История успеха: AWO в Гисене!
AWO в Гисене минимизирует затраты времени на проекты с помощью Zenkit
AWO в Гисене является местным членом зарегистрированной в Германии некоммерческой организации Arbeiterwohlfart Bundesverband (AWO). Они предоставляют социальные услуги и оказывают поддержку нуждающимся пожилым людям и детям, проявляя сострадание и заботу.
Чтобы обеспечить безупречный рабочий процесс при реализации текущих мероприятий и проектов, организация AWO в Гисене уже более двух лет использует в своих командах наше решение для управления проектами Zenkit Base. Сегодня Роланд Шельд, руководитель отдела по работе с пожилыми людьми и управлению инновациями в AWO Гисен, расскажет, как Zenkit помог их компании оптимизировать процессы и поддержал их работу на благо общества.
Gießen,
Germany
480
сотрудники
2 года использования
Zenkit Base
Управление проектами, управление задачами и реляционная база данных
«Управлять множеством сложных проектов очень просто с помощью разнообразных представлений данных Zenkit»
AWO в Гисене использует Zenkit в основном для того, чтобы справиться с задачей одновременного управления множеством проектов. Роланд отмечает, что Zenkit с его разнообразными и полезными представлениями данных помог им значительно повысить эффективность реализации проектов.
Для реализации своих проектов AWO в Гисене создала в Zenkit множество различных и полезных коллекций. Они включают в себя планы проектов, список членов, подробный календарь проектов, проектные документы и даже целые архивы документов. Внутри каждой коллекции можно выбрать подходящий вид для просмотра именно тех данных, которые в ней содержатся.
Поскольку, например, вид Wiki предлагает четкую структуру для содержащейся в нем информации и данных, благодаря чему каждый член команды всегда в курсе последних событий, они используют этот вид для своих проектных планов, а также в коллекциях для проектных тем, поскольку здесь необходимо четкое и глубокое понимание. Вид Wiki идеально отражает это. В то же время вид списка лучше подходит для их списка членов, а также проектных данных и документов. Информация в нем не должна быть структурирована, поэтому данные можно легко искать и фильтровать. Не забывайте: для ежедневных задач и управления проектами они, конечно, используют вид Kanban, который позволяет им легко визуализировать данные и просматривать ход выполнения отдельных задач.
Для управления и различения множества различных проектов, баз данных и вики-страниц AWO в Гисене использует несколько коллекций, которые разделены между собой по тематическим рабочим пространствам. С помощью функции ссылки можно связывать между собой связанные коллекции.
Например, они связывают свою коллекцию для плана проекта с коллекцией для отдельных задач проекта, чтобы всегда точно отслеживать, к какой части плана относится конкретная задача. Таким образом, они могут точно контролировать ход выполнения отдельных проектов, не перегружая свой план мелкими, малозначимыми задачами.
Функция ссылок в Zenkit — это, конечно, лишь один из многих полезных инструментов. Агрегация элементов, на которые есть ссылки, из нескольких коллекций — это еще одна функция, которую AWO особо отметила. Для Роланда также полезен интуитивно понятный и удобный интерфейс, поскольку с его помощью легко создавать небольшие базы данных, необходимые для беспроблемной реализации проектов.
«Для нас наиболее привлекательной является функция «ссылки», поскольку с ее помощью мы можем очень просто связывать между собой различные коллекции»
«С помощью Zenkit мы можем быстро получить четкое представление о ситуации, автоматически рассчитывая числовые данные»
Сотрудники AWO в Гисене сохраняют время, затраченное на определенные проекты, непосредственно в Zenkit. С помощью функций агрегирования и формул Zenkit автоматически рассчитывается общее время, затраченное на проект, распределение часов по сотрудникам, часы на задачу и многое другое. Это означает, что менеджеры могут быстро получить обзор этих цифр, не рассчитывая их вручную. Кроме того, не требуется никакого внешнего программного обеспечения для отчетности.
Благодаря четкости этих функций проектные менеджеры AWO в Гисене могут отслеживать свои проекты, а также более эффективно планировать и перераспределять ресурсы.
В конце концов, Роланд пришел к выводу, что использование Zenkit приводит к сокращению как запланированного, так и фактического времени на выполнение целых проектов. Он приписал эту эффективность Zenkit, поскольку Zenkit привносит ясность и простоту в каждый этап управления проектами. Это включает в себя мониторинг и улучшение процессов, а также сокращение времени, затрачиваемого на планирование, выполнение, мониторинг и доработку до окончательного завершения проектов. Благодаря своим мощным, но простым в использовании функциям, AWO в Гисене сочла Zenkit идеальным инструментом для повышения эффективности работы и обеспечения продуктивности!
«С помощью Zenkit мы улучшаем управление временем нашей команды»
Скачать PDF