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Geschäftsprozessmanagement

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Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist eine langfristige Strategie. Sie analysiert und verbessert Prozesse im Unternehmen. Ziel ist es die Effizienz, Effektivität und Leistung im Betrieb zu erhöhen. Die Strategie untersucht, ermittelt, verändert und kontrolliert die Prozesse im Unternehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich diese optimal im Arbeitsablauf eingliedern.

GPM ist eine laufende Tätigkeit, welche oftmals automatisierte Aufgaben beinhaltet. Sie bedarf nicht immer dem Einsatz von Technologie. Schließlich ist das Geschäftsprozessmanagement dafür gedacht, geeignetere Wege zu schaffen, um Arbeit zu erledigen. Ganz egal welche Methode dafür am besten geeignet ist.

Prozesse vs. Projekte

Aber was ist denn überhaupt ein Prozess? Ein geschäftlicher Prozess ist definiert, als eine sich wiederholende Anzahl an Aktivitäten. Diese helfen dabei, spezifische Ziele des Unternehmens zu erreichen. “Wiederholend” ist hier der Schlüsselbegriff.

Ein Geschäftsprozess ist etwas, was ein Unternehmen regelmäßig tut, beispielsweise das Einstellen von neuen Mitarbeitern, oder das Verschiffen eines Produktes. Ein Prozess ist weder ein Projekt noch eine Aufgabe. Ein Projekt ist normalerweise eine Reihe unterschiedlicher Aktivitäten. Beispielsweise das Erstellen einer Website für einen Klienten, oder die Planung eines Events. Das Projekt ist dann abgeschlossen, wenn das zuvor definierte Ziel erreicht wurde.

Eine Aufgabe ist ein konkreter Schritt in einem Projekt oder Prozess. Geschäftsprozessmanagement fokussiert sich darauf, die Leistung Ihres Unternehmens zu verbessern. Dafür werden die Geschäftsprozesse verwaltet. Ein Prozess, um Prozesse zu optimieren, wenn sie so möchten.

Vorteile des Geschäftsprozessmanagement

Das Ziel des Geschäftsprozessmanagements ist es, dem Unternehmen ein besseres Verständnis über die auftretenden, internen Prozesse zu gewähren. Diese werden durchgehend analysiert, um beständige Verbesserungen zu erzielen.

Die Vorteile der fortlaufenden Verbesserung von Prozessen sind vielfältig. Wenn sie richtig ausgeführt werden führt GPM zu: 

  • Verbesserung der Abstimmung von Prozessen und Kundenanforderungen
  • Kostenreduzierung
  • Fehlervermeidung
  • Zeitersparnis
  • Erzeugung von besseren Produkten und Services
  • Erhöhung der Transparenz von Prozessen
  • Förderung der Effizienz
  • Verbesserung des Mitarbeiterpotentials und der Arbeitsmoral
  • Sammeln und Verwerten von Informationen
  • Steigerung der geschäftlichen Agilität
  • Entwicklung einer Innovationskultur

Beteiligte Aktivitäten

GPM bedeutet, dass Sie konstant versuchen Geschäftsprozesse zu analysieren und zu verbessern. Teil davon ist die ständige Beurteilung von Aktivitäten und das Ergreifen von Maßnahmen. Die Anforderung an Geschäftsführer ist es, neue Wege zu finden, um Prozesse zu optimieren. Grund dafür ist der technische Wandel und das Aufkommen von neuen Möglichkeiten. Diese können helfen, verschiedene Teile eines Prozesses zu unterstützen oder zu automatisieren.

Es existieren mehrere offizielle Definitionen von GPM. Meist setzt es sich aus den Schritten Gestaltung, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung zusammen.

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Gestaltung

Zunächst werden bestehende Prozesse analysiert. Dazu gehört die Identifizierung von Verbesserungspotenzial. Es handelt sich um die Gestaltung von Prozessen, wie sie im Idealfall existieren sollen.

Modellierung

Zur Modellierung werden verschiedene Variablen eingebaut. Das gibt Auskunft darüber, wie theoretisch optimierte Geschäftsprozesse in unterschiedlichen Szenarien arbeiten. Hilfreich kann hierbei auch eine “Was-wäre-wenn-Analyse” sein.

Ausführung

Die Ausführung umfasst die Einbindung des neu gestaltenden und modellierten Prozesses. Manuelle Prozesse werden von Menschen ausgeführt, automatisierte Prozesse von Software. Zu diesem Zeitpunkt, werden die Verbesserungen des Prozesses ausgeführt.

Überwachung

Der Prozess wird überwacht, während er sich in den Arbeitsablauf eingliedert. Zuvor festgelegte Messgrößen helfen, den Fortschritt festzustellen. Sie messen die Effizienz und lokalisieren Engpässe.

Optimierung

Prozesse werden überwacht und analysiert. Die daraus gewonnenen Informationen identifizieren Bereiche zur Verbesserung. Und das führt wieder zum ersten Punkt, der Gestaltung.

Wie Sie Zenkit für BPM benutzen

Geschäftsprozessmanagement dient der Verbesserung von Prozessen. Dafür gibt es viele verschiedene Vorgehensweisen. Eine davon ist Lean or Six Sigma. Ausgeführt werden kann diese mit Gechäftsprozessmanagementsoftware (GPMS). Diese dient dem selbstständigen Verwalten von GPM. 

Zenkit ist nicht direkt als GPMS ausgelegt. Trotzdem lässt sich damit jeder Arbeitsablauf in den folgenden Punkten unterstützen:

Prozesse abbilden

Erstellen Sie digitale Modelle von Geschäftsprozessen. Dafür eignen sich am besten die Mind Map und Kanban-Ansicht. Liegt eine visuelle Repräsentation vor, lässt sich ein Prozess einfacher analysieren. Ermitteln Sie so auftretende Engpässe!

Feedback einholen

Mit Zenkit-Collections ist man in der Lage über den gesamten Prozess hinweg Rückmeldung von allen Interessenvertretern einzuholen. Übersehen Sie kein Detail während der Gestaltung oder der Analyse eines Prozesses!

Automatisiere wiederholdene Prozesse

Mit der Duplizier-Funktion von Zenkit lassen sich Vorlagen erstellen. Die verantwortliche Person weiß bestens über alle relevanten Aufgaben und Schritte Bescheid. Jedes mal wenn ein neues Projekt oder Prozess beginnt, ist die Vorgehensweise direkt bekannt.

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