História de sucesso: AWO em Giessen!
A AWO em Giessen minimiza o tempo gasto em projetos com a ajuda de Zenkit
A AWO em Gießen é um membro local da organização sem fins lucrativos Arbeiterwohlfart Bundesverband (AWO), registrada na Alemanha. Eles oferecem serviços sociais e apoiam idosos e crianças carentes com compaixão e cuidado.
Para garantir fluxos de trabalho perfeitos para eventos e projetos atuais, a AWO em Gießen utiliza nossa solução de gerenciamento de projetos Zenkit Base há mais de dois anos em suas equipes. Hoje, Roland Scheld, chefe do departamento de idosos e gerenciamento de inovação da AWO Gießen, contará como a Zenkit ajudou sua empresa a otimizar os processos e apoiar seu trabalho para a sociedade.
Gießen,
Germany
480
funcionários
2 anos utilizando
Zenkit Base
Gerenciamento de projetos, gerenciamento de tarefas e banco de dados relacional
“Gerenciar muitos projetos complexos é muito fácil com as diversas visualizações de dados do Zenkit”
A AWO em Gießen utiliza o Zenkit principalmente para superar o desafio de gerenciar muitos projetos simultaneamente. Roland destaca que o Zenkit, com suas diversas e úteis visualizações de dados, ajudou a implementar projetos com muito mais sucesso.
Para realizar seus projetos, a AWO em Gießen criou várias coleções diferentes e úteis no Zenkit. Elas vão desde planos de projetos, um diretório de membros, um calendário abrangente de projetos e documentos de projetos até arquivos completos de documentos. Dentro de cada coleção, é possível usar a visualização adequada para os dados contidos.
Como a visualização Wiki oferece uma estrutura clara para as informações e dados nela contidos, mantendo todos os membros da equipe atualizados, eles a utilizam para seus planos de projeto, bem como nas coleções para os tópicos do projeto, pois aqui é necessária uma compreensão clara e profunda. A visualização Wiki reflete isso perfeitamente. Enquanto isso, a visualização de lista é mais adequada para o diretório de membros e os dados e documentos do projeto. As informações nela contidas não precisam ser estruturadas, o que facilita a pesquisa e a filtragem dos dados. Não se esqueça: para tarefas diárias e gerenciamento de projetos, eles naturalmente utilizam a visualização Kanban, que lhes permite visualizar facilmente os dados e acompanhar o progresso de cada tarefa.
Para gerenciar e diferenciar a grande variedade de projetos, bancos de dados e wikis, a AWO em Gießen utiliza várias coleções, cada uma delas separada das outras em espaços de trabalho temáticos específicos. Com a ajuda da função de referência, é possível vincular coleções relacionadas entre si.
Por exemplo, eles vinculam sua coleção para o plano do projeto à coleção para as tarefas individuais do projeto, para que possam sempre acompanhar exatamente a qual parte do plano uma tarefa específica pertence. Dessa forma, eles são capazes de monitorar com precisão o progresso de cada projeto sem sobrecarregar seu plano com tarefas pequenas e sem importância.
A função de referência no Zenkit é, naturalmente, apenas uma das muitas ferramentas úteis. A agregação de elementos referenciados em várias coleções também é uma função que a AWO mencionou especificamente. Para Roland, a interface intuitiva e fácil de usar também é útil, pois facilita a criação de pequenos bancos de dados necessários para implementar seus projetos sem problemas.
“O que mais nos chama a atenção é a função de referência, pois ela nos permite vincular facilmente diferentes coleções entre si.”
“Com o Zenkit, podemos obter rapidamente uma visão geral clara, calculando automaticamente os dados numéricos”
Os funcionários da AWO em Giessen registram o tempo que dedicaram a determinados projetos diretamente no Zenkit. Com a ajuda das funções de agregação e fórmula do Zenkit, o tempo total dedicado a um projeto, a distribuição das horas por funcionário, as horas por tarefa e muito mais são calculados automaticamente. Isso significa que os gerentes podem obter uma visão geral rápida desses números sem precisar calculá-los manualmente. Além disso, não é necessário nenhum software de relatórios externo.
Graças à clareza dessas funções, os gerentes de projeto da AWO em Gießen podem acompanhar seus projetos e planejar e reatribuir recursos com mais eficiência.
No final, Roland concluiu que o uso do Zenkit leva à redução do tempo planejado e real para projetos inteiros. Ele atribuiu esse desempenho ao Zenkit, pois ele traz clareza e simplicidade a cada etapa do gerenciamento de projetos. Isso inclui o monitoramento e a melhoria dos processos, bem como a redução do tempo gasto no planejamento, execução, monitoramento e revisão até a conclusão final dos projetos. Com seus recursos poderosos, mas fáceis de usar, a AWO em Gießen considerou o Zenkit a ferramenta ideal para melhorar a eficiência do trabalho e trabalhar de forma produtiva!
“Com o Zenkit, melhoramos a gestão do tempo da nossa equipe.”
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