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Erfolgsgeschichte: August Bebel Schule

Die Schule hat mit Hilfe von Zenkit Base ein anwendungsfreundliches Intranet und konnte damit ihre Teamarbeit verbessern

Die August Bebel Schule ist eine Berufsschule welche 1967 gegründet wurde. Sie bietet verschiedene Arten von Schulausbildung an. Dazu gehört eine technische und duale Ausbildung, sowie weitere Berufsfelder. In zweiCampusgebäuden im Rhein-Main-Gebiet, deckt die Schule ein breites Spektrum an Bildungs und Weiterbildungskursen ab. Zurzeit unterrichten über 100 Lehrer die 1900 Schüler und Azubis. In der Verwaltung arbeiten vier Angestellte. Wenn Sie sich nun wundern, wie so eine große und viel fältige Schule wie die August Bebel Schule sicherstellen kann, dass ihr Schulmanagement perfekt abläuft, dann sind Sie hier genau richtig! Der stellvertretende Schulleiter der August Bebel Schule, Uli Luft, freut sich Ihnen heute erklären zu können, wie Zenkit Base ihnen dabei hilft die Teamarbeit zu organisieren und den Schulablauf dadurch maßgeblich unterstützt. Uli Luft hat Zenkit vor ca. 2 Jahren zusammen mit Administrator Volker Berg an der Schule eingeführt.

Ort
Offenbach am Main / Hanau Steinheim,

Anzahl der Mitarbeiter
100+ Lehrer

Dauer der
Nutzung von Zenkit 1,5 Jahre

Was haben sie gemacht
Intranet eingerichtet, Organisation von Wiki, Dokument und Termin Management und Projektmanagement

„Zenkit Base erlaubt es uns ein Intranet zu errichten, in dem wichtige Informationen leicht ersichtlich sind und einfach verwaltet werden können.“

Eine Schule dieser Größe zu leiten ist nicht einfach. Es müssen eine Menge an Dokumenten verarbeitet und viele Prozesse befolgt werden. Ein Intranet in dem wichtige Informationen verarbeitet und Dokumente oder Guidelines der August Bebel Schule geteilt werden können, ist nicht nur hilfreich, sondern auch notwendig für eine erfolgreiche und effiziente Teamarbeit.

Wie Sie in Bild 1 sehen, können Mitarbeiter in Zenkit wichtige Anträge, Formulare und andere notwendige Dokumente wie allgemeingültige Vorschriften, Covid 19 Informationen, Material für den online Unterricht und benötigte Zertifikate teilen. Herr Luft betont, dass die Flexibilität und das intuitive Interface von Zenkit eine einfache Verwaltung ermöglicht und dadurch die Struktur im gesamten Intranet erhalten bleiben kann. Zenkit Base bietet einen zentrale Ort für Lehrer und Schulverwaltung, um hilfreiche Informationen zu erstellen und zu teilen. Zusätzlich rüstet sich die August Bebel Schule mit einem Kommunikationsweg aus, der eine schnelle Reaktion auf neue Situationen ermöglicht, wie zum Beispiel auf die Covid-19 Pandemie.

Bild 1

Ein anderes Beispiel ist das „Who is Who“, in Bild 2 zu sehen. Das gesamte Schulwissen ist in einer Wiki Ansicht dargestellt, wodurch Mitarbeiter alle wichtigen Informationen alphabetisch sortiert einsehen können.

Diese Collection hilft dabei den Eingewöhnungsprozess zu optimieren, damit alle Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand sind. Angenommen, eine neue*r Mitarbeiter*in kommt in die Schule, dann braucht er/sie nur Zugang zu der Kollektion und erlangt so eine klare Übersicht über alle wichtigen Prozesse oder Vorgaben. Das Personal kann die darin enthaltenen Regeln zur Leitung oder die Regulationen für die Schulausrüstung lesen und nachvollziehen wie die Schule organisiert ist und verwaltet wird. In der Kollektion enthaltene Baupläne ermöglichen eine sofortige Übersicht über die Klassen- oder Lehrerzimmer. Sollten weitere Fragen aufkommen, findet sich in Zenkit Base eine Liste mit E-Mail Adressen oder Telefonnummern des Teams.

Das digitale Wiki von Zenkit ist eine essenzielle und clevere Anwendung für die August Bebel Schule. Alle Angestellten mit Zugang zu Zenkit haben von überall aus Einsicht und Zugang zu allen Prozessen, welche wichtig für die Entwicklung und Verwaltung der Schule sind. Das erspart den Mitarbeitern kostbare Zeit, ermöglicht Transparenz und fördert Teamarbeit.

„Durch eine klare Übersicht für Mitarbeiterinformationen, Prozesse innerhalb der Schule und geltenden Regeln,ermöglicht und fördert Zenkit Base Transparenz und Zusammenarbeit.“

Bild 2

„Die vielen Datenansichten und Felder ermöglichen Flexibilität und Transparenz und helfen uns dabei die Arbeit zu organisieren“

Herr Luft betonte mehrmals, wie sehr er die vielen Ansichten und Felder in Zenkit Base wertschätzt. Für die Schulprojekte und Wochenprojekte wählen sie die Kanban Ansicht aus. Hier können die verschiedenen Stadien eingesehen werden, in denen sich die Aufgaben befinden. Dadurch kann die Arbeit der anderen verfolgt werden. Bei der Erstellung dieser Ansicht, hat die Schule die Möglichkeit extra Felder für die verantwortliche Person, das Enddatum, die zuständig Person, eine Ablage für Dokumente, und viele weitere zu erstellt. Diese ermöglichen es dem gesamten Team die Details eines jeden Projektes überblicken zu können. Mit diesem Aufbau im Hinterkopf und den Erfahrungen, verwendet die Schule das gleiche Design, ohne es für das nächste Projekt wieder neu entwerfen zu müssen.

Zusätzlich wurde eine Termin Kollektion in der Kalenderansicht von Zenkit entworfen, um alle Verbindlichkeiten der bestimmten Gruppen einzutragen. Die Collection mit vielen unterschiedlichen Feldern, hilft dabei die Prozesse zu optimieren. Die Mitarbeiter der August Bebel Schule ergänzen jedes Item mit angehängten Dateien, zuständigen Mitgliedern und anderen zusätzlichen benötigten Daten. Nach dem Termin können neue Dokumente für eine zukünftige Wiederholung hinzugefügt werden.

Die große Bandbreite an Ansichten und Feldern ermöglicht es jede Kollektion zu personalisieren, um die wirklich dringenden Bedürfnisse zu befriedigen. In der Zukunft ist geplant Zenkit nicht nur in die Projekte von Lehrern und Verwaltung, sondern auch in die der Studenten der technischen Schule einzubinden.

Am Ende fragten wir Herr Luft, ob er uns noch etwas über Zenkit mitteilen wollen würde. Er erwähnte einen wichtigen Aspekt, wieso er Zenkit ausgewählt hat: Für ihn war es das DSGVO konforme Grundgerüst, welches ihn überzeugt hat. So wie in Bild 3 zu sehen, ist Zenkit eine vertrauenswürdige Lösung, um Daten zu speichern und zu teilen, ohne sich Sorgen um die Datensicherheit machen zu müssen.

Genau genommen, ist Datensicherheit das Fundament und ein essenzieller Faktor für eine Software in dieser digitalen Welt. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein kleines oder ein großes Unternehmen haben und in welcher Industrie Sie arbeiten. Durch die transparenten Privatsphäre-Richtlinien von Zenkit und den DSGVO kompatiblen Methoden, sind die persönlichen Daten der August Bebel Schule vollkommen sicher und werden es auch immer sein.

„Zenkit Base garantiert Datensicherheit durch die DSGVO kompatiblen Methoden.“

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