Meetings besser meistern: In 7 Schritten zu produktiveren Team Meetings
So führen Sie ab sofort produktive und effektive Team Meetings
Es ist Montagmorgen. Was gibt es für einen besseren Start in die Woche, als ein Meeting der PR-Abteilung! … Sie sind noch vollkommen im Wochenendmodus und auch Ihre Kollegen sehen etwas verschlafen aus. … Das kann ja heiter werden!… Nun gut: Wie so viele Meetings läuft auch dieses eher zäh ab. Alle reden durcheinander… Gerhard, der IT sitzt an seinem Smartphone. … Was macht der eigentlich in diesem Meeting, Pr ist nun eher weniger relevant für ihn?… Das Meeting geht schlussendlich zwei Stunden. Eine Lösung gefunden haben Sie keine.
Team Meetings haben längst einen Einzug in den Arbeitsalltag gefunden und sind zum wichtigen Bestandteil des täglichen Arbeitens geworden. Besprechungen können äußerst produktiv sein und zu effektiven Lösungen führen, doch werden Sie meistens nicht richtig umgesetzt.
Ein gutes Team Meeting zu führen ist gar nicht so einfach. Es bedarf vieler Überlegungen und vor allem vieler Dinge, die es zu beachten gibt. Damit absofort Ihre Team Meetings produktiver werden und Sie das Chaos des anfänglichen Beispiels umgehen, erfahren Sie in diesem Artikel sieben Tipps, mit denen Sie zum Meeting Profi werden.
Inhalt
- Warum Team Meetings?
- Vorbereitung ist die halbe Miete
- Einladungen sollten nie an alle gehen
- Eine Agenda ist wichtig und darf keinesfalls vergessen werden
- Bestimmen Sie einen Moderator
- Werden Sie kreativ
- Protokolle müssen immer geführt werden
- Dank Feedback zum perfekten Team Meeting
- Werden Sie Meister Ihrer Team Meetings
Warum Team Meetings?
Team Meetings können in jedem Bereich in unterschiedlicher Form gehalten werden. Ein Team Meeting ist schlussendlich nichts anderes, als eine Besprechung, bei denen Anliegen in Kleingruppen, mit verschiedenen themenrelevanten Personen besprochen werden. Team Meetings haben, wenn richtig umgesetzt, auf verschiedenen Ebenen Vorteile.
- Team Meetings erleichtern vor allem die Kommunikation untereinander. Anstelle lästiger E-Mails, werden Inhalte gemeinsam besprochen, wobei stets direkt reagiert werden kann. Es kommt so zu weniger Missverständnissen oder Konflikten.
- Die Kommunikation unter den verschiedenen Teilnehmern ermöglicht einen vielseitigen Blick auf aller Art Probleme, Anliegen und Aufgaben. Jedes Teammitglied hat einen anderen Wissensstand, an den produktiv angeknüpft werden kann. So wird für jede Herausforderung, egal ob persönlicher oder allgemeiner Natur, eine perfekte und vielseitige Lösung gefunden.
- Mit Hilfe von Team Meetings ist die Delegation von Aufgaben wesentlich einfacher. Gemeinsam kann entschieden werden, wer für die Umsetzung einer Tätigkeit am Besten geeignet ist. So fühlt sich kein Teammitglied übergangen und kann, falls notwendig frühzeitig einlenken.
- Entscheidungen können ebenfalls besser kommuniziert und verhandelt werden. In einer Besprechung sollten idealerweise immer nur, die für diese Besprechung relevante Personen sitzen. Anliegen können dementsprechend perfekt unter den Teilnehmern kommuniziert und auch verhandelt werden. Via Mail oder Telefon ist dies nur schwierig möglich.
Vorbereitung ist die halbe Miete
Ein Team Meeting ist nur dann produktiv, wenn schon zuvor geklärt ist, was angesprochen werden soll. Es gibt nichts schlimmeres, als in einem Meeting zu sitzen, in dem es keine Struktur gibt. Werden Sie sich darüber bewusst
- welche Inhalte für das Meeting wichtig sind
- welche Personen für diese Besprechung relevant sind
- wie lange das Meeting gehen soll
- wann das Meeting stattfinden soll
Damit sich ein Team Meeting nicht unnötig in die Länge zieht, sollten nur Dinge angesprochen werden, die eine Diskussion, bzw. Besprechung im Team benötigen. Inhalte, die in Einzelgesprächen, oder auf elektronischem Wege gelöst werden könnten, sollten abseits des Team Meetings geklärt werden.
Vorbereitung heißt aber auch, dass Inhalte bereits richtig aufbereitet werden. Sammeln Sie alle Fakten, die für die Besprechung relevant sind. Es gibt nichts schlimmeres, als in einem Team Meeting zu sein und dann nicht alle Informationen beieinander zu haben. Produktiv kann so jedenfalls nicht gearbeitet werden.
Einladungen sollten nie an alle gehen
Dieser Punkt ist in gewisser Weise eine Ergänzung der Vorbereitung: Es ist immer wichtig, dass Sie sich bewusst sind, welche Personen für ein Meeting relevant sind. Nicht nur für den Workflow des Meetings sind Teilnehmer, die eigentlich gar nichts mit den Besprochenen Inhalten zu tun haben, Gift. Auch für diese Personen selbst sind solche Meetings unwichtig und verhindern die eigene Arbeit.
Sie sollten außerdem darauf achten, dass die Anzahl Teilnehmer nicht zu groß ist. Es ist schwer eine große Gruppe zu managen, zudem werden Diskussionen dann in die Länge gezogen, weil jeder etwas mitteilen möchte.
Eine Agenda ist wichtig und darf keinesfalls vergessen werden
Um ein gutes Team Meeting zu führen ist es wichtig, eine Agenda zu haben. Eine Agenda ist schlussendlich nichts anderes,als ein genauer Plan darüber, was im Meeting besprochen werden soll. Sie bietet eine Struktur, wodurch Chaos in der Besprechung verhindert wird.
Mit Zenkit können Sie ganz unkompliziert Ihre Agenda gestalten. Erstellen Sie eine einfache Liste, in der Sie mittels Checkbox Erweiterung ganz einfach abhaken können. In Zenkit können Sie jeden Punkt Ihrer Agenda durch eine Beschreibung weiter spezifizieren. Mit Hilfe von Tags und der Zuweisung von Mitglieder erhalten Sie außerdem eine noch bessere Übersicht.
Außerdem ist es möglich die Agenda mit dem Team zu teilen, sodass diese auch eigene Punkte der Agenda hinzufügen können. So haben Sie einen genauen Plan, was besprochen wird, ohne eine lästige Sonstiges Kategorie zu benötigen.
Bestimmen Sie einen Moderator
Damit die Kommunikation unter allen Teilnehmern gesittet abläuft, ist es wichtig, dass ein Moderator bestimmt wird, der das Team Meeting leitet. Idealerweise ist diese Position wechselnd, sodass immer eine andere Person durch das Meeting führt.
Der Moderator legt fest wer spricht, unterbindet das Durcheinanderreden und ist darauf bedacht, die Agenda zeitnah abzuarbeiten. So werden Verzögerungen unterbunden und das Team Meeting effizient geführt.
Werden Sie kreativ
Je nach Projektmanagement Ansatz sind regelmäßige Meetings vo großer Relevanz. Arbeiten Sie beispielsweise mit Scrum gibt es sowohl tägliche, wöchentliche und monatliche, stetig wiederkehrende Besprechungen. Auf Dauer kann das sehr ermüdend und langweilig werden. Um genau diese Begleiterscheinungen zu umgehen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Team Meetings von Zeit zu Zeit aufpeppen.
- Steh-Meeting: Dieser Meeting-Typ eignet sich vor allem bei kurzen Team Meetings. In einem kurzen Get-Together treffen alle relevanten Teilnehmer aufeinander. Die Zeit des Meetings wird so eher kurz gehalten, da langes Stehen auf Dauer sehr anstrengend wird.
- Outdoor-Meeting: Verschieben Sie doch Ihren Besprechungsort nach draußen. Gerade im Sommer sehen Ihre Teammitglieder die Sonne viel zu wenig. Im Freien können alle Teilnehmer ein bisschen Vitamin D tanken. Außerdem regt der Ortswechsel die Gedankengänge an. Ihr Team Meeting führt so zu wesentlich produktiveren Ergebnissen.
- Walking-Meeting: Viele Menschen können besser Denken, wenn Sie laufen. Machen Sie sich das zu Nutzen und halten Sie ihr Meeting im Laufen ab.
Protokolle müssen immer geführt werden
Meetings sollten immer protokolliert werden. Ein Ergebnisprotokoll fasst alle wichtigen Punkte noch einmal zusammen und wird im Anschluss an ein Meeting versendet. In einem solchen Protokoll wird zusammengefasst
- welche Teilnehmer das Meeting hatte
- was besprochen wurde
- wie lange das Meeting ging
- wie lange die einzelnen Punkte besprochen wurden.
Im Nachhinein können so weitere Maßnahmen und neue Strategien für zukünftige Team Meeting abgeleitet werden.
Dank Feedback zum perfekten Team Meeting
Neben den Protokollen ist es ebenfalls wichtig, dass Feedback zu jedem Team Meeting gegeben wird. Nur so können Sie Ihre Strategie optimal anpassen und irgendwann perfekte Meetings führen. Anhand von Feedback können Dinge besser nachvollzogen und im Nachhinein verbessert werden. Feedback dient nicht nur dazu, negative Dinge aufzuzeigen, auch positive Aspekte sind wichtig. Nur so können Meetings nach und nach optimal gestaltet werden.
Werden Sie Meister Ihrer Team Meetings
Team Meetings sind nach wie vor wichtig und werden es in Zukunft vermutlich auch bleiben. Gerade wenn Sie einen agilen Ansatz gewählt haben, bei dem die Zusammenarbeit im Team von großer Relevanz ist, sind Team Meetings entscheidend. Damit diese produktiv sind, gilt es sie gut zu gestalten. Es ist immer entscheidend, wenn Sie sich über die Inhalte des Meetings im Vornherein bewusst sind. So können SIe sowohl die Agenda besser planen, als auch der eigentliche Aufbau des Meetings. Es ist immer wichtig, dass Sie sich bewusst sind, wen Sie zum Meeting einladen, aber auch welche Inhalte Sie besprechen.
Aber Achtung! Nicht immer ist ein Team Meeting relevant. Im Zuge der Digitalisierung sollten Sie darauf achten, dass Dinge, die auf anderen Wegen, sei das via Mail oder Telefon, geklärt werden können, auch so angegangen werden. Nicht jedes Anliege muss im Team besprochen werden.
Wie bei allem, ist auch bei Team Meetings entscheidend, dass Sie Feedback erhalten. Nur so können Sie Ihre Strategien verbessern und zukünftige Besprechungen besser gestalten. Bis Sie die richtige Strategie gefunden haben, heißt es vor allem ausprobieren. Finden Sie die Lösung, die zu Ihnen und Ihrem Team passt. Team Meetings können Spaß machen und sehr produktiv sein, es geht schlussendlich nur darum, wie Sie das Meeting gestalten.
Wie gestalten Sie Ihre Team Meetings? Welche Tipps haben Sie für das perfekte Team Meeting? Was sind Dinge, die Ihrer Meinung nach unbedingt vermieden werden sollten bei einem Team Meeting?
Wir freuen uns, von Ihnen zu hören
Bis bald!
