I tuoi processi in Zenkit Flow
I processi sono i binari della vostra azienda. Tutto ciò che accade più di una volta è un processo: misurabile e con responsabilità chiare.
Cosa sono i processi e perché sono importanti?
I processi sono le procedure ripetibili che determinano la quotidianità e la creazione di valore in ogni azienda. A differenza dei progetti, che sono per lo più unici, i processi si ripetono costantemente ed è proprio per questo che devono essere rappresentati in modo affidabile.
I processi sono sempre costituiti da due mondi:
- il mondo automatizzato, in cui i sistemi elaborano dati o eseguono azioni in modo autonomo,
- e il mondo umano, in cui vengono prese decisioni, valutate eccezioni e assunte responsabilità.
Anche se il grado di automazione continua ad aumentare, la componente umana è e rimane fondamentale: alcune fasi devono essere consapevolmente svolte da esseri umani per motivi di competenza tecnica, etici o legali. I processi spesso durano giorni, settimane o addirittura mesi, con un’alternanza tra uomo e macchina.
Per rappresentare realisticamente tali processi, Zenkit Flow utilizza un motore BPMN completo. Ciò consente di modellare, testare e ottimizzare continuamente i processi. Accompagniamo inoltre le aziende con un nostro framework che garantisce una modellazione pratica e di successo.
BPMN: un buon punto di partenza…
Molti processi sono già stati modellati con BPMN. Questo è un ottimo punto di partenza, perché BPMN ti porta da un processo vissuto a uno formalizzato.
Con Zenkit Flow puoi fare il passo successivo: dal modello all’implementazione digitale. Dopo la modellazione BPMN segue la fase di implementazione, in cui i tuoi processi vengono effettivamente eseguiti, il team può svolgere i propri compiti e le informazioni fluiscono.
Zenkit Flow si considera il passo successivo del tuo lavoro BPMN. Puoi riprendere i modelli esistenti e dar loro vita, oppure modellarli direttamente in Zenkit Flow.
Da processi vissuti a processi realmente digitali:
- Processo vissuto: è così che lavorano oggi i team: i processi esistono, sono compresi, ma raramente sono documentati in modo completo.
- Modellazione BPMN: i processi diventano visibili, comprensibili e comparabili. Si crea un linguaggio comune per tutte le parti coinvolte.
- Implementazione Zenkit: compiti, flussi di dati e decisioni vengono eseguiti automaticamente: il processo diventa, per così dire, un’app.
Zenkit Flow assicura che il vostro processo funzioni davvero, non solo sulla carta.
Cosa rende unico Zenkit Flow?
Molti strumenti BPMN e di processo sono potenti, ma spesso anche complicati e richiedono conoscenze specialistiche.
Zenkit Flow elimina questa barriera:
- Semplicità radicale: interfaccia intuitiva che anche i reparti specializzati possono comprendere e utilizzare immediatamente.
- Test in tempo reale: i processi possono essere verificati immediatamente tramite Start/Stop. Le modifiche richiedono pochi minuti, non settimane.
- Tutto su un’unica piattaforma: Zenkit Flow è un sistema di database, un gestore di attività e un motore di processo tutto in uno!
- Potenza aziendale: in background lavora un motore BPMN completo, conforme agli standard industriali e scalabile.
- Una casella di posta per tutti: attività di progetto + attività di processo affiancate. Nessuna deviazione, nessuna interruzione.
In breve: Zenkit Flow combina la semplicità dei moduli no-code e degli strumenti di automazione con la potenza di un vero motore di processo.
La chiave per l’attuazione
La carta e i diagrammi BPMN sono pazienti, ma i processi reali non lo sono. Solo durante l’effettivo svolgimento è possibile individuare colli di bottiglia, problemi di comunicazione o errori. Il kit di costruzione Zenkit Flow è quindi anche un acceleratore e uno strumento di brainstorming per una reale trasparenza e comunicazione tra tutte le parti coinvolte nell’implementazione dei processi. Ciò avviene attraverso:
- Iterazione in tempo reale: i processi possono essere verificati immediatamente tramite Start/Stop. Le modifiche richiedono pochi minuti, non settimane.
- Principio modulare: i processi vengono costruiti passo dopo passo e sono immediatamente sperimentabili.
- Compiti formali: la nostra ricetta segreta. I compiti con moduli rendono i processi accessibili e utilizzabili da tutti.
- Integrazione nell’infrastruttura esistente: il kit di costruzione contiene una vasta gamma di connettori, in modo da poter integrare perfettamente i processi nella vostra infrastruttura esistente.
La differenza rispetto alla gestione dei progetti e delle attività
Mentre i progetti rimangono iniziative piuttosto isolate, i processi diventano parte integrante dell’infrastruttura di un’azienda.
Se le procedure esistono solo nella mente dei dipendenti o sono gestite tramite liste di controllo, si crea un rischio: le conoscenze rimangono invisibili, difficili da trasmettere e soggette a errori.
Una semplice regola empirica: tutto ciò che viene fatto più di una volta e che crea valore aggiunto appartiene a un processo.
Ciononostante, i processi e i progetti sono strettamente correlati: alla fine, in entrambi i mondi nascono compiti che i dipendenti devono svolgere. Per i reparti specializzati è irrilevante se un compito proviene da un progetto o da un processo: vogliono semplicemente fare il loro lavoro. Ecco perché Zenkit Flow fa un passo decisivo: i compiti di progetto e i compiti di processo appaiono in una casella di posta comune. Ciò crea chiarezza, concentrazione e massima accettazione da parte degli utenti.
Premiata e raccomandata come una delle migliori soluzioni sul mercato
Come funziona nella pratica?
La gestione dei processi non significa solo modellizzazione, ma anche pratica quotidiana all’interno dell’azienda. Zenkit Flow tiene conto dei diversi ruoli, dal progettista al livello dirigenziale. Ogni ruolo riceve esattamente gli strumenti di cui ha bisogno, senza essere sovraccaricato.
Progettista di processi
I progettisti di processo modellano i processi nel Process Canvas.
- Siete voi a stabilire quali moduli utilizzare, quali automazioni applicare e quali percorsi può seguire un processo.
- Con il pulsante Start/Stop potete testare i processi in tempo reale.
- I processi possono essere arricchiti con database e integrazioni prima di essere attivati.
Avvio dei processi
Molti processi iniziano con una richiesta o un’immissione. È qui che entrano in gioco gli avvii dei processi.
- Nella maggior parte dei casi, essi avviano il processo tramite un modulo.
- Può trattarsi di richieste interne (ad es. richiesta di ferie, onboarding) o di procedure esterne (ad es. richieste di clienti o cittadini).
- Zenkit Flow assicura che i processi vengano avviati immediatamente e che gli uffici competenti vengano coinvolti automaticamente.
Reparto specializzato (utente del processo)
I reparti specializzati sono quelli che eseguono effettivamente i processi nella quotidianità, spesso senza sapere che dietro c’è un processo.
- Vedono semplicemente un elenco di attività che contiene sia attività di progetto che attività di processo.
- Le attività di processo sono attività normali che contengono anche un modulo.
- Una volta compilato il modulo, il processo prosegue automaticamente e viene arricchito con le informazioni.
Supervisors (Kontrolle & Monitoring)
I supervisori hanno una visione d’insieme di tutti i processi in corso.
- Potete vedere in quale fase si trova un processo.
- Controllate i processi, intervenite in caso di problemi e garantite il rispetto delle responsabilità.
- Spesso i supervisori combinano i ruoli di progettista o reparto specialistico, ma mantengono consapevolmente la funzione di controllo.
C-Level & Management
Per il top management è importante il livello quantitativo.
- Tutti i KPI e i valori di misurazione importanti vengono raggruppati in dashboard.
- In questo modo i dirigenti possono vedere l’efficienza dei processi, dove si verificano colli di bottiglia e quali sono i potenziali di ottimizzazione.
- La gestione dei processi diventa così una base decisionale rilevante per la gestione aziendale.
Partecipanti esterni
Non tutti coloro che fanno parte di un processo lavorano con Zenkit Flow. Per questo ruolo esistono due modalità:
- Via e-mail: il processo invia automaticamente un’e-mail con un link sicuro al modulo. Una volta compilato il modulo, il processo prosegue con i nuovi dati.
- Tramite sistema esterno: ai dipendenti o ai partner che lavorano con altri strumenti di gestione delle attività (ad es. MS Planner, Asana) vengono assegnati automaticamente i loro compiti di processo.
Scopri tu stesso quanto è facile gestire i processi con Zenkit Flow
La teoria è buona, ma la pratica è meglio. Per questo motivo abbiamo già pubblicato numerosi video sul nostro canale YouTube che mostrano quanto sia facile modellare i processi in Zenkit Flow.
Un esempio: in pochi minuti creiamo insieme un processo completo di richiesta ferie, con moduli, fasi di approvazione e inoltro automatico. In questo modo potrete vedere immediatamente quanto sia chiaro, veloce e comprensibile il funzionamento della gestione dei processi nella pratica.
I nostri video ti danno un’idea diretta di come Zenkit Flow faccia la differenza: estrema semplicità d’uso, con tutta la potenza aziendale in background.
Perché Zenkit Flow è la scelta giusta per la gestione dei vostri processi
I processi sono il fondamento di ogni azienda. Sono loro a determinare se le operazioni funzionano in modo fluido, comprensibile ed efficiente o se finiscono nel caos di elenchi di attività e dipendenze.
Con Zenkit Flow scegliete:
Chiarezza e responsabilità
Ogni fase è misurabile, ogni processo ha un responsabile
Semplicità per tutti gli interessati
Dal reparto specializzato ai partner esterni fino al management
Potenza aziendale
Un motore BPMN completo, conforme al GDPR, integrato in un potente sistema di database
Rapidità e flessibilità
Iterazioni in minuti anziché settimane, risultati immediati con pulsante Start/Stop.
Accettazione nella vita quotidiana
Compiti relativi a progetti e processi in un’unica casella di posta, perfettamente integrati nel lavoro.
Zenkit Flow rende la gestione dei processi semplice, comprensibile e allo stesso tempo a prova di futuro. In questo modo i processi non vengono solo modellati, ma realmente vissuti, e la vostra azienda acquisisce stabilità, efficienza e le basi per la crescita.
Costruiamo insieme il tuo primo processo in Zenkit Flow: in poche ore, non in settimane.