Es ist ein offenes Geheimnis, über das in vielen Führungsetagen nur ungern gesprochen wird: Die digitale Transformation verläuft selten nach Plan. Sie investieren erhebliche Budgets, binden wertvolle Ressourcen, und dennoch bleiben die erhofften Effizienzgewinne oft aus. Statt schlanker Abläufe entstehen starre Strukturen, und die Mitarbeitenden kehren frustriert zu alten Arbeitsweisen zurück.
Das Wichtigste in Kürze
Die Realität zeigt, dass Digitalisierungsprojekte scheitern, weil sie oft als starre IT-Großprojekte statt als flexible Organisationsentwicklung begriffen werden. Die Hauptursachen liegen nicht in der Technik, sondern in der 1:1-Übertragung ineffizienter analoger Prozesse („Cow Paths“) und einer mangelnden Einbindung der Anwender, was direkt zu Schatten-IT führt. Erfolgreiche Unternehmen setzen stattdessen auf niedrigschwellige, adaptive Software-Lösungen, die iterative Anpassungen erlauben und so die Akzeptanz langfristig sichern.
Wir analysieren in diesem Beitrag die Details dieser Entwicklung und zeigen Ihnen konkrete Lösungswege auf.
In diesem Artikel erfahren Sie:
✅ Die 3 Hauptgründe, warum gut gemeinte Prozess-Initiativen in der Praxis scheitern.
✅ Strategien, wie Sie die „Akzeptanz-Lücke“ schließen und Schatten-IT effektiv vermeiden.
✅ Lösungen, um Geschäftsprozesse flexibel zu digitalisieren, ohne ein jahrelanges IT-Großprojekt zu starten.
Studienlage und Analyse: Warum Digitalisierungsprojekte wirklich scheitern
Die Zahlen sind ernüchternd, aber notwendig für eine ehrliche Bestandsaufnahme. Analysen großer Beratungshäuser wie McKinsey oder Gartner zeigen konsistent auf, dass zwischen 70 % und 80 % aller Digitalisierungs- und Transformationsprojekte ihre Ziele verfehlen (McKinsey & Company).
Besonders im Bereich Business Process Management (BPM) und bei der Einführung komplexer ERP-Systeme zeigt sich eine Diskrepanz: Die Software funktioniert technisch oft einwandfrei. Die Server laufen, die Datenbank steht. Dennoch gilt das Projekt als gescheitert.
Warum ist das so? Das Problem liegt selten in der Technologie selbst, sondern in der Logik der Umsetzung. Viele Unternehmen und Behörden tappen in die Falle, Digitalisierung als rein technisches IT-Projekt zu verstehen. Dabei ist es im Kern ein organisatorischer Wandel, der an starren Vorgehensweisen und mangelnder Einbindung der Menschen scheitert.
Die 3 häufigsten Fehlerursachen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Wenn wir die gescheiterten Projekte der letzten Jahre analysieren, stoßen wir immer wieder auf drei spezifische Muster. Diese zu kennen, ist der erste Schritt, um sie zu vermeiden.
1. Der digitale Kuhpfad („Paving the Cow Paths“): Warum die 1:1-Digitalisierung ineffizienter Prozesse fehlschlägt
Dies ist der wohl klassischste Fehler in der deutschen Wirtschaft und Verwaltung. Man nimmt einen existierenden, analogen Prozess – der vielleicht schon in Papierform umständlich und ineffizient war – und bildet ihn 1:1 in einer Software ab.
Das Ergebnis ist fatal: Sie haben nun einen digitalen Prozess, der genauso schlecht ist wie der analoge, nur dass er jetzt „in Beton gegossen“ ist. Ein schlechter analoger Prozess lässt sich auf dem „kleinen Dienstweg“ korrigieren. Ein schlechter digitaler Workflow zwingt die Mitarbeitenden zu unlogischen Klicks und fixen Abläufen (Harvard Business Review).
Merke: Geschäftsprozesse digitalisieren heißt nicht, das Alte elektronisch zu machen. Es heißt, den Prozess neu zu denken und zu optimieren, bevor er in Software gegossen wird.
2. Mangelnde Nutzerakzeptanz als Treiber für Schatten-IT
Software für das Prozessmanagement wird oft am „grünen Tisch“ konzipiert. IT-Leiter und externe Berater definieren, wie der Prozess theoretisch laufen soll. Die Realität der Sachbearbeiter:innen sieht jedoch oft anders aus.
Wird eine Lösung eingeführt, die kompliziert zu bedienen ist (schlechte UX) oder die Arbeitsrealität ignoriert, passiert Folgendes:
- Die Akzeptanzrate sinkt massiv.
- Mitarbeitende suchen Umwege.
- Es entsteht Schatten-IT: Wichtige Daten werden wieder in Excel-Listen gepflegt oder per E-Mail ausgetauscht, statt im System.
Eine Software, die nicht genutzt wird, produziert keine validen Daten und keinen Mehrwert.
3. Komplexitätsfalle IT-Großprojekt: Warum monolithische Systeme zu träge sind
Viele Organisationen versuchen, den „großen Wurf“ zu landen. Es werden monolithische Systeme geplant, deren Einführung 18 bis 24 Monate dauert. Doch in unserer dynamischen Welt ist das ein Risiko. Bis das System „live“ geht, haben sich Marktbedingungen, Gesetze oder Kundenanforderungen längst geändert. Das System ist bei Start bereits veraltet.
Erfolgreich Geschäftsprozesse digitalisieren: Agile Software statt starrer Strukturen
Wie gehören Sie zu den erfolgreichen 20 %? Die Antwort liegt in einem Paradigmenwechsel. Erfolgreiche Unternehmen setzen nicht mehr auf starre Monumente, sondern auf agile, anpassungsfähige Plattformen.
Hier sind die Schlüsselfaktoren für Ihren Erfolg:
Low-Code und Usability: Wie niedrigschwellige Tools die Mitarbeiterakzeptanz sichern
Setzen Sie auf Software-Lösungen, die einfach zu verstehen sind. Der Trend geht klar zu Systemen, die Fachabteilungen befähigen, ihre Prozesse teilweise selbst zu verwalten (Low-Code/No-Code Ansätze).
- Der Vorteil: Wenn die Fachabteilung kleine Änderungen am Workflow selbst vornehmen kann, entlastet dies die IT und erhöht die Geschwindigkeit drastisch.
- Die Akzeptanz: Wenn ein Tool so intuitiv ist wie eine moderne App, entfällt der Widerstand bei der Einführung.
Iterative Implementierung: Prozesse schrittweise optimieren statt „Big Bang“
Anstatt das gesamte Unternehmen auf einmal umzukrempeln, sollten Sie Geschäftsprozesse schrittweise digitalisieren. Starten Sie mit einem Prozess, der einen hohen Leidensdruck verursacht, lösen Sie diesen schnell und lernen Sie daraus. Diese „Quick Wins“ schaffen Vertrauen in die Digitalisierung.
Datengestützte Entscheidung: Die Rolle von Process Mining und Governance
Nutzen Sie Daten statt Bauchgefühl. Durch Process Mining können Sie sehen, wie Prozesse tatsächlich laufen, bevor Sie diese automatisieren. Kombinieren Sie dies mit einer klaren Governance (wer darf was ändern?), um Wildwuchs zu vermeiden, ohne die Flexibilität zu opfern.
Exkurs – Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung: Warum Behörden maximale Flexibilität benötigen
Gerade für den öffentlichen Sektor ist die Abkehr vom starren IT-Großprojekt essenziell. Gesetze und Verordnungen ändern sich ständig (z. B. OZG-Umsetzung).
Berichte wie der eGovernment MONITOR zeigen deutlich: Wenn digitale Bürgerdienste nicht durchgängig und einfach gestaltet sind, werden sie schlichtweg nicht genutzt (Initiative D21).
Verwaltungen benötigen Prozessmanagement-Software, die nicht „hard-coded“ ist. Wenn sich eine Zuständigkeit oder ein Formular ändert, muss dies innerhalb von Stunden anpassbar sein, nicht erst nach Wochen durch teure externe Dienstleister. Eine flexible Architektur ist hier nicht nur ein Komfortmerkmal, sondern die Voraussetzung für Handlungsfähigkeit und Rechtskonformität.
Häufige Fragen zu Digitalisierungsprojekten (FAQ)
Warum scheitern Digitalisierungsprojekte so häufig?
Studien von McKinsey und Gartner belegen, dass bis zu 80 % der Digitalisierungsprojekte ihre Ziele verfehlen. Die Hauptgründe sind selten technischer Natur, sondern organisatorisch bedingt: Erstens werden ineffiziente analoge Prozesse oft unhinterfragt 1:1 digitalisiert („Paving the Cow Paths“). Zweitens fehlt oft die Akzeptanz der Mitarbeitenden durch komplizierte Software-Oberflächen. Drittens scheitern Projekte an der starren Planung monolithischer IT-Großprojekte, die zu langsam auf Veränderungen reagieren können.
Wie kann man Geschäftsprozesse digitalisieren, ohne Schatten-IT zu erzeugen?
Schatten-IT (z. B. parallele Excel-Listen) entsteht immer dann, wenn die offizielle Software am Bedarf der Nutzenden vorbeigeht. Um Geschäftsprozesse erfolgreich zu digitalisieren, müssen Unternehmen auf Lösungen mit hoher Usability (Benutzerfreundlichkeit) setzen, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. Eine frühzeitige Einbindung der Fachabteilungen und der Einsatz flexibler Low-Code-Plattformen verhindern, dass Mitarbeitende auf eigene, unsichere Hilfsmittel ausweichen.
Was bedeutet der Begriff „Paving the Cow Paths“?
Der Begriff „Paving the Cow Paths“ (die Kuhpfade pflastern) beschreibt metaphorisch den Fehler, einen schlechten, analogen Prozess unverändert in eine Software zu übertragen. Das Ergebnis ist ein digitaler Prozess, der zwar elektronisch abläuft, aber ineffizient und unlogisch bleibt. Erfolgreiche Digitalisierung erfordert daher immer zuerst eine Prozessanalyse und -optimierung (Business Process Reengineering), bevor die technische Umsetzung erfolgt.
Warum sind agile Methoden für Digitalisierungsprojekte im öffentlichen Sektor wichtig?
Gerade in der Verwaltung ändern sich gesetzliche Rahmenbedingungen (z. B. OZG-Vorgaben) häufig. Klassische Wasserfall-Projekte mit Laufzeiten von mehreren Jahren sind hierfür zu starr. Agile Methoden und flexible Prozess-Software ermöglichen es Behörden, Workflows und Formulare iterativ anzupassen. Dies sichert die Handlungsfähigkeit und Rechtskonformität, ohne dass für jede Änderung ein neues Großprojekt gestartet werden muss.
Und zum Schluss: So senken Sie die Scheiternsquote Ihrer Digitalisierungsprojekte nachhaltig
Das Scheitern von 80 % der Projekte ist kein technisches Schicksal, sondern die Folge veralteter Herangehensweisen. Wer versucht, komplexe und dynamische Realitäten in starre Software-Korsetts zu zwängen, wird auf Widerstand stoßen.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer Software-Strategie, die niedrigschwellig, flexibel und iterativ ist. Nur wenn die Lösung von den Menschen akzeptiert wird und sich an veränderte Rahmenbedingungen anpassen lässt, wird aus einem theoretischen Prozessmodell echte gelebte Effizienz.
Möchten Sie herausfinden, wie flexibel Ihre aktuelle Prozesslandschaft wirklich ist? Nutzen Sie den Moment, um Ihre Strategie zu hinterfragen: Setzen Sie auf starre Schienen oder auf einen Werkzeugkasten, der mit Ihren Anforderungen wächst? Wir laden Sie ein, in den Kommentaren den Austausch zu suchen und Wege zu entdecken, wie Digitalisierung einfach und wirksam gelingt.
Annalena und das Zenkit Team
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