Storia di successo: AWO a Gießen!
L’AWO di Gießen riduce al minimo il tempo dedicato ai progetti grazie all’aiuto di Zenkit
L’AWO di Gießen è un membro locale dell’organizzazione no profit Arbeiterwohlfart Bundesverband (AWO), registrata in Germania. Offre servizi sociali e sostiene con compassione e cura gli anziani e i bambini bisognosi.
Per garantire flussi di lavoro perfetti per gli eventi e i progetti attuali, l’AWO di Gießen utilizza la nostra soluzione di gestione dei progetti Zenkit Base nei propri team da oltre 2 anni. Oggi Roland Scheld, responsabile del dipartimento per gli anziani e la gestione dell’innovazione presso l’AWO di Gießen, racconterà come Zenkit abbia aiutato la sua azienda a ottimizzare i processi e a sostenere il proprio lavoro a favore della società.
Gießen,
Germany
480
dipendenti
2 anni di utilizzo di
Zenkit Base
Gestione dei progetti, gestione delle attività e database relazionale
“Gestire molti progetti complessi è semplicissimo grazie alle diverse visualizzazioni dei dati offerte da Zenkit”
L’AWO di Gießen utilizza Zenkit principalmente per affrontare la sfida di gestire molti progetti contemporaneamente. Roland sottolinea che Zenkit, con le sue visualizzazioni dei dati versatili e utili, li ha aiutati a realizzare i progetti con molto più successo.
Per realizzare i propri progetti, l’AWO di Gießen ha creato diverse raccolte utili in Zenkit. Queste vanno dai piani di progetto, un elenco dei membri, un calendario completo dei progetti e documenti di progetto, fino ad interi archivi di documenti. All’interno di ogni raccolta è possibile utilizzare la visualizzazione più adatta ai dati contenuti.
Poiché, ad esempio, la vista Wiki offre una struttura chiara per le informazioni e i dati in essa contenuti e quindi ogni membro del team è aggiornato, la utilizzano per i loro piani di progetto, nonché nelle raccolte per gli argomenti di progetto, poiché qui è necessaria una comprensione chiara e approfondita. La vista Wiki lo rappresenta perfettamente. Nel frattempo, la vista elenco è più adatta per il loro elenco dei membri e i dati e i documenti di progetto. Le informazioni in essa contenute non devono essere strutturate e quindi i dati possono essere facilmente cercati e filtrati. Da non dimenticare: per le attività quotidiane e la gestione dei progetti, utilizzano naturalmente la vista Kanban, che consente loro di visualizzare facilmente i dati e di vedere i progressi delle singole attività.
Per gestire e distinguere la moltitudine di progetti, database e wiki diversi, l’AWO di Gießen utilizza diverse raccolte, ciascuna delle quali è separata dalle altre in spazi di lavoro specifici per argomento. Con l’aiuto della funzione di riferimento è quindi possibile collegare tra loro raccolte correlate.
Ad esempio, collegano la loro raccolta per il piano di progetto alla raccolta per le singole attività del progetto, in modo da poter sempre tracciare con precisione a quale parte del piano appartiene un’attività specifica. In questo modo sono in grado di monitorare con precisione lo stato di avanzamento dei singoli progetti senza sovraccaricare il loro piano con attività minori e poco importanti.
La funzione di riferimento in Zenkit è naturalmente solo uno dei tanti strumenti utili. Anche l’aggregazione di elementi referenziati su più raccolte è una funzione che l’AWO ha menzionato in modo specifico. Per Roland è utile anche l’interfaccia utente intuitiva e facile da usare, poiché rende semplice la creazione di piccoli database necessari per realizzare i propri progetti senza problemi.
“La funzione di riferimento è quella che ci colpisce di più, poiché ci permette di collegare facilmente diverse collezioni tra loro.”
“Con Zenkit possiamo ottenere rapidamente una panoramica chiara, calcolando automaticamente i dati numerici.”
I dipendenti dell’AWO di Gießen registrano direttamente in Zenkit il tempo dedicato a determinati progetti. Grazie alle funzioni di aggregazione e formula di Zenkit, il tempo totale dedicato a un progetto, la ripartizione delle ore per dipendente, le ore per attività e molto altro vengono calcolati automaticamente. Ciò significa che i manager possono ottenere una rapida panoramica di questi dati senza doverli calcolare manualmente. Inoltre, non è necessario alcun software di reporting esterno.
Grazie alla chiarezza di queste funzioni, i project manager dell’AWO di Gießen possono seguire i propri progetti e pianificare e riassegnare le risorse in modo più efficiente.
Alla fine, Roland è giunto alla conclusione che l’utilizzo di Zenkit ha portato a una riduzione sia del tempo pianificato che di quello effettivo per interi progetti. Ha attribuito questo risultato a Zenkit, poiché Zenkit apporta chiarezza e semplicità in ogni fase della gestione dei progetti. Ciò comprende il monitoraggio e il miglioramento dei processi, nonché la riduzione del tempo necessario per la pianificazione, l’esecuzione, il monitoraggio e la revisione fino al completamento definitivo dei progetti. Con le sue funzionalità potenti ma intuitive, AWO a Gießen ha trovato in Zenkit lo strumento ideale per migliorare l’efficienza del lavoro e lavorare in modo produttivo!
“Con Zenkit miglioriamo la gestione del tempo del nostro team.”
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