成功事例：ギーセンのAWO！
ギーセンのAWOは、Zenkitの助けを借りてプロジェクトに費やす時間を最小限に抑えています。
ギーセンのAWOは、ドイツで登録されている非営利団体Arbeiterwohlfart Bundesverband（AWO）の地方支部です。彼らは社会福祉サービスを提供し、思いやりとケアをもって、支援を必要とする高齢者や子供たちを支援しています。
現在のイベントやプロジェクトに最適なワークフローを保証するため、ギーセンのAWOは2年以上前から、チームでプロジェクト管理ソリューション「Zenkit Base」を利用しています。今日は、AWOギーセンの高齢者・イノベーション管理部門責任者であるローランド・シェルド氏が、Zenkitが同社のプロセス最適化と社会貢献活動の支援にどのように役立ったかについてお話します。
「Zenkit の多彩なデータビューにより、複雑なプロジェクトを数多く管理することも非常に簡単です」
ギーセンのAWOは、主に、多くのプロジェクトを同時に管理するという課題に対処するためにZenkitを利用しています。ローランド氏は、Zenkitの多様で有用なデータビューにより、プロジェクトの実施が大幅に成功したと指摘しています。
AWOは、プロジェクトを実行するために、ギーセンでZenkitにさまざまな便利なコレクションを作成しました。これらは、プロジェクト計画、会員名簿、包括的なプロジェクトカレンダー、プロジェクト文書から、文書全体のアーカイブまで多岐にわたります。各コレクション内で、含まれるデータに最適なビューを使用することができます。
たとえば、Wiki ビューは、そこに含まれる情報やデータに明確な構造を提供し、チームメンバー全員が最新情報を把握できるため、プロジェクト計画やプロジェクトテーマのコレクションにこのビューを使用しています。ここでは、明確で深い理解が必要だからです。Wiki ビューは、これを完璧に表現しています。一方、リストビューは、メンバーディレクトリやプロジェクトデータ、ドキュメントに適しています。このビューに含まれる情報は構造化されている必要がないため、データの検索やフィルタリングが簡単に行えます。もちろん、日々のタスクやプロジェクト管理には、データを簡単に視覚化し、個々のタスクの進捗状況を確認できるカンバンビューを使用しています。
さまざまなプロジェクト、データベース、ウィキを管理し、区別するために、ギーセンのAWOは複数のコレクションを使用しており、それらはそれぞれテーマ別のワークスペースで分離されています。参照機能を使用すると、関連するコレクションを相互にリンクさせることができます。
たとえば、プロジェクト計画のコレクションを個々のプロジェクトタスクのコレクションとリンクさせることで、特定のタスクが計画のどの部分に属しているかを常に正確に追跡することができます。これにより、計画に重要度の低い小さなタスクを詰め込みすぎることなく、個々のプロジェクトの進捗状況を正確に監視することが可能になります。
Zenkit の参照機能は、もちろん多くの便利なツールの一つにすぎません。複数のコレクションにまたがる参照要素の集約も、AWO が特に言及した機能です。Roland 氏にとっても、直感的で使いやすいユーザーインターフェースは、プロジェクトを問題なく実施するために必要な小さなデータベースを簡単に作成できる点で役立っています。
「私たちにとって最も際立っているのは、参照機能です。この機能を使えば、さまざまなコレクションを非常に簡単に相互に関連付けることができるからです」
「Zenkit を使用すると、数値データを自動的に計算することで、明確な概要をすばやく把握することができます」
ギーセンのAWOのスタッフは、特定のプロジェクトに費やした時間をZenkitに直接保存してるよ。Zenkitの集計機能と数式機能を使って、プロジェクトに費やした合計時間、スタッフごとの時間配分、タスクごとの時間などが自動的に計算されるんだ。つまり、マネージャーは手作業で計算しなくても、これらの数字をすばやく把握できるってことだね。また、外部のレポート作成ソフトウェアも不要です。
これらの機能の明確性のおかげで、ギーセンのAWOのプロジェクトマネージャーは、プロジェクトを追跡し、リソースをより効率的に計画および再割り当てすることができます。
最終的に、ローランドは、Zenkit を使用することで、プロジェクト全体の予定時間と実際の時間の両方が短縮されるとの結論に達しました。彼は、Zenkit がプロジェクト管理のあらゆる段階に明確さとシンプルさをもたらすため、この成果は Zenkit のおかげだと考えています。これには、プロセスの監視と改善、プロジェクトが最終的に完了するまでの計画、実行、監視、修正に費やす時間の削減などが含まれます。パワフルでありながら使いやすい機能を備えた Zenkit は、ギーセンの AWO にとって、作業効率を改善し、生産的に作業を行うための理想的なツールであると評価されました。
「Zenkit によって、チームの時間管理が改善されました。」
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