Erfolgsgeschichte: MIAD
MIAD ist mit der Hilfe von Zenkit besser organisiert und vernetzt. Damit kann der Fortschritt von Einzelpersonen und Gruppen leichter verfolgt werden.
Das Milwaukee Institute of Art & Design (MIAD) ist eine private und gemeinnützige Kunst- und Designhochschule in den Vereinigten Staaten von Amerika. Das MIAD bietet einen vierjährigen Bachelor of Fine Arts in fünf Hauptfächern an, darunter: Kommunikationsdesign, Illustration, Innenarchitektur und Design, Produktdesign und New Studio Practice: Bildende Kunst.
Crystal Lemmer, die Lehrkraft für Technologien am MIAD, benutzt Zenkit mit mehr als 30 Teammitgliedern seit 2 Jahren. In diesem Artikel berichtet Crystal Lemmer, wie Zenkit ihrem Team geholfen hat, effizienter zusammenzuarbeiten.
Milwaukee, Wisconsin, USA
Around 135 faculty and 100 staff
2 years
Project management, staff onboarding, tech training knowledge base and online learning switch during the pandemic
„Zenkit sorgt für eine effiziente Organisation der alltäglichen Prozesse und ermöglicht die digitale Transformation während der Pandemie.“
Crystal und ihre Teammitglieder führen bei MIAD wichtige IT-Projekte durch. Wie Sie sich vorstellen können, beinhaltet jedes IT-Projekt verschiedene wichtige Prozesse: Dinge wie das Onboarding von Mitarbeitern und Fakultätsmitgliedern, die Rückgabe von Mietverträgen, technische Schulungen. Diese und viele andere wichtige Projekte, erfordern eine effektive Organisation und Zusammenarbeit im Team. Dank der flexiblen Erfassungsstrukturen und Kollaborationsfunktionen von Zenkit sind Crystal und ihr Team in der Lage, ihre Arbeitsabläufe zu visualisieren und den Fortschritt der einzelnen Projekte zu verfolgen.
Darüber hinaus hat die Covid-19-Pandemie das Leben der Menschen seit Anfang 2020 stark beeinträchtigt. Viele Organisationen und Unternehmen auf der ganzen Welt sind sich bewusst, wie wichtig es ist, sich an die neue Norm anzupassen; doch wie das Sprichwort sagt, ist das leichter gesagt als getan. Glücklicherweise hatte Crystal nicht die Schwierigkeiten, die viele Hochschulen bei der digitalen Transformation hatten. Sie erzählte uns, dass MIAD dank der Verwendung von Zenkit in der Lage war, während der Pandemie einfach und schnell auf virtuelle Arbeit umzustellen. So konnte Zenkit nicht nur die Effizienz bei der Organisation der täglichen Abläufe verbessern, sondern auch die Flexibilität bieten, die die MIAD benötigte, um ihre üblichen Arbeitsabläufe in kurzer Zeit virtuell zu gestalten.
Zum Beispiel, so Crystal, konnte dank Zenkit Base eine Kollektion erstellt werden, die eine Vielzahl von Schulungen leichter organisierte. Dafür erstellten sie Elemente für jede Schulung und fügten die passenden Labels hinzu, um die Art der Schulungen individuell zu unterscheiden. Daher bevorzugen sie auch die Kanban-Ansicht, die automatisch Elemente mit der gleichen Bezeichnung gruppiert und einen umfassenden Überblick über die Aufgaben bietet. Ein gute Übersicht benötigt jedoch auch wichtige Details:
Unter jedem Trainingselement fügten sie zusätzliche Links als Informationen und Referenzen hinzu, um jedem, der die Kollektion anschaut, mehr Kontext zu bieten. Sie erstellten auch das Progress Label, „Done”, das immer dann verwendet wurde, wenn eine Schulung als abgeschlossen galt. Anhand dieses Beispiels verdeutlichte uns Crystal, dass die Zenkit-Kollektion einen wichtigen zentralen Ort darstellt, um Wissen zu speichern, zu organisieren und weiterzugeben und um jede einzelne Schulung zu verfolgen.
„Zenkit bietet einen zentralen Ort, um verschiedene Schulungsmaterialien auf intelligente und organisierte Weise zu verwalten.“
„Mit Zenkit können wir die Fortschritte von Einzelpersonen und Gruppen leichter verfolgen und sind dadurch besser organisiert und vernetzt.“
Es ist kein Geheimnis, dass eine gute Zusammenarbeit im Team zu einer besseren Teamleistung und besseren Projektergebnissen beitragen kann. Viele Elemente können die Zusammenarbeit eines Teams beeinflussen: Die effektive Delegation von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die richtige Prioritätensetzung, das Management von Erwartungen und vieles mehr. Viele Organisationen berichten jedoch, dass die Verfolgung des Fortschritts manchmal vernachlässigt wird oder schwer zu messen ist.
Bei MIAD konnte Zenkit diese Probleme lösen, denn durch die Implementierung von Zenkit kann Crystal nun problemlos den eigenen Fortschritt innerhalb eines Projekts verfolgen, z. B. mit Hilfe eines Kanbans, um visuell darzustellen, welche Aufgaben erledigt wurden. Diese Darstellung hilft jedem Teammitglied seine eigenen Aufgabenlisten einfach abzuarbeiten, anstatt sich in den vielen Aufgaben zu verlieren. Außerdem kann das Team sehen, welche Aufgaben den einzelnen Mitgliedern zugewiesen sind, um zu verstehen, woran die anderen arbeiten. Dies ist für alle Beteiligten äußerst wichtig, vor allem aberfür den Projektleiter, da er so Projekte besser planen und Aufgaben effizienter zuweisen kann.
Schließlich fragten wir das Team, ob es anderen Teams, die den Einsatz von Zenkit in Erwägung ziehen, etwas zu sagen hätte. Crystal sagte uns: “Zenkit ist eine großartige Investition! Nicht nur, weil es viele einzigartige Funktionen hat, die es zu einem leistungsstarken Projektmanagement- Tool machen, sondern auch, weil es uns die Möglichkeit gibt, jedes Projekt und jeden Arbeitsablauf nach Belieben anzupassen. Die Möglichkeit, eine einfache Aufgabenliste zu erstellen und gleichzeitig ein komplexeres Projekt zu entwickeln, ist für MIAD sehr praktisch und profitabel. Diese Funktion ist unabhängig von dem Standort des jeweiligen Mitarbeiters. So kann mit Zenkit aus jeder Entfernung problemlos zusammengearbeitet werden. Home-Office ist damit ein Kinderspiel!
Zu den beliebtesten Funktionen von Zenkit gehören Labels, Ansichtswechsel, die Möglichkeit zum Verschieben und Ablegen, benutzerdefinierte Felder und die Filtereinstellung. Crystal ist davon überzeugt, dass jedes Team mit den umfangreichen Funktionen von Zenkit seine Ziele zeitnah erreichen kann.