Gestione dei processi aziendali
La strategia a lungo termine che consiste nell’analizzare e migliorare i processi
La gestione dei processi aziendali(BPM) è la strategia a lungo termine che consiste nell’analizzare e migliorare i processi all’interno di un’azienda per migliorarne l’efficienza, efficacia e performance generale. Studia, identifica, cambia e monitora i processi business per garantire che funzionino in modo ottimale all’interno del workflow dell’organizzazione.
È un’attività continua che spesso implica l’automazione di task, ma che non sempre necessita dell’automazione o dell’uso di tecnologia. Fondamentalmente, la gestione dei processi business riguarda l’istituzionalizzazione di modi migliori per portare a termine il lavoro, utilizzando il metodo più appropriato.
Processi vs. Progetti
Allora, cos’è un processo? Un processo business può essere definito come un set di attività ripetibili che aiutano a raggiungere un preciso obiettivo organizzativo. “Ripetibile” è la parola chiave, e un processo business è qualcosa che un’organizzazione fa regolarmente, come l’onboarding di nuovi dipendenti o spedire un prodotto.
Un processo non è un progetto o task. Un progetto è generalmente un’attività una tantum, come ad esempio la creazione di una pagina web per un cliente o l’organizzazione di un evento. Nonostante tu possa seguire gli stessi step che seguiresti per un altro progetto, il risultato finale è unico e il progetto si concluderà una volta che il prodotto è stato consegnato. Un task è uno step specifico coinvolto in un progetto o processo.
La gestione dei progetti business si focalizza perciò sul miglioramento della performance della tua azienda gestendo i processi business: un “processo di ottimizzazione dei processi”, se preferisci.
Benefici del BPM
L’obiettivo della gestione dei processi aziendali è di permettere all’organizzazione di acquisire una migliore comprensione dei processi che avvengono all’interno di se stessa, ma anche di analizzarli da un capo all’altro così da creare continui miglioramenti.
I vantaggi del miglioramento continuo dei processi aziendali sono molteplici. Se ben eseguita la BPM può:
- Migliorare l’allineamento di processi con i requisiti dei clienti
- Ridurre sprechi e costi
- Tagliare sugli errori
- Risparmiare tempo
- Generare miglior servizio sui prodotti
- Aumentare la trasparenza dei processi
- Promuovere efficienza
- Aumentare il potenziale e il morale gli dipendenti
- Raccogliere e sfruttare meglio informazioni
- Migliorare l’agilità del business
- Sviluppare una cultura d’innovazione
- E tanto altro…
Attività Coinvolte
Se stai costantemente analizzando e cercando di migliorare i tuoi processi aziendali, questo è BPM. Dal momento che esso implica costante valutazione e intraprendenza, ai leader organizzativi viene richiesto di focalizzarsi sul trovare nuovi modi di ottimizzare i processi, visto che l’industria avanza e le tecnologie emergenti introducono tante opportunità per supportare o automatizzare diverse parti del processo. Esistono definizioni più informali del BPM e spesso un “ciclo di vita delle attività di gestione dei processi aziendali” è definito come design, modellazione, esecuzione, monitoraggio e ottimizzazione.
Design
Il primo step riguarda l’analisi dei processi esistenti, l’identificazione delle aree di miglioramento e il design dei processi come dovrebbero essere idealmente.
Modella
La modellazione tiene conto di come il processo aziendale teorico migliorato operi in diversi scenari attraverso l’introduzione di variabili. Potrebbe anche includere l’esecuzione di un’ “analisi what-if”.
Esegui
L’esecuzione implica l’implementazione del processo riprogettato e modellato manualmente o automaticamente (i processi manuali sono guidati dall’uomo, i processi automatizzati sono guidati da un software). A questo punto implementi i miglioramenti, che includono la standardizzazione di regole business e automazione.
Monitora
Il processo è monitorato mano a mano che passa attraverso il workflow, e metriche predeterminate sono usate per identificare progresso, misurare efficienza ed individuare colli di bottiglia.
Ottimizza
Poiché i processi vengono monitorati e analizzati, le informazioni ottenute sono usate per identificare le aree di miglioramento (perciò riportandoci allo step uno – Design).
Come usare Zenkit per BPM
La gestione dei processi aziendali serve per migliorare i processi. Ci sono molti modi per fare ciò. Uno di questi è Lean o Six Sigma. Ciò può essere fatto con un software per la gestione dei processi aziendali (BPMS). Questo è usato per l’amministrazione indipendente della BPM. Zenkit non è progettato direttamente come BPMS. Ciononostante, ogni workflow può essere supportato nei seguenti punti:
Mappa processi
Crea modelli digitali di processi aziendali. La visualizzazione Mappa Mentale e quella Kanban sono le più adatte per questo. Se c’è una rappresentazione visiva, un processo può essere analizzato più facilmente. Identifica eventuali colli di bottiglia che si verificano!
Raccogli feedback
Con le Zenkit collections sei in grado di ricevere feedback da tutti gli stakeholder attraverso tutto il processo. Non trascurare alcun dettaglio durante la creazione o analisi di un processo!
Automatizza processi ripetitivi
La funzione duplicazione di Zenkit può essere usata per creare modelli. La persona responsabile è ben informata riguardo tutti i task e step importanti. Ogni volta che un nuovo progetto o processo inizia, la procedura è nota direttamente.
