Storia di successo: HTW Berlin
La scuola crea una rete intranet facile da gestire e migliora la collaborazione tra i team con Zenkit Base.
L’Università di Scienze Applicate (Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin – HTW Berlin) è stata fondata nel 1994 a Berlino. Attualmente, l’organizzazione conta circa un migliaio di dipendenti, 200 dei quali lavorano quotidianamente a stretto contatto con i prodotti Zenkit Suite. Uno di loro è Ralf Weller, responsabile IT, che in questa storia di successo ci guiderà alla scoperta del lavoro quotidiano alla HTW Berlin.
Prima di iniziare, ecco una nota di Ralf sui prodotti Zenkit e sul team Axonic:
“Il team internazionale di Axonic ha dimostrato che è possibile sviluppare una suite di prodotti ”Made in Germany” in grado di soddisfare tutti i requisiti in termini di disponibilità, conformità al GDPR (la nuova legge europea sulla privacy e la sicurezza dei dati), apertura agli aggiornamenti di sviluppo e che garantisce ai clienti una grande parte della sovranità digitale. L’assistenza è così vicina al cliente perché anche il team di Axonic utilizza i propri prodotti e strumenti”.
Se volete scoprire come la suite Zenkit aiuta l’HTW Berlin a collaborare, comunicare e gestire con successo più progetti, siete nel posto giusto!
Berlin, Germany
1,000
dipendenti
1 anno e mezzo utilizzando Zenkit Projects, Base, To Do e Zenchat
Gestione dei progetti, comunicazione all’interno del team e gestione delle conoscenze
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
“La suite Zenkit rende efficace la collaborazione interna ed esterna all’HTW Berlin.”
In qualità di responsabile IT presso l’HTW Berlin, Ralf Weller ci ha fornito una panoramica del flusso di lavoro tipico del suo reparto. Il team tecnico dell’HTW Berlin gestiva e manteneva la maggior parte dei sistemi tecnici del centro di calcolo, tra cui la tecnologia di raffreddamento, gli UPS/batterie, i generatori di corrente di emergenza e un sistema antincendio, in collaborazione con fornitori di servizi esterni. Poiché questi lavori hanno anche un impatto significativo sul funzionamento del loro data center interno, il team IT lavora a stretto contatto anche con il data center.
Probabilmente tutti hanno sperimentato la difficoltà di lavorare e mettere tutti d’accordo, specialmente quando sono coinvolti molti membri. Diversi prodotti della suite Zenkit, tra cui Zenkit Projects e Zenkit To Do, sono stati introdotti per garantire una comunicazione efficace tra tutte le parti, coordinando al contempo appuntamenti e lavori di manutenzione. Zenkit Projects, ad esempio, viene utilizzato per pianificare e gestire progetti come la sostituzione imminente del sistema antincendio. Allo stesso tempo, se lo si desidera, è possibile lavorare semplicemente dalla lista Zenkit To Do. Zenkit Suite ha dato a ciascun membro del team la libertà di lavorare come ritiene opportuno in base al proprio ruolo e alle proprie esigenze.
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
Un altro esempio fornito da Ralf è stato il caso d’uso della pianificazione ottimizzata delle risorse. Utilizzando Zenkit, HTW Berlin ha sviluppato e mappato con successo un modello a fasi, inizialmente in Zenkit Base e successivamente collegato a Zenkit Projects.
Il modello a fasi descrive il processo di avvio dei progetti, che consiste nell’inserimento del progetto, nella creazione di schemi di progetto, nella verifica dei requisiti di risorse e nella definizione delle priorità dei progetti in corso parallelamente. La pianificazione concreta del progetto, come la pianificazione dei tempi e delle attività, inizia solo dopo l’approvazione di un progetto, che è l’ultima fase del processo. In altre parole, la suite Zenkit consente loro di rappresentare un processo completo di gestione dei progetti.
Questo modello consente non solo il raggruppamento dei progetti in base alle aree di attività dell’università, ma anche la visualizzazione e il controllo della trasformazione digitale di importanti processi aziendali. Attualmente, il modello è attivamente sviluppato e portato avanti dai decisori (cioè il consiglio di amministrazione dell’università), dalla direzione IT e dalla rispettiva direzione del progetto durante l’implementazione.
“La suite Zenkit aiuta HTW Berlin a costruire un modello a fasi con processi completi di gestione dei progetti.”
© HTW Berlin/Alexander Rentsch
“L’implementazione di Zenkit ha portato vantaggi sia ai singoli individui che all’intero team.”
Da quando Zenkit è stato implementato circa un anno e mezzo fa, Ralf e gli altri membri dell’HTW Berlin hanno individuato diversi vantaggi, sia a livello individuale che collaborativo. Innanzitutto, hanno constatato che le competenze digitali dei dipendenti sono migliorate, poiché questi ultimi hanno l’opportunità di acquisire competenze digitali attraverso l’uso degli strumenti Zenkit che supportano la collaborazione. Inoltre, Ralf ha sottolineato che la suite Zenkit fornisce uno spazio di lavoro centralizzato utile e potente per i processi cruciali di gestione dei progetti, che favorisce la chiarezza nella collaborazione del team e previene la perdita di dati o la comunicazione errata di informazioni organizzative vitali. Ad esempio, utilizzando Zenkit, è stato possibile combinare i programmi di vari progetti e il calendario centrale dell’HTW Berlin, consentendo a tutti di rimanere aggiornati su tutti gli appuntamenti e le scadenze importanti. Nel frattempo, i documenti di tutti i progetti e il wiki centrale dell’HTW Berlin sono stati ben organizzati e unificati, rendendo facile per gli utenti trovare tutti i documenti rilevanti in qualsiasi momento e ovunque lavorino.
Infine, ma non meno importante, ci sono la trasparenza e l’adattabilità. È molto semplice creare modelli decisionali chiari combinando un’ampia gamma di informazioni provenienti dai progetti e dall’attività quotidiana, nonché visualizzandoli in diverse prospettive in base alle esigenze in Zenkit. Ralf ci ha informato che l’HTW Berlin è in grado di eseguire rapidamente valutazioni o simulazioni sia retrospettive che prospettiche generando diverse prospettive o visualizzazioni in un unico database.
Infine, secondo Ralf, è possibile generare un alto livello di trasparenza utilizzando strumenti che sono in realtà semplici e flessibili. All’HTW Berlin, ad esempio, vengono forniti report flessibili a ciascun gruppo di utenti e grazie alla capacità di Zenkit di visualizzare gli stessi dati con una varietà di viste diverse è possibile ottenere un’enorme trasparenza. Kanban, Mind Map, Table e Gantt Charts sono solo alcune delle tante viste utili e potenti utilizzate all’HTW Berlin.