성공 사례: HTW 베를린
학교는 Zenkit Base를 통해 관리하기 쉬운 인트라넷을 구축하고 팀 협업을 개선합니다
베를린 응용과학대학(Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin – HTW Berlin)은 1994년 베를린에서 설립되었습니다. 현재 이 기관에는 약 천 명의 직원이 근무하며, 그중 200명은 매일 Zenkit Suite 제품과 긴밀히 협력하고 있습니다. 그중 한 명인 IT 책임자 랄프 웰러(Ralf Weller)가 이번 고객 성공 사례에서 HTW Berlin의 일상 업무를 더 깊이 소개해 줄 것입니다.
시작하기 전에, 랄프가 Zenkit 제품과 Axonic 팀에 대해 전하는 메시지입니다:
액소닉의 국제 팀은 가용성, GDPR(유럽의 새로운 데이터 개인정보 보호 및 보안 법률) 준수, 개발 업데이트에 대한 개방성 측면에서 모든 요구 사항을 충족하고 고객의 디지털 주권 상당 부분을 보장하는 ‘독일산’ 제품군을 개발할 수 있음을 입증했습니다. 액소닉 팀이 자체 제품과 도구를 사용하기 때문에 고객 지원이 매우 신속하게 이루어집니다.
Zenkit Suite가 HTW Berlin이 어떻게 성공적으로 협업하고 소통하며 여러 프로젝트를 관리하는지 알고 싶으시다면, 바로 이곳이 답입니다!
Berlin, Germany
1,000
직원들
젠킷 프로젝트, 베이스, 할 일, 젠챗을 사용한 지 1년 반
프로젝트 관리, 팀 커뮤니케이션 및 지식 관리
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
“젠킷 제품군은 HTW 베를린의 내부 및 외부 협업을 효과적으로 만듭니다.”
베를린 공과대학교(HTW Berlin) IT 부서장인 랄프 벨러(Ralf Weller)는 해당 부서의 일반적인 업무 흐름을 소개해 주었습니다. HTW 베를린 기술팀은 외부 서비스 제공업체와 협력하여 냉각 기술, 무정전 전원 공급 장치(UPS)/배터리, 비상 발전기, 화재 예방 시스템을 포함한 컴퓨팅 센터의 대부분의 기술 시스템을 운영 및 유지 관리했습니다. 이러한 작업은 내부 데이터 센터 운영에도 상당한 영향을 미치기 때문에 IT 팀은 데이터 센터와도 긴밀히 협력합니다.
많은 구성원이 참여하는 상황에서 업무를 수행하고 모든 구성원이 동일한 정보를 공유하는 데 어려움을 겪어본 경험이 있을 것입니다. Zenkit Projects와 Zenkit To Do를 비롯한 여러 Zenkit Suite 제품은 일정 조정 및 유지보수 작업을 진행하면서 모든 관계자 간의 효과적인 의사소통을 보장하기 위해 도입되었습니다. 예를 들어, Zenkit Projects는 향후 예정된 방화 시스템 교체와 같은 프로젝트를 계획하고 관리하는 데 사용됩니다. 동시에 필요에 따라 Zenkit To Do 목록에서만 작업할 수도 있습니다. Zenkit Suite는 각 팀원이 자신의 역할과 필요에 따라 적합하다고 생각하는 방식으로 작업할 수 있는 자유를 부여했습니다.
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
랄프가 제시한 또 다른 사례는 개선된 자원 계획의 활용 사례입니다. HTW 베를린은 Zenkit을 활용해 단계별 모델을 성공적으로 개발하고 매핑했으며, 초기에는 Zenkit Base에서 진행한 후 Zenkit Projects와 연결했습니다.
단계 모델은 프로젝트 진입, 프로젝트 개요 작성, 자원 요구 사항 검증, 병렬 실행 프로젝트의 우선순위 지정으로 구성된 프로젝트 프로세스 온보딩을 설명합니다. 시간 및 작업 계획과 같은 구체적인 프로젝트 계획은 마지막 프로세스 단계인 프로젝트 승인 후에만 시작됩니다. 즉, Zenkit Suite를 통해 완전한 프로젝트 관리 프로세스를 구현할 수 있습니다.
이 모델은 대학의 사업 영역에 따른 프로젝트 클러스터링뿐만 아니라 주요 업무 프로세스의 디지털 전환을 시각화하고 관리할 수 있도록 합니다. 현재 이 모델은 의사 결정권자(즉, 대학 경영진), IT 관리팀, 그리고 실행 단계에서의 해당 프로젝트 관리팀에 의해 적극적으로 개발 및 추진되고 있습니다.
젠킷 제품군은 HTW 베를린이 완벽한 프로젝트 관리 프로세스를 갖춘 단계별 모델을 구축하는 데 도움을 줍니다.
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
젠킷의 도입은 개인과 팀 전체 모두에게 혜택을 가져왔습니다.
약 1년 반 전 Zenkit 도입 이후, 베를린 HTW의 랄프와 다른 구성원들은 개인적 및 협업적 측면에서 다양한 이점을 발견했습니다. 무엇보다도 직원들이 협업을 지원하는 Zenkit 도구를 활용하며 디지털 역량을 습득할 기회를 얻음으로써 직원들의 디지털 역량이 향상되었음을 깨달았습니다. 또한 랄프는 Zenkit Suite가 핵심 프로젝트 관리 프로세스를 위한 유용하고 강력한 중앙 집중식 작업 공간을 제공함으로써 팀 협업의 명확성을 높이고 중요한 조직 정보의 데이터 손실이나 오해의 소지를 방지한다고 지적했습니다. 예를 들어 Zenkit을 사용하면 다양한 프로젝트 일정과 HTW 베를린 중앙 일정을 통합하여 모든 구성원이 모든 약속과 주요 일정을 파악할 수 있게 되었습니다. 한편, 모든 프로젝트 문서와 중앙 HTW Berlin 위키가 체계적으로 통합되어 사용자가 언제 어디서 작업하든 관련 문서를 쉽게 찾을 수 있게 되었습니다.
마지막으로 중요한 것은 투명성과 적응성입니다. 프로젝트와 일상 업무에서 얻은 다양한 정보를 결합하여 명확한 의사 결정 템플릿을 생성하고, Zenkit 내에서 필요에 따라 다양한 뷰로 표시하는 것은 매우 간단합니다. 랄프는 HTW 베를린이 단일 데이터베이스 내에서 다양한 관점이나 뷰를 생성함으로써 회고적 평가와 전망적 평가 또는 시뮬레이션을 신속하게 수행할 수 있다고 알려주었습니다.
마지막으로, 랄프에 따르면 실제로 간단하고 유연한 도구를 사용함으로써 높은 수준의 투명성을 확보할 수 있습니다. 예를 들어 베를린 HTW에서는 각 사용자 그룹에 유연한 보고서를 제공하며, Zenkit의 다양한 뷰로 동일한 데이터를 확인할 수 있는 기능 덕분에 엄청난 투명성을 달성할 수 있습니다. 칸반, 마인드맵, 테이블, 간트 차트는 베를린 HTW에서 활용되는 수많은 유용하고 강력한 뷰 중 일부에 불과합니다.