Erfolgsgeschichte: HTW Berlin

“Die Zenkit Suite macht die interne und externe Zusammenarbeit an der HTW Berlin effektiv.”

Als IT-Leiter der HTW Berlin konnte uns Ralf Weller einen Einblick in einen typischen Arbeitsablauf in seiner Abteilung geben. Die technischen Anlagen des Rechenzentrums (Kältetechnik, USV/Batterien, Notstrom-Aggregate, Brandvermeidungsanlage) werden durch die Technische Abteilung der HTW Berlin betrieben und durch externe Dienstleister gewartet. Da diese Aufgaben einen erheblichen Einfluss auf den Betrieb des Rechenzentrums haben, stimmen sich beide interne Abteilungen (Technische Abteilung und Rechenzentrum) fortlaufend miteinander ab.

Jeder hat schon einmal die Erfahrung gemacht, wie schwierig es ist, zu arbeiten und alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen, vor allem, wenn eine große Anzahl von Mitgliedern beteiligt ist. Mehrere Produkte der Zenkit Suite, darunter Zenkit Projects und Zenkit To Do, wurden eingeführt, um eine effektive Kommunikation zwischen allen Beteiligten bei der Koordination von Terminen und Wartungsarbeiten zu gewährleisten. Mit Zenkit Projects lassen sich beispielsweise Projekte wie die anstehende Erneuerung der Brandschutzanlage planen und verwalten. Gleichzeitig kann man, wenn gewünscht, einfach von der Zenkit To Do-Liste aus arbeiten. Die Zenkit Suite gibt jedem Teammitglied die Freiheit, so zu arbeiten, wie es seinen Aufgaben und Bedürfnissen entspricht.

Als weiteres Beispiel nannte Ralf den Anwendungsfall einer verbesserten Ressourcenplanung. Mit Zenkit hat die HTW Berlin erfolgreich ein Phasenmodell entwickelt und abgebildet – zunächst in Zenkit Base und später verknüpft mit Zenkit Projects.

Das Phasenmodell beschreibt das Onboarding ihres Projektprozesses, bestehend aus dem Projekteinstieg, der Erstellung von Projektskizzen, der Überprüfung des Ressourcenbedarfs und der Priorisierung der parallel laufenden Projekte. Die konkrete Projektplanung, wie z.B. die Zeit- und Aufgabenplanung, beginnt erst nach der Freigabe eines Projekts, welche den letzten Prozessschritt darstellt. Mit anderen Worten: Die Zenkit Suite ermöglicht es ihnen, einen vollständigen Projektmanagementprozess abzubilden.

Dieses Modell ermöglicht nicht nur die Clusterung von Projekten nach den Geschäftsbereichen der Universität, sondern auch eine Visualisierung und Steuerung der digitalen Transformation wichtiger Geschäftsprozesse. Derzeit wird das Modell von den Entscheidungsträgern (d.h. der Hochschulleitung), der IT-Leitung und der jeweiligen Projektleitung bei der Umsetzung aktiv entwickelt und vorangetrieben.

“Die Zenkit Suite hilft der HTW Berlin, ein Phasenmodell mit vollständigen Projektmanagementprozessen aufzubauen.”

“Die Einführung von Zenkit hat sowohl für den Einzelnen als auch für das gesamte Team Vorteile mit sich gebracht.”

Seit der Einführung von Zenkit vor etwa eineinhalb Jahren haben Ralf und andere Mitglieder der HTW Berlin vielfältige Nutzen festgestellt, sowohl individuell als auch kollaborativ. Zunächst stellten sie fest, dass sich die digitale Kompetenz der Mitarbeiter verbessert hat. Durch den Einsatz der Zenkit-Tools, welche die Zusammenarbeit unterstützen, erhalten sie die Möglichkeit, digitale Fähigkeiten zu erwerben. Darüber hinaus wies Ralf darauf hin, dass die Zenkit Suite einen nützlichen und leistungsstarken zentralen Arbeitsbereich für die entscheidenden Projektmanagement-Prozesse bereitstellt, der die Klarheit der Zusammenarbeit im Team fördert und Datenverluste oder die falsche Übermittlung wichtiger Unternehmensinformationen verhindert. Mit Zenkit lassen sich zum Beispiel Termine aus verschiedenen Projekten und dem zentralen Kalender der HTW Berlin zusammenführen, sodass jeder den Überblick über alle Termine und Meilensteine behält. Gleichzeitig wurden Dokumente aus allen Projekten und dem zentralen HTW Berlin-Wiki gut organisiert und zusammengeführt, sodass die Benutzer alle relevanten Dokumente jederzeit und überall dort finden können, wo sie arbeiten.

Nicht zu vergessen ist die Transparenz und Anpassungsfähigkeit. Es ist sehr einfach, Entscheidungsvorlagen übersichtlich zu erstellen, indem man verschiedenste Informationen aus Projekten und dem Tagesgeschäft kombiniert und je nach Bedarf in Zenkit’s unterschiedlichen Projektansichten darstellt. Ralf teilte uns mit, dass die HTW Berlin sowohl retrospektive als auch prospektive Auswertungen bzw. Simulationen schnell durchführen kann, indem sie verschiedene Sichtweisen auf einer einheitlichen Datenbasis erzeugen.

Schließlich, so Ralf, kann man mit eigentlich einfachen und flexiblen Systemen ein hohes Maß an Klarheit erreichen. Beispielsweise werden jeder Benutzergruppe an der HTW Berlin flexible Berichte zur Verfügung gestellt, und dank der Möglichkeit von Zenkit, die selben Daten in verschiedenen Ansichten anzuzeigen, kann eine enorme Transparenz geschaffen werden. Kanban-, Mind Map-, Tabellen- und Gantt-Charts sind nur einige der vielen nützlichen und leistungsstarken Ansichten, die an der HTW Berlin verwendet werden.

“Zenkit trägt dazu bei, ein hohes Maß an organisatorischer Transparenz zu schaffen, was zu einem effektiveren und klareren Entscheidungsprozess führt.”