Microsoft Teams – Funktionen für effektive Teamarbeit

2017 hat Microsoft mit Microsoft Teams eine neue Software auf den Markt gebracht. Bekannt geworden ist der US-Riese durch das Betriebssystem Windows und sein Büro-Softwarepaket Office. Nun wurde eine Lösung für Unternehmen entwickelt,um innerhalb einer Gruppe produktiver und effektiver an Projekten arbeiten zu können.Microsoft selbst beschreibt sein Produkt als  „zentralen Ort für Teamarbeit“. Was früher umständlich über E-Mailverkehr oder in stundenlangen Meetings verhandelt wurde, soll sich jetzt über eine gemeinsame Plattform vereinfachen. In diesem Artikel nehmen wir Microsoft Teams unter die Lupe. Was hat das Tool zu bieten? Wie vereinfacht es den Büroalltag?

Der Grundgedanke hinter Microsoft Teams

In der heutigen Gesellschaft spielen Homeoffice, flexible Arbeitszeiten und mobile Anbindung eine immer größer werdende Rolle für Arbeitnehmer. Als Arbeitgeber ist es demnach gar nicht so einfach, all diesen Wünschen und Bedürfnissen gerecht zu werden.

Microsoft Team ist Bestandteil des Office-Paketes und soll den Büroalltag erleichtern. Es versteht sich außerdem als Kollaborationssoftware und will die Zusammenarbeit in virtuellen Teams vereinfachen. Hierzu vereint das Tool digitale Arbeitsabläufe in einem virtuellen Arbeitsraum miteinander – Und das sogar orts- und zeitunabhängig! Der Hersteller verspricht sich damit:

• den Gesprächsfluss zu optimieren und gleichzeitig zu jederzeit wieder abrufbar zu machen
• schneller und effektiver Ziele zu erreichen und die Produktivität in der Gruppe zu steigern
• die Kommunikation in Teams und Projektgruppen zu vereinfachen

Sehr praktisch, wenn man bedenkt, dass die meisten Projekte in Unternehmen in Teams bearbeitet werden. Die Kommunikation und Interaktion miteinander spielt eine wesentliche Rolle beim Erfolg eines jeden Projektes.  Microsoft Teams beinhaltet Funktionen wie

• Gruppen- und Einzelchats
• Audio- und Videotelefonie
• Webkonferenzen
• Teilen von Dateien
• hohe Gerätekompatibilität
• App-Integrationen
• Terminplanungen
• Arbeitszeitenmanagement
• Aufgabenmanagement

Natürlich gibt es bereits Anbieter wie Skype for Business oder Slack, die ähnliche Services zu ihrer Produktsparte zählen. Warum also zu Microsoft Teams wechseln?In diesem Tool werden alle wesentlichen Bestandteile von Gruppenarbeiten miteinander vereint. Unter Anderem sind folgende Funktionen enthalten:

Die Funktionen von Microsoft Teams

1.Chatfunktion

Durch eine integrierte Chatfunktion sind Konversationen mit Teammitgliedern nun noch einfacher. Als Nutzer von Microsoft Teams, hat man die Möglichkeit eine einzelne Person direkt anzuschreiben, oder eine Gruppe mit allen Beteiligten zu erstellen. Letzteres, hat den Vorteil, dass jeder zu jedem Zeitpunkt mitbekommt, was über das gemeinsame Projekt gesprochen wird. Es ist also eine Art virtuelles Meeting in dem jeder seine Meinung, Vorschläge und Herangehensweisen äußern kann.

In Micrsoft Teams hat man die Möglichkeit beliebig viele Gruppen für verschiedene Projekte zu erstellen und kann dabei sicher gehen, dass dort auch ausschließlich über dieses eine Projekt gesprochen wird. Dadurch erspart man sich die langatmige Wühlerei durch E-Mails, um an bestimmte Informationen oder Absprachen zu gelangen. Durch die Chatfunktion ist auch das Anhängen von Dateien und Erwähnungen bestimmter Personen durch Verwendung des @-Zeichens möglich. Wird eine Person im Chatverlauf erwähnt, bekommt diese eine gesonderte Nachricht und weiß somit, dass die empfangene Nachricht speziell an sie gerichtet ist.

2. Anruffunktion

Ähnlich wie bei Skype for Business, beinhaltet die Anruffunktion Video- sowie Audiotelefonie. So kann mal eben mit Kollegen oder Teammitglieder gesprochen werden, auch wenn sich diese nicht im gleichen Raum, Gebäude oder gar Land befinden. Ähnlich wie bei der Chatfunktion, können hier mehrere Personen integriert werden. Man kann somit beispielsweise eine Art Meeting eröffnen, in dem man sich über die Videofunktion mit bis zu 80 Kollegen weltweit vernetzen kann. Alle Teammitglieder, die nicht physisch am Meeting teilnehmen können, wird zudem die Möglichkeit geboten, über eine Liveschaltung alles Besprochene mitzuverfolgen.

3. Dokumentenverarbeitung

Durch die Integration von Office 365 enthält Microsoft Teams außerdem die Funktion Dateien und Dokumente an einem zentralen Ort abzulegen, auf den jedes Teammitglied Zugriff hat. Dort können diese vor, während oder nach einem Meeting eingesehen und in Echtzeit bearbeitet werden. Die Effizienz der Teamarbeit wird somit gesteigert.

4. Aufgabenverwaltung

Auch im Projektmanagement kann Microsoft Teams wunderbar eingesetzt werden. Hier erhält das Tool durch die Integration von Office 365 ein neues Feature: Die Aufgabenverwaltung.Aufgaben können individuell Teammitgliedern zugeteilt werden. Diese werden daraufhin benachrichtigt und können einsehen, was  sie als nächstes zu bearbeiten haben.Auch Dateien können hier problemlos angehängt werden. Ist die Aufgabe erledigt, kann sie gelöscht werden. Handelt es sich um eine wiederkehrende Aufgabe, kann sie als Entwurf gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufgerufen werden.

5. Notizensammlung

Durch das Hinzufügen von OneNote, kann man Microsoft Teams auch als digitales Notizbuch nutzen. Dieses Notizbuch ist mit der ganzen Gruppe verknüpft und kann ebenfalls  von jedem eingesehen werden. Es lässt sich nicht nur reiner Text festhalten, auch Bilder, Videos, Dateien und sogar Sprachaufzeichnungen können gespeichert werden.

6. Kalenderansicht

Beim Arbeiten in einem Team, gehört es dazu, gemeinsame Termine miteinander abzustimmen, mehrere Projekte zu jonglieren und Aufgaben und Ereignisse an einem Ort verfolgen zu können. Ein Kalender kann nicht nur in organisatorischen Dingen behilflich sein, sondern dient auch zur Optimierung der Zusammenarbeit innerhalb eines Teams. Mit einem Online-Kalender können Fortschritte aktualisiert werden, Arbeitsbelastung minimiert und die Effizienz des Teams gesteigert werden.

Hier ist es  sehr hilfreich, innerhalb Microsoft Teams Zugriff auf einen Gruppenkalender zu haben. Mit Microsoft Outlook ist dies möglich. Weiter unten in diesem Artikel erklären wir, wie eine Integration mit Zenkit funktioniert um auch die Kalenderansicht Effizienz optimiert für sich nutzen zu können.

Mit diesen Integrationsmöglichkeiten zum Allrounder-Tool

Da Microsoft Teams zum Sortiment des Microsoft Office Paketes gehört, lassen sich so gut wie alle Office-Anwendungen durch das Programm miteinander verbinden. Das kommt allen  Teammitgliedern zu Gute. Denn ähnlich wie bei Zenkit kann man verschiedene Arbeitsabläufe auf nur einer Plattform ausüben und vermeidet das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Tools und Datenbanken. Auch eine Integration mit externer Software und Onlinetools ist möglich. Über Schnittstellen, den sogenannten Connectors, lassen sich ebenfalls Social Media Plattformen wie Facebook und Twitter in Microsoft Teams mit einbinden.

Integration mit Zenkit

Um zukünftig den Nutzern von Microsoft Teams noch mehr Möglichkeiten im Projektmanagement bieten zu können, haben wir eine baldige Integration von Zenkit mit der Kollaborationssoftware geplant. Der Zugriff über MS Teams ermöglicht dann die Einsicht und Bearbeitung der eigenen Collections. Sie können somit direkt über die Chatfunktion alle Aktualisierungen über Aufgaben, Aktivitäten, Kommentare oder allgemeine Aktualisierungen Ihres Zenkit Profils abrufen. Am Ende sparen Sie auch hier wieder durch das Vermeiden ständigen Wechsels zwischen Anwendungen, viel Zeit und Stress und behalten den Überblick über Ihre Aufgaben. Wenn Sie beispielsweise mit Ihren Teammitgliedern mitten in einer Projektbesprechung via Microsoft Teams stecken und Ihnen gleichzeitig eine neue Aufgabe mit hoher Priorität bei Zenkit zugeteilt wird, sehen Sie dies in Ihrem Chatverlauf und können somit direkt die Besprechung unterbrechen oder aber einfach kurz auf die Nachricht reagieren.

Integration der Gruppenkalender Ansicht aus Zenkit

Die Integration von Zenkit in Microsoft Teams ist ganz simpel. Mit dem Kalender von Zenkit können Sie wie bei normalen Kalenderfunktionen, per Drag and Drop, die Ihnen zugewiesenen Elemente verschieben und ablegen. Außerdem können Sie Elemente zu allen verbundenen Collections im Kalender oder über das Bedienfeld auf der linken Seite hinzufügen.

Auch Dateien lassen sich innerhalb dieser Ansicht beifügen. Mit nur wenigen Klicks können Sie die Kalenderansicht aus Zenkit in Ihre Microsoft Teams Oberfläche integrieren um zu sehen, an welchem Termin auch alle Teammitglieder verfügbar sind. Durch die Gruppenkalender Ansicht, haben Sie alle eingetragenen Termine des ganzen Teams auf einen Blick. Der Kalender erscheint als Tab oberhalb des Chatfensters. Mit nur einem Klick darauf können Sie nun zur Kalenderansicht wechseln.

Microsoft Teams vs. Slack – was lohnt sich wirklich?

Nachdem Microsoft 2011 Skype gekauft hat, galt Skype for Business als offizieller Bestandteil des Office Paketes. Dies hat sich nun geändert und Skype wurde im Paket von Microsoft Teams vollständig ersetzt. Auch weiterhin arbeitet der Softwarekonzern daran den Vorgänger von Teams dauerhaft abzulösen. Der größte Konkurrent für Microsoft Teams ist demnach die Software Slack. Um eine vernünftige Entscheidung treffen zu können, hier eine Gegenüberstellung der beiden Kollaborationstools:

Fazit

Teambuilding mal anders – das beschreibt Microsoft Teams wahrscheinlich ganz gut. Nach der kompletten Ablösung von Skype for Business ist Microsoft Teams eine gelungene Alternative um das Arbeiten im Team perfekt managen zu können.

Die meist genutzten Features von Microsoft Teams sind die Chatfunktion, Audio- und Videocalls sowie das Ablegen, Einsehen und Bearbeiten von Dateien. Da die digital Natives die Führungskräfte und Arbeitnehmer der Zukunft sein werden, wird auch hier der digitalen Kommunikation untereinander ein höherer Stellenwert zugeschrieben. Angefangen durch Messengerdienste für schnellen und sofortigen Austausch mit Freunden und der Familie, etabliert sich diese Art der Kommunikation auch immer mehr in den Arbeitsalltag. E-Mailverkehr wird wahrscheinlich auf Dauer nicht vollständig durch Tools wie Microsoft Teams abgelöst, jedoch wird man unternehmensintern immer mehr auf diese Dienste zurückgreifen. Als kurzen Überblick, hier noch einmal einige vorteilhafte Nebeneffekte im Überblick:

• Microsoft Teams steigert die eigene Produktivität
• Die Zusammenarbeit in der Gruppe wird verbessert
• Die Sicherheit wird erhöht
• Einbindung von externen Mitarbeitern sehr einfach
• Implementierungs- sowie Betriebskosten werden verringert

Die Kollaborationssoftware hat also einiges zu bieten. Und erst recht mit der Integration von Zenkit und seinen Features, kann bei der Teamarbeit nichts mehr schief geh’n. 😉

Wie gestalten Sie Ihre Teamarbeit? Nutzen Sie bereits ein Kollaborationsool oder sogar Microsoft Teams? Wie sind Ihre Erfahrungen mit der Software und werden Sie die Integration mit Zenkit nutzen? Lassen Sie es uns gerne in den Kommentaren wissen!

Wir freuen uns über jedes Feedback!

Nele und das Zenkit Team

Nele Gönner PR-Fee und Kommunikationstalent mit Kaffeeproblem. Veröffentlicht am 1. Juli 2019, aktualisiert am 1. März 2024 · 10 Min. Lesezeit