Stell dir vor, du bist Sachbearbeiter in einem Bürgeramt und bekommst täglich Stapel mit ausgedruckten Online-Formularen auf den Tisch. Formulare, die Bürgerinnen und Bürger digital eingereicht haben, und die intern trotzdem manuell weiterverarbeitet werden. Der Antrag kommt per E-Mail. Die Prüfung passiert per Telefon. Die Freigabe landet irgendwo im Posteingang eines Abteilungsleiters.
Genau das ist die Realität in vielen deutschen Verwaltungen, trotz Onlinezugangsgesetz. Das OZG sollte diesen Zustand beenden. Doch der Weg von der Gesetzespflicht zur echten Prozessdigitalisierung ist länger und schwieriger, als viele erwartet haben.
Dieser Artikel erklärt, was das OZG wirklich bedeutet, wo Deutschland heute steht und was Behörden konkret tun können, um die gesetzlichen Anforderungen nicht nur zu erfüllen, sondern echten Nutzen daraus zu ziehen.
Das Wichtigste in Kürze
Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, Verwaltungsleistungen digital bereitzustellen. Die ursprüngliche Frist endete 2022 weitgehend unerfüllt. Mit dem OZG 2.0 (in Kraft seit Juli 2024) liegt der Fokus nun auf Ende-zu-Ende-Digitalisierung, also nicht nur digitale Eingabe, sondern vollständig digitale Bearbeitung in den Behörden selbst. Wer das ernst nimmt, muss auch die internen Prozesse neu denken und technisch umsetzen.
Was Du aus diesem Artikel mitnimmst:
✅ Wie das OZG und OZG 2.0 rechtlich zusammenhängen und was sich für Behörden konkret ändert
✅ Wie du typische Umsetzungsfallen erkennst, bevor sie Zeit und Budget kosten
✅ Wie du interne Verwaltungsprozesse Schritt für Schritt digitalisierst, ohne auf ein großes IT-Projekt warten zu müssen
✅ Wie konkrete OZG-Anwendungsfälle heute mit No-Code-Werkzeugen praxisnah abgebildet werden
Was das OZG bedeutet und warum es so schwer umzusetzen ist
Das Onlinezugangsgesetz wurde 2017 verabschiedet mit einem klaren Ziel: Verwaltungsleistungen von Bund, Ländern und Kommunen sollen auch online verfügbar sein. Im Kern geht es darum, Behördengänge für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen digital zugänglich zu machen, ohne Warteschlangen, ohne Papierformulare, ohne überflüssige Wege.
Aus mehr als 5.000 Einzelprozessen wurden rund 575 priorisierte Verwaltungsleistungen gebündelt. Die Frist lief Ende 2022 ab.
Was dann passierte, war ernüchternd. Das Behörden-Digimeter 2025 des Instituts der deutschen Wirtschaft zeigt: Von den 575 staatlichen Online-Leistungen, die laut OZG bis Ende 2022 bundesweit verfügbar sein sollten, waren Anfang 2025 erst 196 tatsächlich online (Insm).
Das ist kein Versagen einzelner Behörden. Es ist ein strukturelles Problem.
Warum die Umsetzung stockt
Als Gründe nannte das Bundesministerium des Innern komplexe föderale Strukturen, unterschiedliche Digitalisierungsstände sowie eine heterogene IT-Landschaft in den Ländern und Kommunen (Bundesdruckerei).
Dazu kommt ein Missverständnis, das sich durch viele Umsetzungsprojekte zieht: Das OZG wurde lange als Formular-Pflicht verstanden, nicht als Prozessauftrag. Ein Online-Formular macht noch keinen digitalen Prozess. Wer einen Antrag digital entgegennimmt, ihn dann aber ausdruckt und intern per Post weiterleitet, hat den Medienbruch nur nach vorne verschoben.
Die enge Auslegung des Onlinezugangsgesetzes mit Fokus auf Online-Formulare statt auf prozessorientierte Abläufe hat dazu geführt, dass die Modernisierung der dahinterliegenden Strukturen erst spät angegangen wurde (Kommunal).
Das ist der eigentliche Kern der OZG-Herausforderung: nicht das Formular, sondern alles, was danach kommt.
OZG-Grundbegriffe verständlich erklärt
Wer im OZG-Umfeld arbeitet, begegnet regelmäßig Begriffen, die schnell verwirren. Hier die wichtigsten im Überblick:
Onlinezugangsgesetz (OZG): Das Bundesgesetz, das Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, Verwaltungsleistungen auch digital anzubieten und über verknüpfte Verwaltungsportale zugänglich zu machen.
OZG-Umsetzungskatalog: Die strukturierte Liste aller OZG-relevanten Verwaltungsleistungen, geordnet nach Themenfeldern und Prioritätsstufen.
EfA-Prinzip (Einer-für-alle): Ein Bundesland entwickelt einen digitalen Dienst und stellt ihn den anderen Ländern zur Nachnutzung zur Verfügung. Das spart Entwicklungskosten und verhindert parallele Insellösungen.
Ende-zu-Ende-Digitalisierung: Das zentrale Ziel des OZG 2.0. Ein Verwaltungsvorgang soll von der Antragstellung bis zur abschließenden Bearbeitung komplett digital ablaufen, ohne Medienbrüche.
BundID: Das einheitliche Bürger- und Organisationskonto, über das Verwaltungsleistungen des Bundes zentral zugänglich werden.
NOOTS (Nationales Once-Only-Technical-System): Die geplante Infrastruktur, durch die Nachweise und Daten künftig nur einmal bereitgestellt werden müssen, und danach behördenintern geteilt werden können.
Wer tiefer in das übergeordnete Konzept einsteigen möchte, findet im Artikel zu E-Government einen umfassenden Einstieg: Das OZG ist der gesetzliche Rahmen, E-Government ist das strategische Leitbild dahinter.
Was das OZG 2.0 konkret fordert
Im Juli 2024 trat das Onlinezugangsgesetz-Änderungsgesetz in Kraft, das sogenannte OZG 2.0. Es hat die Regeln deutlich verschärft und den Rahmen neu gesetzt.
Das OZG-Änderungsgesetz sieht eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung aller wesentlichen Verwaltungsleistungen des Bundes vor: Die Verwaltungsleistungen sollen nicht nur digital beantragt werden, sondern auch digital in den Behörden bearbeitet werden können, ohne dass Anträge ausgedruckt werden müssen (Digitale Verwaltung).
Das ist eine fundamentale Verschiebung. Der Fokus liegt nicht mehr auf dem Bürger-Erlebnis im Frontend, sondern auf dem Behörden-Prozess im Backend.
Was sich durch OZG 2.0 konkret verändert
Festgelegt wurde, dass die Verwaltungsleistungen, die Bund, Länder und Kommunen für Unternehmen anbieten, bis spätestens 2028 voll digitalisiert sein sollen. Zu den wichtigsten Maßnahmen zählen die Fokussierung auf die Ende-zu-Ende-Digitalisierung, die Festlegung eines einheitlichen Bürger- und Organisationskontos und eine Once-Only-Generalklausel, mit der der Abruf benötigter Nachweise bei anderen Behörden ermöglicht wird.
Für Behörden bedeutet das: Wer bislang nur ein Online-Formular angeboten hat, erfüllt die Anforderungen des OZG 2.0 nicht. Es braucht durchgehende digitale Prozessketten, keine Zwischenlösung mit Medienbrüchen.
OZG 2.0 und der regulatorische Kontext
Das OZG 2.0 steht nicht allein. Es ist eingebettet in eine breitere Digitalisierungsagenda, zu der auch die Digitalisierung der Verwaltung insgesamt gehört. Daneben greifen die Registermodernisierung, das Registermodernisierungsgesetz und die EU-Verordnung zum Single Digital Gateway ineinander.
Wichtig zu verstehen: Das OZG formuliert die Pflicht. Wie diese Pflicht technisch umgesetzt wird, bleibt weitgehend den Behörden überlassen. Darin liegt sowohl die Schwierigkeit als auch die Chance.
Wie OZG-Umsetzung in der Praxis gelingt
Viele Behörden stehen vor der gleichen Frage: Wo fangen wir überhaupt an? Das Fehlen einer klaren Methodik ist ein häufiger Grund, warum Projekte ins Stocken geraten, noch bevor sie richtig begonnen haben.
Der folgende Implementierungsguide zeigt einen pragmatischen Weg, der ohne riesiges IT-Budget und ohne monatelange Konzeptphase auskommt.
Schritt 1: Prozessbestand aufnehmen
Bevor irgendetwas digitalisiert wird, braucht es Klarheit über den Ist-Zustand. Welche Verwaltungsleistungen fallen in den OZG-Umsetzungskatalog? Welche davon sind intern noch vollständig analog oder mit Medienbrüchen behaftet? Eine einfache Tabelle mit Prozessname, aktuellem Status und Priorität reicht als Ausgangspunkt.
Hilfreich ist dabei die Unterscheidung: Was ist ein Antragsprozess (Bürger initiiert) und was ist ein interner Bearbeitungsprozess (Behörde führt aus)? Beide müssen digitalisiert werden, aber mit unterschiedlichen Werkzeugen.
Schritt 2: Prioritäten setzen
Nicht alle 575 Leistungen sind gleich relevant. Entscheide nach Nutzungsfrequenz (wie oft wird die Leistung in Anspruch genommen?), nach Aufwand (wie komplex ist der zugehörige Prozess?) und nach OZG-Prioritätsstufe. Die 16 priorisierten Leistungen des Bundes sind ein sinnvoller Startpunkt für Behörden, die noch am Anfang stehen.
Schritt 3: Prozesse modellieren, nicht nur beschreiben
Hier trennt sich echte Prozessdigitalisierung von Formular-Digitalisierung. Ein Prozessdiagramm auf Papier hilft wenig. Was zählt, ist eine ausführbare Prozesslogik, also ein Ablauf, der tatsächlich gesteuert werden kann.
Prozessmodellierung bedeutet in diesem Kontext: Wer ist wann beteiligt? Welche Entscheidungen werden wo getroffen? Welche Daten werden wann benötigt? Welche Systeme müssen angebunden werden?
Schritt 4: Piloten statt Big-Bang-Projekte
Starte mit einem überschaubaren Prozess, der eine klare Struktur hat und wenige Beteiligte involviert. Beispiele sind Antragsverfahren mit definierten Prüfschritten, Genehmigungsprozesse mit Zwei-Augen-Prinzip oder Bescheidprozesse mit automatischer Dokumentengenerierung. Ein erfolgreicher Pilot schafft Vertrauen, zeigt Machbarkeit und liefert Argumente für das nächste Budget.
Schritt 5: Weiterentwickeln statt einfrieren
Digitale Prozesse sind keine einmalige Lieferung. Der Wert entsteht durch kontinuierliche Verbesserung. Welche Schritte kosten unnötig viel Zeit? Wo häufen sich Rückfragen? Welche Entscheidungsregeln können automatisiert werden? Wer Prozesse so denkt, kommt der OZG-2.0-Anforderung deutlich näher als jemand, der ein Formular online stellt und fertig ist.
Häufige Fehler bei der OZG-Umsetzung
- Fehler 1: Digitalisierung endet am Frontend. Ein Bürgerportal ohne Backend-Anbindung schafft neuen Aufwand statt weniger.
- Fehler 2: IT wartet auf Fachabteilung, Fachabteilung wartet auf IT. Prozessverantwortliche brauchen Werkzeuge, mit denen sie selbst gestalten können.
- Fehler 3: Zu viel auf einmal. Wer 30 Prozesse gleichzeitig digitalisiert, läuft Gefahr, bei allen mittelmäßig zu bleiben statt bei einem richtig gut zu werden.
OZG in der Praxis: Drei Anwendungsbeispiele mit Prozesslogik
Anwendungsfall 1: Baugenehmigungsverfahren digital und nachvollziehbar
Vorher: Der Antrag kommt als PDF per E-Mail. Das Baurechtsamt druckt ihn aus, verteilt ihn manuell an verschiedene Fachabteilungen und wartet auf Rückmeldungen per Telefon oder Hauspost. Fristen werden in einer Excel-Tabelle geführt. Niemand hat einen Gesamtüberblick.
Nachher: Ein öffentliches Onlineformular löst den Prozess aus. Alle eingereichten Unterlagen stehen sofort digital zur Verfügung. Ein paralleles Gateway leitet die Prüfung gleichzeitig an Baurecht, Brandschutz und Erschließung weiter. Ein Wait-Node überwacht die gesetzliche Bearbeitungsfrist automatisch und sendet Erinnerungen. Am Ende generiert die No-Code-Prozessplattform den Bescheid als Word-Dokument aus einer Vorlage, konvertiert ihn in ein PDF und sendet ihn direkt an den Antragsteller.
Anwendungsfall 2: Elterngeld-Antrag ohne Medienbruch
Vorher: Der Antrag wird online ausgefüllt, aber in der Behörde erneut händisch erfasst. Die Bearbeiterin prüft Einkommensbelege manuell. Rückfragen gehen per Brief. Die Bearbeitungszeit zieht sich über Wochen.
Nachher: Der Prozess startet über ein strukturiertes Formular, das direkt in die behördeninterne Prozessinstanz mündet. Eine KI-gestützte Datenextraktion liest eingereichte Einkommensnachweise automatisch aus und übergibt strukturierte Werte an den Prüfschritt. Ein Exklusives Gateway prüft, ob alle Pflichtangaben vorliegen, oder ob eine Nachforderung an den Antragsteller ausgelöst werden muss. Der gesamte Bearbeitungsstatus ist für alle Beteiligten jederzeit einsehbar.
Anwendungsfall 3: Gewerbeanmeldung mit automatischer Weiterleitung
Vorher: Die Gewerbeanmeldung läuft über das Serviceportal, landet aber als PDF im Posteingang des Sachbearbeiters. Die Pflichtmitteilungen an Finanzamt, IHK und Berufsgenossenschaft werden manuell ausgelöst.
Nachher: Nach Eingang der vollständigen Anmeldung steuert ein paralleles Gateway automatisch alle Pflichtbenachrichtigungen. HTTP-Anfragen an externe Systeme übergeben die relevanten Daten direkt. Der Sachbearbeiter wird nur noch dann aktiv eingebunden, wenn ein Prüffall vorliegt. Standardfälle laufen vollständig automatisiert durch. Das spart messbar Zeit und reduziert Fehler durch manuelle Übertragung.
OZG-konforme Prozesse ohne IT-Abteilung aufbauen
An vielen Behörden und öffentlichen Organisationen ist das IT-Referat chronisch überlastet. Anforderungen der Fachabteilungen warten Monate auf Umsetzung. Bis ein Prozess produktiv geht, sind die Anforderungen schon wieder veraltet.
Genau hier setzt Zenkit Flow an. Als No-Code-Prozessplattform erlaubt sie es Fachanwenderinnen und Fachanwendern, digitale Prozesse selbst zu modellieren, zu testen und zu betreiben, ohne Programmierkenntnisse und ohne IT-Ticket.
Das ist kein Spielzeug für einfache Abläufe. Zenkit Flow bildet vollständige Prozessinstanzen ab, mit Formularen, Genehmigungsschritten, parallelen Bearbeitungspfaden, Dokumentengenerierung und KI-gestützter Datenverarbeitung. Menschen werden genau dort eingebunden, wo Entscheidungen oder Prüfungen erforderlich sind. Alles andere läuft automatisiert.
Für OZG-konforme Prozesse bedeutet das konkret: Die Fachabteilung modelliert den Ablauf selbst. IT muss nicht für jede Änderung eingespannt werden. Und wenn die gesetzlichen Anforderungen sich weiterentwickeln, was beim OZG schon mehrfach passiert ist, kann der Prozess angepasst werden, ohne ein neues Projekt aufzumachen.
Häufige Fragen zum OZG
Was genau verlangt das OZG von Kommunen?
Das OZG verpflichtet Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen über digitale Portale zugänglich zu machen. Konkret heißt das: Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen sollen Anträge online stellen können, ohne in die Behörde kommen zu müssen. Das OZG 2.0 erweitert diese Pflicht auf die interne Bearbeitungsebene. Es reicht nicht, ein Formular digital anzubieten. Der gesamte Prozess muss medienbruchfrei ablaufen, vom Eingang des Antrags bis zum Bescheid. Für Unternehmen gilt die Frist zur vollständigen Digitalisierung bis 2028.
Was ist der Unterschied zwischen OZG und OZG 2.0?
Das ursprüngliche OZG von 2017 legte den Fokus auf digitale Zugänglichkeit von Verwaltungsleistungen über Onlineportale. Es endete formal 2022, wurde aber weitgehend nicht erfüllt. Das OZG 2.0 (OZG-Änderungsgesetz, in Kraft seit Juli 2024) geht weiter: Es fordert Ende-zu-Ende-Digitalisierung, also vollständig digitale Prozessketten innerhalb der Behörde. Hinzu kommen die Einführung der BundID als einheitliches Konto, das Once-Only-Prinzip und verbindlichere Standards für Schnittstellen und Datenformate.
Wie können Behörden OZG-konforme Prozesse ohne riesige IT-Projekte umsetzen?
Der Schlüssel liegt im pragmatischen Einstieg. Statt auf ein umfassendes ERP-Update zu warten, lassen sich viele Prozesse mit spezialisierten No-Code-Werkzeugen schrittweise digitalisieren. Wichtig ist, nicht beim Online-Formular aufzuhören, sondern den gesamten Bearbeitungspfad zu durchdenken. Wer Verwaltungsprozesse transparent macht, kann sie auch optimieren. Die digitale Transformation der Verwaltung gelingt dann, wenn Fachabteilungen aktiv gestalten und IT als Unterstützer, nicht als Engpass, eingebunden wird.
Und zum Schluss: OZG ist eine Chance, wenn man es richtig angeht
Das Onlinezugangsgesetz ist kein bürokratisches Pflichtprogramm, das man mit einem neuen Webformular abhakt. Es ist die gesetzliche Aufforderung, Verwaltungsprozesse grundlegend neu zu denken. Wer das ernst nimmt, kommt am Ende nicht nur zur OZG-Konformität, sondern zu einer spürbar effizienteren und bürgerfreundlicheren Behörde.
Die gute Nachricht: Es braucht kein Millionenbudget und kein Jahresprojekt. Mit dem richtigen Ansatz lassen sich erste Prozesse schnell digital umsetzen, testen und verbessern. Die Prozessplattform Zenkit Flow hilft dabei, genau diese Schritte ohne IT-Overhead umzusetzen, in Fachabteilungen, die selbst gestalten wollen.
Was ist dein größter Hemmschuh bei der OZG-Umsetzung in deiner Behörde oder Organisation? Schreib es gerne in die Kommentare.
Annalena und das Zenkit Team
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