Die Zenkit KI: Nutzung und Preismodell

1. Überblick

Zenkit bietet KI-Funktionen für zwei zentrale Bereiche:

den integrierten KI-Assistenten
KI-Funktionen in Workflows und Prozessen

Der KI-Assistent unterstützt Nutzer direkt innerhalb der Plattform. KI-Funktionen in Workflows und Prozessen können als Prozess- oder Knotentypen eingesetzt werden, um Inhalte zu analysieren, Daten zu strukturieren oder automatisierte Abläufe zu unterstützen.

KI-Funktionen sind als unterstützende Werkzeuge gedacht. Sie ersetzen keine fachliche, rechtliche, organisatorische oder menschliche Prüfung.

2. Organisationsbezogene KI-Nutzung

Die Zenkit-KI wird im Kontext einer Organisation genutzt.

Ein Nutzer kann Mitglied mehrerer Organisationen sein. Entscheidend ist jeweils die Organisation, in der der Nutzer gerade arbeitet.

Das bedeutet:

KI-Funktionen werden für Organisationen aktiviert.
Berechtigungen und Limits gelten im jeweiligen Organisationskontext.
KI-Credits werden der Organisation belastet, in deren Kontext die KI-Funktion genutzt wird.
Inhalte und Datenzugriffe richten sich nach den Rollen und Berechtigungen der jeweiligen Organisation.

Die Organisation behält damit die Kontrolle über Aktivierung, Nutzung, Berechtigungen, Limits und Kosten.

3. Aktivierung und Steuerung der Zenkit-KI

Freischaltung durch Zenkit

Zenkit kann KI-Funktionen zunächst für einzelne Organisationen freischalten, zum Beispiel im Rahmen einer Pilotphase, eines bestimmten Tarifs oder einer individuellen Vereinbarung.

Nur wenn eine Organisation technisch für KI freigeschaltet ist, kann ein Organisationsadmin die KI-Funktionen im Admin-Bereich aktivieren.

Später können KI-Funktionen auch allgemein für weitere Organisationen verfügbar gemacht werden.

Aktivierung durch den Organisationsadmin

Nach der Freischaltung kann ein berechtigter Organisationsadmin die KI-Funktionen für die Organisation aktivieren.

Dabei bestätigt der Admin insbesondere:

dass er berechtigt ist, KI-Funktionen für die Organisation zu aktivieren,
dass er die KI-Nutzungsbedingungen akzeptiert,
dass er Hinweise zu Sicherheit, Datenschutz, Kosten und Verantwortung zur Kenntnis genommen hat,
dass KI-generierte Inhalte und Aktionen geprüft werden sollten,
dass KI-Nutzung Credits verbrauchen und Kosten verursachen kann,
dass automatisierte Workflows wiederholt Credits verbrauchen können.

Die Aktivierung gilt für die jeweilige Organisation. Nutzer können KI-Funktionen nur verwenden, wenn sie in dieser Organisation aktiviert sind und die jeweiligen Berechtigungen bestehen.

Erste Nutzung durch einzelne Nutzer

Wenn ein Nutzer die Zenkit-KI zum ersten Mal verwendet, kann er zusätzlich aufgefordert werden, einen kurzen Nutzungshinweis zu bestätigen.

Diese Bestätigung erfolgt nutzerbezogen und grundsätzlich einmalig. Sie ist keine Aktivierung der KI für eine Organisation, sondern ein persönlicher Hinweis zur sicheren Nutzung.

Der Nutzer bestätigt dabei insbesondere, dass KI-generierte Ergebnisse fehlerhaft, unvollständig oder unpassend sein können und vor wichtiger Verwendung geprüft werden sollten.

Persönliches Ein- und Ausschalten

Nutzer können die KI-Funktionen für ihre eigene Nutzung ein- oder ausschalten, zum Beispiel über das Menü „More“ oder einen vergleichbaren Einstellungsbereich.

Wenn ein Nutzer die KI persönlich ausschaltet, betrifft das nur seine eigene Nutzung. Die KI bleibt für die Organisation und andere berechtigte Nutzer verfügbar, sofern sie dort aktiviert ist.

Der Nutzer kann die KI später wieder einschalten, sofern die Organisation die KI-Funktionen weiterhin aktiviert hat und der Nutzer über die notwendigen Berechtigungen verfügt.

Vorrang der Organisationseinstellungen

Die Organisationseinstellungen haben Vorrang vor persönlichen Nutzereinstellungen.

Wenn eine Organisation KI-Funktionen deaktiviert oder einem Nutzer die Berechtigung entzieht, kann der Nutzer die KI nicht verwenden, auch wenn er sie persönlich eingeschaltet hat.

4. Der KI-Assistent

Der integrierte KI-Assistent unterstützt Nutzer direkt innerhalb von Zenkit.

Abhängig von Berechtigungen und Konfiguration kann der KI-Assistent unter anderem:

Inhalte erzeugen oder verändern,
Informationen analysieren oder zusammenfassen,
Prozesse erzeugen oder verändern,
Datenbanken, Listen und Strukturen anlegen,
Felder und Konfigurationen verändern,
Daten erstellen, bearbeiten oder löschen,
workflowbezogene Aktionen vorbereiten oder ausführen.

Der KI-Assistent arbeitet innerhalb der Rollen, Berechtigungen und Zugriffskontrollen der jeweiligen Organisation.

Der KI-Assistent ist derzeit insbesondere auf prozessbezogene Aufgaben optimiert, zum Beispiel auf das Erstellen, Verändern, Analysieren oder Strukturieren von Prozessen. Allgemeine oder sehr offene Anfragen sind möglich, können aktuell jedoch vergleichsweise kostenintensiv sein und sollten bewusst eingesetzt werden.

5. KI in Workflows und Prozessen

KI-Funktionen können innerhalb von Workflows und Prozessen als Prozess- oder Knotentypen eingesetzt werden.

Typische Anwendungsfälle sind:

Analyse von Inhalten,
Verarbeitung externer Eingaben,
Generierung von Texten oder strukturierten Daten,
Klassifizierung von Informationen,
Vorbereitung workflowbasierter Aktionen,
Unterstützung automatisierter Prozesse.

Abhängig von der Konfiguration können KI-gestützte Prozessschritte automatisch ausgeführt werden.

Bei automatisierten Workflows ist nicht nur der Verbrauch pro Ausführung relevant, sondern auch die Häufigkeit der Ausführung. Ein KI-Knoten, der regelmäßig oder bei vielen Ereignissen ausgeführt wird, kann entsprechend wiederholt Credits verbrauchen.

Wir empfehlen, KI-Knoten in Workflows zunächst mit begrenzten Datenmengen, klaren Testfällen und geeigneten Limits zu erproben.

6. Bring Your Own Model in Workflows und Prozessen

Für KI-Funktionen innerhalb von Workflows und Prozessen kann eine Organisation abhängig von der Konfiguration eigene oder externe KI-Modelle bzw. Modellanbieter verwenden.

Das bedeutet: In Workflows und Prozessen kann die Organisation selbst bestimmen, welcher Modellanbieter oder welches Modell verwendet wird, sofern die entsprechende Integration verfügbar und konfiguriert ist.

In diesem Fall ist die Organisation für Auswahl, Konfiguration, Datenschutz, Sicherheit, Kosten und rechtskonforme Nutzung des externen Modellanbieters verantwortlich.

Je nach Anbieter können unterschiedliche Bedingungen gelten, insbesondere hinsichtlich:

Datenverarbeitung,
Speicherorten,
Nutzung von Daten zum Training,
Kosten,
Verfügbarkeit,
regulatorischen Anforderungen.

Kosten, Datenschutzbedingungen und Abrechnungsmodelle externer Anbieter liegen außerhalb der Zenkit-Credit-Abrechnung, soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart.

7. Verarbeitung externer Inhalte und Fremddaten

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn KI-Funktionen externe oder ungeprüfte Inhalte verarbeiten.

Dazu gehören insbesondere:

E-Mails,
Formulareingaben,
Webhooks,
externe Dokumente,
Nachrichten,
automatisch importierte Inhalte,
sonstige Fremddaten.

Externe Inhalte können fehlerhafte, irreführende oder unerwartete Informationen enthalten, die sich auf KI-Ergebnisse oder automatisierte Prozesse auswirken können.

Wir empfehlen, externe Inhalte nicht ohne geeignete Sicherheits-, Prüf- und Freigabemechanismen automatisiert zu verarbeiten.

Das gilt besonders dann, wenn KI-Ergebnisse automatisch weitere Aktionen auslösen, Daten verändern, Nachrichten versenden oder externe Systeme ansprechen.

8. Menschliche Kontrolle und Freigaben

Zenkit unterstützt menschliche Prüf- und Freigabemechanismen.

Je nach Konfiguration können KI-generierte Inhalte, Datenänderungen oder Prozessaktionen vor der Ausführung geprüft und freigegeben werden.

Bestimmte Automatisierungen können jedoch auch ohne zusätzlichen manuellen Freigabeschritt ausgeführt werden, wenn die Organisation dies so konfiguriert.

Für sensible, geschäftskritische, rechtliche, finanzielle oder personenbezogene Prozesse empfehlen wir ausdrücklich menschliche Prüf- und Freigabeschritte.

9. Speicherung und Sichtbarkeit von KI-Interaktionen

KI-Interaktionen können innerhalb der jeweiligen Organisation gespeichert werden.

Dazu können gehören:

Eingaben an den KI-Assistenten,
Antworten des KI-Assistenten,
Chatverläufe,
Eingaben und Ausgaben von KI-Funktionen in Workflows und Prozessen,
technische Ausführungsdaten,
Aktivitäts- und Änderungshistorien.

Chats mit dem KI-Assistenten werden im Kontext der jeweiligen Organisation gespeichert, sind jedoch grundsätzlich nur für den Nutzer sichtbar, der den jeweiligen Chat geführt hat.

KI-Interaktionen in Workflows und Prozessen können im jeweiligen Prozess-, Workflow- oder Aktivitätskontext gespeichert werden und folgen den dort geltenden Rollen, Berechtigungen und Zugriffskontrollen.

10. Transparenz, Historie und Wiederherstellung

Zenkit unterstützt nachvollziehbare und überprüfbare Arbeitsabläufe.

Änderungen durch Nutzer oder KI-Funktionen können über Aktivitätsverläufe, Historien oder Zustandsverfolgung nachvollziehbar bleiben.

Historische Zustände und Aktivitätsdaten können Organisationen dabei unterstützen, Änderungen manuell nachzuvollziehen oder gegebenenfalls rückgängig zu machen.

Eine vollständige automatische Wiederherstellung kann jedoch nicht in allen Fällen gewährleistet werden. Zenkit stellt keinen universellen „magischen Undo-Knopf“ für sämtliche KI-gestützten Aktionen bereit.

11. Datenverarbeitung, Modelle und Hosting

Der integrierte KI-Assistent wird über Amazon Bedrock auf AWS-Infrastruktur innerhalb Europas bereitgestellt.

Dabei können KI-Modelle innerhalb von Amazon Bedrock verwendet werden, beispielsweise Claude-Modelle von Anthropic.

Nach aktueller Anbieterinformation werden Eingaben und Antworten des integrierten KI-Assistenten nicht zum Training oder zur Verbesserung der zugrunde liegenden KI-Modelle verwendet.

Zur Bereitstellung der KI-Funktionen werden Inhalte technisch verarbeitet.

Trotz hoher Sicherheits- und Datenschutzstandards können Restrisiken bei cloudbasierter Verarbeitung nie vollständig ausgeschlossen werden.

Bitte behandeln Sie vertrauliche, personenbezogene oder besonders sensible Informationen weiterhin mit angemessener Vorsicht.

Bei Bring-Your-Own-Model-Konfigurationen in Workflows und Prozessen gelten zusätzlich oder abweichend die Datenverarbeitungsbedingungen des jeweils von der Organisation gewählten externen Modellanbieters.

12. Sicherheit und Zugriffskontrolle

Zenkit unterstützt moderne Sicherheits- und Zugriffskontrollmechanismen für den Einsatz in Organisationen und Unternehmen.

Dazu gehören unter anderem:

Single Sign-On,
SAML-basierte Authentifizierung,
SCIM-Provisionierung,
Multi-Faktor-Authentifizierung,
rollenbasierte Zugriffskontrolle,
Organisations- und Berechtigungsmodelle,
sichere Sitzungs- und Authentifizierungsmechanismen,
Aktivitäts- und Änderungsverläufe,
konfigurierbare Freigabe- und Prüfprozesse.

KI-Funktionen arbeiten innerhalb der durch die Organisation konfigurierten Rollen, Berechtigungen und Zugriffskontrollen.

13. Was sind KI-Credits?

KI-Credits sind das Nutzungsguthaben einer Organisation für KI-Funktionen innerhalb von Zenkit.

Credits werden verbraucht, wenn KI-Funktionen ausgeführt werden, zum Beispiel durch den KI-Assistenten oder durch KI-Knoten in Workflows und Prozessen.

Ein KI-Credit entspricht einem Nutzungswert von 1 US-Cent.

KI-Credits werden dem Organisationskonto zugeordnet, in dessen Kontext die KI-Funktion verwendet wird.

14. Währung und lokale Abrechnung

KI-Credits basieren auf US-Dollar, da die meisten zugrunde liegenden KI-Modelle und Modellanbieter ihre Nutzungskosten derzeit in US-Dollar abrechnen.

Je nach Land, Vertrag, Zahlungsmethode oder Abrechnungsmodell können Preise in einer lokalen Währung angezeigt und berechnet werden, zum Beispiel in Euro.

Maßgeblich ist der im Bestellprozess, Administrationsbereich oder Vertrag angezeigte Preis.

15. Woran orientiert sich der Credit-Verbrauch?

Unsere KI-Credits orientieren sich an den Kosten der jeweils verwendeten KI-Modelle und Provider.

Je nach Modell, Funktion und Nutzung kann ein Plattformaufschlag hinzukommen.

Dieser Aufschlag dient insbesondere der Bereitstellung, Integration, Sicherheit, Abrechnung, Überwachung, Skalierung und Weiterentwicklung der KI-Funktionen.

Der tatsächliche Verbrauch kann je nach Anwendungsfall variieren, insbesondere abhängig von:

dem verwendeten Modell,
der Länge der Eingabe,
der Länge der Antwort,
der Menge der verarbeiteten Daten,
der Komplexität der Aufgabe,
der Nutzung von Workflows, Tools oder Automatisierungen.

16. Orientierung zum Verbrauch

Der KI-Assistent ist derzeit insbesondere auf prozessbezogene Aufgaben optimiert, zum Beispiel auf das Erstellen, Verändern, Analysieren oder Strukturieren von Prozessen.

Als grobe Orientierung kann eine prozessbezogene Anfrage derzeit je nach Umfang, Modell und Ausführung etwa im Bereich von 20 bis 80 Credits pro Aufruf liegen. Dies entspricht etwa 0,20 bis 0,80 US-Dollar.

Allgemeine oder sehr offene Anfragen an den KI-Assistenten sind möglich, können aktuell jedoch vergleichsweise kostenintensiv sein. Wir empfehlen daher, solche Anfragen bewusst und zunächst vor allem zu Test- und Pilotzwecken einzusetzen.

Diese Angaben sind unverbindliche Orientierungswerte. Der tatsächliche Verbrauch kann abweichen.

17. Kostenkontrolle durch Limits

Organisationen können Limits festlegen, um die KI-Nutzung zu steuern und Kosten zu kontrollieren.

Möglich sind insbesondere:

Limits für einzelne Nutzer,
Limits für Gruppen,
Tageslimits,
Wochenlimits,
Monatslimits,
organisationsweite Credit-Kontingente,
Beschränkungen für Workflows und Prozesse.

Wird kein individuelles Limit gesetzt, kann die KI-Nutzung das allgemeine Credit-Guthaben der Organisation belasten.

Automatisierte Workflows können wiederholt Credits verbrauchen. Wir empfehlen daher, insbesondere für KI-Funktionen in Workflows geeignete Limits einzurichten.

18. Kauf und Verwaltung von Credits

Organisationen können KI-Credits erwerben, aufladen oder im Rahmen eines Tarifs erhalten.

Beim Kauf von KI-Credits werden das gewählte Credit-Paket, der Preis, die Währung, anfallende Steuern und die Zahlungsbedingungen im Bestellprozess angezeigt.

Credits sind dem jeweiligen Organisationskonto zugeordnet.

KI-Credits dienen ausschließlich der Nutzung von KI-Funktionen innerhalb von Zenkit. Sie stellen kein Zahlungsmittel dar und können nicht ausgezahlt oder übertragen werden, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.

19. Empfohlene Best Practices

Wir empfehlen insbesondere:

KI-Funktionen zunächst mit klaren Testfällen zu erproben,
menschliche Prüf- und Freigabeschritte für sensible Prozesse einzusetzen,
Berechtigungen restriktiv zu vergeben,
vertrauliche oder besonders sensible Informationen nur mit angemessener Vorsicht zu verarbeiten,
KI-generierte Ergebnisse vor Ausführung oder Veröffentlichung zu prüfen,
automatisierte Prozesse regelmäßig zu kontrollieren,
externe Inhalte nicht ohne Sicherheits- und Freigabemechanismen automatisiert zu verarbeiten,
externe KI-Modelle sorgfältig auf Datenschutz, Sicherheit, Kosten und Compliance zu prüfen,
Tages-, Wochen- oder Monatslimits für Nutzer, Gruppen und automatisierte Workflows festzulegen.

20. Rechtlich verbindliche Dokumente

Diese Seite dient der Information und soll die Nutzung der Zenkit-KI verständlich erklären.

Rechtlich verbindlich sind insbesondere:

die KI-Nutzungsbedingungen,
die allgemeinen Nutzungsbedingungen bzw. EULA,
die Auftragsverarbeitungsvereinbarung, soweit anwendbar,
individuelle Verträge oder Vereinbarungen,
die im Bestellprozess, Administrationsbereich oder Vertrag angezeigten Preise und Bedingungen.