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Erfolgsgeschichte: AFS Interkulturelle Begegnungen e.V.

Zenkit verbessert AFS Deutschlands Teamzusammenarbeit mit transparentem Projekts- und effizientem Wissensmanagement fürs Team

AFS Interkulturelle Begegnungen e.V. (AFS) ist eine Non-Profit Organisation mit Standort in Hamburg als Teil des internationalen AFS Netzwerkes.

Die Förderung des Jugendaustauschs, sowie interkulturelles Lernen waren in den vergangenen 70 Jahren die Schwerpunkte des Vereins. Sie bieten Schüleraustausche, Gastfamilien-, interkulturelle Trainings- und globale Ferienprogramme an, sowie Volontariate im sozialen, kulturellen und Umweltbereich. Derzeit hat ASF ca. 3000 Freiwillige, die in über 100 lokalen Komitees organisiert sind. Zudem unterstützten sie in der Vergangenheit über 2500 junge Menschen in über 50 verschiedenen Partnerländern.

Bei diesem Volumen an Arbeit ist das Managen von Projekten und Leuten sicherlich nicht leicht und höchst komplex. Vor ca. 2 Jahren entschied sich AFS Deutschland dazu, Zenkit als Tool für ihre Organisation zu benutzen. Wir hatten die Chance Victor Baum, den IT-Chef von AFS Deutschland, zu interviewen. Wie genau und wofür wird Zenkit bei ASF eingesetzt? Im nächsten Teil des Artikels werden Sie genau das erfahren.

Standort
Hamburg, Deutschland

Anzahl Mitarbeiter
110 Mitarbeiter

Website
www.afs.de

Zeit mit Zenkit
2 Jahren

Anwendungen
Projektmanagement, Organisations und Wissensmanagement

„Bereits kurz nach der Einführung von Zenkit stiegen die Zahl der Collections rapide.”

Es ist sicherlich nicht einfach, ein geeignetes Tool für sein Team zu finden. Genauso schwer ist es, nachdem eine passende Software gefunden wurde, diese seinem Team vorzustellen. Ist es überhaupt das richtige Tool? Versteht das Team die Software und deren Anwendungsmöglichkeiten? Verliert man viel Zeit bei der Einführung des neuen Helfers? Genau diese Fragen mussten sich Victor Baum und Co. bei der Einführung von Zenkit stellen. Glücklicherweise sei es laut Victor bei AFS kein Problem gewesen, Zenkit dem Team nahezubringen. Victor erzählte uns, dass bereits kurz nach der Einführung von Zenkit, die Zahl der Projekte, die sich in den Collections wiederfanden, rapide stieg. Dies zeigt, dass Zenkit gut vom Team aufgenommen wurde und direkt effizient genutzt werden konnte.

Bis heute wurde Zenkit für über 100 interne Projekte angewendet. Alle Vollzeitmitarbeiter von AFS arbeiten täglich mit Zenkit. Neben diesen gibt es über 300 aktive User, die freiwillig mit Zenkit in ihren Komitees arbeiten. Neben der Arbeit, würden laut Victor, viele auch Zenkit privat nutzen. Mal eben eine To-Do-Einkaufsliste erstellen? Mit Zenkit kein Problem!

Neben der Nutzung von Zenkit für Projektmanagement, ermögliche die Zenkit Base Wiki Ansicht auch ein effektiveres Wissensmanagement in der Organisation. Für eine lange Zeit, sowie bei vielen anderen Vereinen, fragte man sich bei AFS, was wohl die beste Methode wäre, um Wissen zu dokumentieren. Victor dazu: ,,Wir waren überrascht, wieviele Möglichkeiten sich uns mit der Wiki-Ansicht von Zenkit geboten haben.”

In dem Screenshot weiter unten finden Sie dazu folgendes Beispiel: Der Titel ,,AFS Wissensmanagement” deutet schon an, dass in der Collection wichtiges Wissen gespeichert ist. In einer übersichtlichen Struktur ist das gesamte Wissen mit verschiedenen Untertiteln angeordnet. Die verschiedenen Prozesse und Informationen sind zudem den verschiedenen Bereichen wie IT, Kommunikation / Marketing, HR, Events und viele mehr zugeteilt. Die Anwendung dient nicht nur neuen Mitarbeitern schnellen Zugang zu wichtigen Informationen, sondern auch dem alten AFS-Team ein Tool, um ihr Wissen regelmäßig aufzufrischen.

„Die Wiki-Ansicht ermöglicht uns ein effizientes Wissensmanagement.”

„Die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung haben für ihren Bereich vollen Zugang, während andere die Informationen nur lesen können.”

Victor stellt fest, dass das Erstellen einer solchen Organisations-Wiki-Ansicht sehr einfach und effektiv war. Da zudem das Team bereits mit Zenkit Base im Projektmanagementsbereich geschult war, seien diese bereits mit dem Produkt vertraut gewesen. So konnten sie laut dem IT-Chef nach kurzer Zeit an dem Wiki mitarbeiten.

Zudem seien in jeder Abteilung Mitarbeiter da, die die Collection aktualisieren und Artikel bearbeiten würden. So bleibe das Wiki von AFS immer up to date. Alle anderen Nutzer bräuchten eine Erlaubnis für den Zugriff auf die Daten. Mit dem “Mitglieder”-Feature von Zenkit ist es tatsächlich ohne Probleme möglich, die Rollen der Nutzer angemessen einzustellen und Erlaubnisse zu verteilen. Wer zum Beispiel als “Gast” eingestuft wird, kann in der Collection mitlesen, diese aber nicht bearbeiten. So konnte das Team von AFS ihre Regeln intern selbst festlegen.

Zenkit verbesserte AFS’ Projekt- und Wissensmanagement enorm. Im Bezug auf Projektmanagement, so Victor, seien die Projekte dank Zenkit transparent für alle Mitarbeiter. Zudem seien die Möglichkeiten mit Zenkit grenzenlos. Man könne in den Aufgaben kommentieren, Unteraufgaben kreieren, Aufgaben verteilen und automatische Benachrichtigungen einstellen, die die Mitarbeiter immer auf dem Laufenden halten. So seien Arbeitsprozesse und Fortschritte immer einsehbar und verfolgbar.

Auch die Zusammenarbeit im Team verbesserte sich dank dem Organisations-Wiki, dass alle Informationen sammelt und den Mitgliedern der Collection zur Verfügung stellt.

Auf die Frage, was Victor anderen Vereinen- oder Non-Profit Organisationen raten würde, wenn diese überlegenZenkit zu nutzen, war seine Antwort eindeutig: ,,Zenkit ist ein modernes Tool, dass sowohl Projekte- als auch persönliche Angelegenheiten unkompliziert organisiert. Die verschiedenen Ansichten ermöglichen eine optimale Präsentation für jede Art von Projekt. Das fördert vor allem unsere Zusammenarbeit im Team. Zudem kann die Wiki-Ansicht Wissen dem Team optimale nahebringen und Regeln können anhand der verschiedenen Einstellung passend definiert werden. In der Zukunft hoffen wir, dass wir Zenkit weiter in unseren Arbeitsalltag integrieren können.”

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