上行われ、付加価値を生み出すものはすべてプロセスに属すると考えてください。
とはいえ、プロセスとプロジェクトは密接に関連しています。結局、どちらの世界でも、従業員が遂行しなければならないタスクが発生します。専門部門にとっては、タスクがプロジェクトから生じたものか、プロセスから生じたものかは重要ではありません。彼らは単に自分の仕事を遂行したいだけなのです。そのため、Zenkit Flow は決定的な一歩を踏み出しました。プロジェクトタスクとプロセスタスクは、共通の受信トレイに表示されます。これにより、明確性、集中力、ユーザーによる最大限の受容性が実現されます。
市場で最高のソリューションのひとつとして評価され、推奨されています。
実際にはどのように機能するのでしょうか？
プロセス管理とは、モデリングだけでなく、企業における実践も意味します。Zenkit Flow は、デザイナーから経営陣まで、さまざまな役割を考慮しています。各役割は、負担になり過ぎることなく、必要なツールを正確に提供されます。
プロセスデザイナー
プロセスデザイナーは、プロセスキャンバスでプロセスをモデル化します。
- どのフォームを使用するか、どの自動化機能を採用するか、プロセスがどのような経路をたどるかを決定します。
- スタート/ストップボタンを使用して、プロセスをリアルタイムでテストします。
- プロセスは、データベースや統合機能で強化してから、公開することができます。
プロセススターター
多くのプロセスは、申請や入力から始まります。ここでプロセススターターが活躍します。
- ほとんどの場合、フォームを使ってプロセスを開始します。
- それは、社内申請（休暇申請、入社手続きなど）や社外手続き（顧客や市民からの問い合わせなど）の場合があります。
- Zenkit Flow は、プロセスが即座に開始され、適切な部門が自動的に関与するよう保証します。
専門部門（プロセスユーザー）
専門部門は、日常業務で実際にプロセスを実行する部門であり、多くの場合、その背後にプロセスが実行されていることを認識していません。
- 彼らは、プロジェクトタスクとプロセスタスクの両方を含むタスクリストを見るだけです。
- プロセスタスクは、フォームが追加された通常のタスクです。
- フォームに入力すると、プロセスは自動的に進行し、その情報が追加されます。
スーパーバイザー（管理・監視）
スーパーバイザーは、進行中のすべてのプロセスを把握しています。
- プロセスの進行状況を確認し、
- プロセスを検証し、問題が発生した場合は介入し、責任が確実に果たされるようにします。
- 多くの場合、スーパーバイザーはデザイナーや専門部門の役割も兼ねていますが、管理機能を意識的に重視しています。
Cレベル＆経営陣
トップマネジメントにとっては、定量的なレベルが重要です。
- すべての重要なKPIと測定値は、ダッシュボードにまとめられます。
- これにより、経営陣はプロセスの効率性、ボトルネックの発生箇所、最適化の可能性を把握することができます。
- これにより、プロセス管理は、企業経営における意思決定の重要な基盤となります。
外部関係者
プロセスに関わっている全員が Zenkit Flow を使用しているわけではありません。この役割には 2 つの方法があります。
- E メール：プロセスは、安全なフォームリンクが記載された E メールを自動的に送信します。フォームに入力すると、プロセスは新しいデータで続行されます。
- 外部システム経由：他のタスク管理ツール（MS Planner、Asana など）を使用している従業員やパートナーには、そのツールでプロセスのタスクが自動的に割り当てられます。
Zenkit Flow によるプロセス管理がいかに簡単か、ぜひご自身の目で確かめてみてください。
理論も重要ですが、実践はさらに重要です。そのため、YouTube チャンネルでは、Zenkit Flow でプロセスをいかに簡単にモデル化できるかを紹介する動画を多数公開しています。
その一例をご紹介します。わずか数分で、フォーム、承認ステップ、自動転送機能を備えた、休暇申請プロセス全体を一緒に構築します。これにより、プロセス管理が実際にいかに明確、迅速、かつ理解しやすいか、すぐに理解できるでしょう。
当社のビデオでは、Zenkit Flow がどのように違いを生み出すかを直接ご覧いただけます。操作は驚くほどシンプルでありながら、バックグラウンドではエンタープライズレベルの強力な機能を発揮します。
Zenkit Flow がプロセス管理に最適な理由
プロセスは、あらゆる企業の基盤です。プロセスは、業務が円滑に、追跡可能かつ効率的に機能するか、あるいはタスクリストや依存関係による混乱の中で行き詰まるかを決定します。
Zenkit Flow を選択することで、以下のメリットを得ることができます。
透明性と責任
すべてのステップは測定可能であり、すべてのプロセスには責任ある機関があります。
関係者全員にとってのシンプルさ
専門部門から外部パートナー、経営陣まで
エンタープライズレベルの機能
完全な BPMN エンジン、GDPR 準拠、高性能データベースシステムに統合
スピードと柔軟性
数週間ではなく数分で反復作業が可能、スタート/ストップボタンで即座に結果を確認。
日常での受け入れ
プロジェクトやプロセスのタスクを、仕事にシームレスに統合した受信トレイにまとめて管理。
Zenkit Flow は、プロセス管理をシンプルでわかりやすく、かつ将来を見据えたものにします。これにより、プロセスはモデル化されるだけでなく、実際に実践されるようになり、企業は安定性、効率性、そして成長の基盤を獲得することができます。
Zenkit Flow で最初のプロセスを一緒に構築しましょう。数週間ではなく、数時間で完了します。