성공 사례: 기센의 AWO!
기센의 AWO는 Zenkit의 도움으로 프로젝트에 소요되는 시간을 최소화합니다.
기센의 AWO는 독일에서 등록된 비영리 단체인 노동자복지연합(AWO)의 지역 회원 단체입니다. 그들은 사회 복지 서비스를 제공하며, 연민과 보살핌으로 어려운 처지의 노인들과 어린이들을 지원합니다.
AWO 지센은 현재 진행 중인 행사와 프로젝트를 위한 완벽한 업무 흐름을 보장하기 위해 2년 이상 팀 내에서 프로젝트 관리 솔루션 Zenkit Base를 활용해 왔습니다. 오늘은 AWO 지센의 노인 및 혁신 관리 부문 책임자인 롤란드 셸트(Roland Scheld)가 Zenkit이 어떻게 해당 기관의 프로세스 최적화를 지원하고 사회를 위한 업무 수행을 도왔는지 설명할 예정입니다.
Zenkit의 다양한 데이터 보기를 통해 복잡한 프로젝트를 쉽게 관리할 수 있습니다.
기센에 위치한 AWO는 주로 여러 프로젝트를 동시에 관리해야 하는 과제를 해결하기 위해 Zenkit를 사용합니다. 롤란드는 Zenkit가 다양하고 유용한 데이터 보기를 통해 프로젝트를 훨씬 더 성공적으로 수행하는 데 도움이 되었다고 강조합니다.
AWO는 지센에서 프로젝트를 수행하기 위해 Zenkit에 다양한 유용한 컬렉션을 생성했습니다. 여기에는 프로젝트 계획, 회원 명부, 포괄적인 프로젝트 일정 및 프로젝트 문서부터 문서 전체 아카이브에 이르기까지 다양한 항목이 포함됩니다. 각 컬렉션 내에서 해당 데이터에 적합한 보기를 사용할 수 있습니다.
예를 들어, 위키 보기는 포함된 정보와 데이터에 대한 명확한 구조를 제공하므로 모든 팀원이 최신 상태를 유지할 수 있습니다. 따라서 팀원들은 프로젝트 계획 및 프로젝트 주제 컬렉션에 이 보기를 사용합니다. 여기서는 명확하고 심층적인 이해가 필요하기 때문입니다. 위키 보기는 이를 완벽하게 구현합니다. 한편, 목록 보기는 멤버 디렉토리와 프로젝트 데이터 및 문서에 더 적합합니다. 여기 포함된 정보는 구조화될 필요가 없으므로 데이터를 쉽게 검색하고 필터링할 수 있습니다. 잊지 말아야 할 점은, 매일 발생하는 작업과 프로젝트 관리에는 당연히 칸반 보기를 사용한다는 것입니다. 이를 통해 데이터를 쉽게 시각화하고 개별 작업의 진행 상황을 확인할 수 있습니다.
다양한 프로젝트, 데이터베이스 및 위키를 관리하고 구분하기 위해, 기센의 AWO는 여러 컬렉션을 사용하며, 각 컬렉션은 주제별 작업 공간에서 서로 분리됩니다. 참조 기능을 통해 관련 컬렉션을 서로 연결할 수 있습니다.
예를 들어, 프로젝트 계획용 컬렉션을 개별 프로젝트 작업용 컬렉션과 연결하여 특정 작업이 계획의 어느 부분에 속하는지 항상 정확히 추적할 수 있습니다. 이렇게 하면 사소하고 중요하지 않은 작업으로 계획을 과도하게 채우지 않으면서도 개별 프로젝트의 진행 상황을 정확히 모니터링할 수 있습니다.
Zenkit의 참조 기능은 물론 여러 유용한 도구 중 하나에 불과합니다. 여러 컬렉션에 걸쳐 참조된 항목을 통합하는 기능 역시 AWO가 특별히 언급한 기능입니다. 롤란드에게도 직관적이고 사용자 친화적인 인터페이스는 도움이 됩니다. 이를 통해 프로젝트를 문제없이 실행하는 데 필요한 소규모 데이터베이스를 쉽게 생성할 수 있기 때문입니다.
“우리에게 가장 눈에 띄는 것은 참조 기능입니다. 이 기능을 통해 다양한 컬렉션을 아주 간단하게 서로 연결할 수 있기 때문입니다.”
“Zenkit을 사용하면 숫자 데이터를 자동으로 계산하여 빠르게 명확한 개요를 파악할 수 있습니다.”
기센에 위치한 AWO 직원들은 특정 프로젝트에 소요된 시간을 Zenkit에 직접 저장합니다. Zenkit의 집계 및 수식 기능을 통해 프로젝트별 총 소요 시간, 직원별 시간 분배, 작업별 시간 등 다양한 정보가 자동으로 계산됩니다. 이는 관리자가 수동 계산 없이도 해당 수치를 신속하게 파악할 수 있음을 의미합니다. 또한 외부 보고서 소프트웨어도 필요하지 않습니다.
이러한 기능의 명확성 덕분에 기센에 위치한 AWO의 프로젝트 관리자들은 프로젝트를 추적하고 자원을 보다 효율적으로 계획 및 재배정할 수 있습니다.
롤랜드는 프로젝트가 끝날 무렵, Zenkit 사용이 전체 프로젝트의 계획된 시간과 실제 소요 시간을 모두 줄여준다는 결론에 도달했습니다. 그는 Zenkit이 프로젝트 관리의 모든 단계에 명확성과 단순성을 가져다주기 때문에 이러한 성과를 Zenkit 덕분이라고 평가했습니다. 여기에는 프로세스 모니터링 및 개선은 물론, 프로젝트의 계획, 실행, 모니터링, 수정부터 최종 완료까지 소요되는 시간 단축이 포함됩니다. 강력하면서도 사용자 친화적인 기능을 갖춘 Zenkit은 지센의 AWO에게 업무 효율성을 높이고 생산적으로 일할 수 있는 이상적인 도구로 평가받았습니다!
“Zenkit을 통해 우리 팀의 시간 관리를 개선하고 있습니다.”
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