Stapel auf dem Schreibtisch, Scans im E-Mail-Postfach, Verträge auf dem Laufwerk unter einem Ordner, dessen Name niemand mehr kennt. Wer in einer Behörde oder einem Unternehmen mit gewachsenen Strukturen arbeitet, kennt diesen Zustand. Dokumente existieren, aber sie sind nicht auffindbar. Vorgänge laufen, aber sie sind nicht nachvollziehbar. Und wenn jemand fragt, wer was wann entschieden hat, beginnt die Suche von vorn.
Genau hier setzt die E-Akte an. Als strukturelle Antwort auf ein echtes Organisationsproblem. Die gute Nachricht: Der Umstieg ist machbar, auch ohne monatelange IT-Projekte. Was es dafür braucht, ist ein klares Verständnis davon, was eine elektronische Akte ist, welche Anforderungen gelten und wie die Prozesse drumherum so gestaltet werden, dass sie im Alltag tatsächlich funktionieren.
Das Wichtigste in Kürze
Die elektronische Akte ersetzt physische und dezentrale digitale Aktenführung durch ein strukturiertes, revisionssicheres System. Für Behörden ist sie in Deutschland weitgehend gesetzlich vorgeschrieben, für Unternehmen zunehmend Standard. Wer die E-Akte nicht nur einführt, sondern die Prozesse drumherum digitalisiert, spart messbar Zeit und reduziert Fehler.
Was Du aus diesem Artikel mitnimmst:
- Wie Du die E-Akte von einer reinen Speicherlösung zu einem echten Prozesswerkzeug machst
- Wie Du die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Aktenführung in Deutschland verstehst und einhältst
- Wie Du häufige Fehler bei der Einführung vermeidest und Dein Team von Anfang an mitnimmst
- Wie Du Workflows rund um die E-Akte ohne Programmierung automatisierst
Was ist eine E-Akte und warum reicht „digital“ allein nicht
Irgendwann kennt jede Organisation diesen Moment: Die gesuchte Information existiert, aber niemand weiß wo. Liegt sie im E-Mail-Postfach? Im Teamlaufwerk unter einem Ordner, den jemand vor drei Jahren angelegt hat? Wurde sie ausgedruckt und abgeheftet? Diese Fragmentierung ist das natürliche Ergebnis gewachsener Arbeitsweisen.
Die elektronische Akte, kurz E-Akte, ist ein strukturiertes, nachvollziehbares und revisionssicheres System zur Verwaltung aller vorgangsbezogenen Dokumente und Informationen. Im Unterschied zur losen digitalen Ablage auf Laufwerken folgt die E-Akte klaren Ordnungsprinzipien: Aktenzeichen, Metadaten, Zugriffsrechte und eine lückenlose Versionshistorie.
Aktenplan, Metadaten und Versionierung
Drei Begriffe tauchen beim Thema E-Akte immer wieder auf. Der Aktenplan strukturiert, welche Dokumente zu welchem Vorgang gehören, vergleichbar mit einem Inhaltsverzeichnis für die gesamte Organisation. Metadaten beschreiben das Dokument selbst: Erstellungsdatum, Autor, Status, Bearbeitungsstand. Versionierung stellt sicher, dass ältere Dokumentenstände nicht verloren gehen und jede Änderung nachvollziehbar bleibt.
Diese drei Elemente unterscheiden eine echte E-Akte von einem einfachen Cloud-Ordner. Google Drive oder SharePoint sind Speicherlösungen, keine Aktenführungssysteme.
Revisionssicherheit als Kernanforderung
Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente nach ihrer Ablage nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Für öffentliche Verwaltungen ist das eine gesetzliche Pflicht. Für Unternehmen ergibt sie sich aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Wer Belege, Verträge oder Bescheide digital führt, muss nachweisen können, dass sie unverändert vorliegen.
Gesetzliche Grundlagen der E-Akte in Deutschland
Die Digitalisierung der Verwaltung ist kein freiwilliges Projekt mehr. Für Bundesbehörden gilt seit 2020 die Pflicht zur elektronischen Aktenführung gemäß dem E-Government-Gesetz des Bundes (EGovG). Die meisten Bundesländer haben eigene Regelungen erlassen, die die Einführung der E-Akte für Landes- und Kommunalbehörden verpflichtend machen oder konkret planen.
E-Government-Gesetz, OZG und E-Akte
Das Online-Zugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Die E-Akte ist die logische Rückseite dieses Vorhabens: Wenn Bürgerinnen und Bürger Anträge digital stellen, müssen die zugehörigen Verwaltungsvorgänge auch digital geführt werden. Ohne E-Akte bleibt das E-Government eine Fassade.
Für Unternehmen außerhalb der öffentlichen Verwaltung gelten keine direkten E-Akte-Gesetze. Dennoch sind die GoBD und branchenspezifische Vorschriften, etwa aus dem Handelsrecht oder der DSGVO, de facto Treiber für eine strukturierte digitale Aktenführung.
Was die DSGVO mit der E-Akte zu tun hat
Die Datenschutz-Grundverordnung stellt Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten. Dazu gehören Löschfristen, Zugriffsprotokolle und der Nachweis, wer wann auf welche Akte zugegriffen hat. Eine gut eingeführte E-Akte erfüllt diese Anforderungen strukturell, sofern Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und Löschprozesse von Anfang an mitgedacht werden.
Eine Erhebung der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) zeigt, dass ein erheblicher Teil der Bundesbehörden den Umstieg auf die E-Akte noch nicht vollständig abgeschlossen hat, obwohl die gesetzliche Pflicht bereits gilt. Der Rückstand liegt selten an fehlendem Willen, sondern an fehlenden Prozessen.
E-Akte einführen: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden
Die Einführung der elektronischen Akte scheitert selten an der Technik. Sie scheitert an unklaren Verantwortlichkeiten, fehlender Struktur und dem berühmten „Das haben wir schon immer so gemacht“. Wer das weiß, kann es vermeiden.
Schritt 1: Bestand aufnehmen Bevor Du ein System einführst, musst Du wissen, was vorhanden ist. Welche Dokumententypen existieren? Wo liegen sie heute? Wer erstellt sie, wer braucht sie? Diese Analyse klingt nach Zusatzaufwand, spart aber später erheblich Zeit.
Schritt 2: Aktenplan entwickeln Lege fest, wie Dokumente strukturiert werden sollen. Welche Vorgänge gibt es? Welche Kategorien braucht jeder Vorgang? Ein gut durchdachter Aktenplan ist die Grundlage für alles Weitere. Viele Organisationen übernehmen bestehende Standards wie den Einheitsaktenplan für die Bundesverwaltung als Ausgangspunkt.
Schritt 3: System auswählen und konfigurieren Wähle ein System, das zu Deinen Anforderungen passt. Revisionssicherheit, Zugriffsrechte, Suchfunktion und Metadaten sind Pflichtkriterien. Für Behörden kommen häufig spezialisierte DMS-Systeme (Dokumentenmanagementsysteme) wie d.3ecm, easy.ENTERPRISE oder enaio zum Einsatz. Unternehmen nutzen auch SharePoint in Kombination mit klaren Governance-Regeln.
Schritt 4: Prozesse digitalisieren, nicht nur Dokumente ablegen Das ist der Schritt, den viele überspringen. Die E-Akte selbst ist ein Behälter. Was darin landet und wann, wird durch Prozesse bestimmt. Wer Dokumente weiterhin per E-Mail verschickt und manuell ablegt, hat nur den Speicherort verändert, nicht die Arbeit.
Schritt 5: Team einbeziehen und schulen Change Management ist kein optionaler Schritt. Wer die Mitarbeitenden nicht von Anfang an einbezieht, erzeugt Widerstände, die das gesamte Projekt gefährden. Zeige konkret, wie der neue Arbeitsweg funktioniert, was sich verbessert und warum der alte Weg aufgegeben wird.
Schritt 6: Altbestände migrieren Lege einen pragmatischen Plan für bestehende Dokumente fest. Nicht alles muss sofort digitalisiert werden. Klare Regeln, ab welchem Zeitpunkt welche Dokumente in das neue System kommen, schaffen Ordnung ohne Chaos.
Häufige Fehler bei der E-Akte-Einführung
Der größte Fehler ist, die E-Akte als IT-Projekt zu behandeln. Sie ist ein Organisationsprojekt, das IT-Unterstützung benötigt. Wenn Fachabteilungen nicht in die Strukturentscheidungen einbezogen werden, entsteht ein System, das niemand nutzt.
Ein weiterer Klassiker: Aktenplan und Systemkonfiguration werden einmal festgelegt und danach nie angepasst. Organisationen verändern sich. Wer den Aktenplan als lebendiges Dokument behandelt, hat langfristig weniger Probleme.
Use Cases: E-Akte und automatisierte Prozesse in der Praxis
Die elektronische Akte entfaltet ihren vollen Nutzen erst, wenn die Prozesse drumherum digital und soweit möglich automatisiert laufen. Drei Beispiele zeigen, wie das konkret aussieht.
Eingangspost digital verarbeiten
Vorher: Eingehende Post wird geöffnet, eingescannt, per E-Mail weitergeleitet und manuell in ein Laufwerk abgelegt. Wer was wann bearbeitet hat, ist nur schwer nachvollziehbar.
Nachher: Ein Prozess in Zenkit Flow startet automatisch, wenn eine E-Mail mit Anhang eingeht. Ein KI-Knoten extrahiert strukturierte Daten aus dem Dokument, zum Beispiel Absender, Betreff und Fristenrelevanz. Das Dokument wird dem richtigen Vorgang zugeordnet und die zuständige Person erhält eine Aufgabe zur Prüfung. Der gesamte Vorgang bleibt nachvollziehbar protokolliert.
Genehmigungsprozess mit Aktenablage
Vorher: Anträge werden per E-Mail eingereicht, zur Genehmigung weitergeleitet und nach Entscheidung irgendwo abgelegt. Parallele E-Mail-Ketten, unklare Zuständigkeiten, fehlende Dokumentation.
Nachher: Ein öffentliches Formular nimmt den Antrag entgegen. Ein paralleles Gateway in der No-Code-Prozessplattform steuert die Prüfung durch mehrere Stellen gleichzeitig. Sobald alle Freigaben vorliegen, generiert ein Dokumentenknoten automatisch den Bescheid als Word-Dokument, konvertiert ihn in ein PDF und legt ihn revisionssicher im DMS ab. Der Antragsteller erhält eine automatische E-Mail.
Personalakte digital führen
Vorher: Personalunterlagen liegen in verschiedenen Systemen, Ordnern und E-Mail-Postfächern. Bei einem Mitarbeiterwechsel fehlen regelmäßig Unterlagen.
Nachher: Jedes onboarding-relevante Dokument wird über einen strukturierten Prozess erfasst. Formulare für Selbstauskunft, Vertragsunterzeichnung und Zustimmungserklärungen laufen als Prozessinstanz in Zenkit Flow. Die fertig signierten Dokumente werden automatisch dem digitalen Personalakt zugeordnet. Fristen für Aufbewahrung und Löschung werden per Wait-Node überwacht.
Laut einer Studie von McKinsey verbringen Wissensarbeiter im Durchschnitt rund 1,8 Stunden täglich mit der Suche nach Informationen und Dokumenten (McKinsey & Company). Gut strukturierte elektronische Akten kombiniert mit automatisierten Prozessen können diesen Aufwand messbar reduzieren.
Häufige Fragen zur E-Akte
Was ist der Unterschied zwischen E-Akte und Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die technische Plattform, auf der die E-Akte geführt wird. Die E-Akte ist das organisatorische Konzept, also die Struktur, die Regeln und die Ablagelogik. Man kann ein DMS ohne E-Akte haben, nämlich als reinen Dokumentenspeicher ohne Aktenstruktur. Eine E-Akte ohne DMS ist in der Praxis kaum revisionssicher umsetzbar. Beide gehören zusammen, sind aber nicht dasselbe.
Gilt die E-Akte-Pflicht auch für Kommunen und kleine Behörden?
Die Regelungen variieren je nach Bundesland. Die meisten Länder haben Einführungsfristen definiert, die auch kleinere Kommunen betreffen. Einige Länder stellen gemeinsame Systeme bereit, um den Aufwand zu reduzieren. Wer unsicher ist, sollte die jeweils aktuelle Landesverordnung prüfen oder beim zuständigen IT-Dienstleister des Landes nachfragen. Die gesetzliche Richtung ist klar: Die Papierakte hat keine Zukunft in der öffentlichen Verwaltung.
Müssen auch privatwirtschaftliche Unternehmen eine E-Akte einführen?
Es gibt keine allgemeine gesetzliche E-Akte-Pflicht für privatwirtschaftliche Unternehmen. Indirekt entstehen aber aus GoBD, DSGVO und branchenspezifischen Vorschriften Anforderungen an eine strukturierte, nachvollziehbare und revisionssichere Dokumentenführung. Wer diese Anforderungen mit einer gut eingeführten E-Akte erfüllt, ist auf der sicheren Seite und hat zusätzlich einen spürbaren Effizienzgewinn.
Und zum Schluss: Die E-Akte ist der Anfang, nicht das Ziel
Eine elektronische Akte einzuführen ist die Grundlage für echte digitale Transformation in Behörden und Unternehmen gleichermaßen. Wer Dokumente strukturiert ablegt, revisionssicher verwaltet und Zugriffe klar regelt, schafft die Basis für alles, was danach kommt: automatisierte Prozesse, kürzere Durchlaufzeiten und eine Organisation, die ihre eigene Arbeit nachvollziehen kann.
Der nächste Schritt ist, die Prozesse rund um die E-Akte zu automatisieren. Genau da setzt Zenkit Flow an. Du baust Abläufe ohne Programmierkenntnisse, verbindest sie mit bestehenden Systemen und kannst sie jederzeit weiterentwickeln, ohne ein IT-Ticket schreiben zu müssen.
Wie sieht Eure aktuelle Aktenführung aus? Habt Ihr die E-Akte bereits eingeführt oder steckt Ihr noch mitten in der Planung? Schreibt es in die Kommentare, wir freuen uns auf den Austausch.
Annalena und das Zenkit Team
Schreibe einen Kommentar