gtd notebook on table

Das Prinzip von Getting Things Done ® ist sehr komplex. Bis zur Verinnerlichung des Prinzips ist es ein weiter Weg. Auch wenn Sie das richtige Tool dafür gefunden haben, gibt es viele Stolperfallen und Anfängerfehler die Geübte (auch ich) noch immer machen.

In diesem Artikel erkläre ich den größten Fehler und Tipps wie Sie diesen vermeiden können.

Die nächste Aufgabe dokumentieren

Ja Sie lesen richtig. Aufgaben effektiv zu dokumentieren ist die größte Hürde. Aber wie definieren Sie Aufgaben am besten?

Sollten Sie eine Aufgabe aufschreiben, dann muss dies immer eine physische und visuelle Aktion sein. Die Beschreibung muss mit genügend Informationen gefüllt sein, damit Sie gewillt sind die Aufgabe zu beenden.

Hier ein Beispiel:

“GTD Artikel” oder “Schreibe einen Artikel über typische Fehler bei GTD mit 1000 Wörtern bis Freitag”

Natürlich gibt es eine Verbindung zwischen beiden Aufgaben. Aber die zweite Beschreibung erklärt verständlicher was getan werden muss und wann es erledigt sein muss. Genau dann fällt es einfacher, eine Aufgabe zu beginnen.

Das erste Beispiel „GTD Artikel“ lässt Platz für viele Fragen. Wenn Sie die Aufgabe nach ein paar Tagen bearbeiten wollen, wissen Sie vielleicht nicht mehr genau, was sie zu tun haben. Dann wenden Sie viel Zeit auf, um herauszufinden was genau und bis wann dies zu tun ist.

Es ist daher wichtig auf Transparenz zu achten. Erinnern Sie sich an die fünf Basics von GTD: Verfassen, durcharbeiten, organisieren, durchlesen und durchführen. „GTD Artikel” stellt in diesem Fall den ersten Schritt dar, nämlich eine Idee verfassen.

Der Prozess der Entscheidungsfindung ist ein Teil des zweiten Schritts. Hier müssen Sie der Aufgabe Sinn verleihen. Wenn Sie dann noch immer Entscheidungen treffen müssen, haben Sie die Aufgabe nicht ausreichend definiert.

diagram showing the gtd process

Erinnern Sie sich an den Entscheidungsbaum? Wenn Ihr nächster Auftrag (hier die Organisation) nicht definiert ist, dann neigen Sie eher dazu diesen zu überspringen. Sie gehen also direkt zur nächsten Aufgabe.

Eine gute Regel: wenn Sie mehr Struktur benötigen, gehen Sie in dem Entscheidungsbaum einen Schritt nach oben. Wird mehr Handlung benötigt, gehen Sie einen Schritt nach unten.

Wie verfassen Sie also nächste Aufgaben besser?

Es gibt ein paar Tricks, die helfen können, nächste Aufgaben effektiv zu dokumentieren.

Tun Sie so als ob Sie jemand anderes dazu motivieren wollen

Wenn nächste Aufträge dokumentiert werden, geschieht dies meist kurz und knapp. Der Glaube sich später wieder daran erinnern zu können liegt nahe. Dies ist jedoch nur der Fall, wenn die Aufgabe am gleichen Tag zu bearbeiten ist. Wird eine Aufgabe erst nach Tagen oder Wochen bearbeitet, ist es fast unmöglich sich an jedes Detail zu erinnern.

Schreiben Sie eine Aufgabe auf und stellen sich vor, Sie müssen jemand anderen dazu motivieren diese zu bearbeiten. Dann tendieren Sie dazu Details einzupflegen. Erklärungen, weitere Informationen und Anleitungen fließen an dieser Stelle mit ein. Schließlich muss sichergestellt werden, dass alles bestmöglich erledigt wird. Die verantwortliche Person versteht direkt um was es geht, es bedarf keinen weiteren Klärungen. Folglich sparen Sie dadurch kostbare Zeit!

Daher der Rat: schreiben Sie direkt alle Informationen auf. Sie werden es sich später danken.

Verben nicht vergessen!

Gibt es keine Verben in der Beschreibung, ist diese schwerer umzusetzen. Verben verändern die Struktur. Aus “GTD Artikel” wird “GTD Artikel schreiben”. Sie wissen auf den ersten Blick was zu tun ist.

Auch wenn „GTD Artikel schreiben“ sehr kurz gewählt ist, wird dennoch klar, dass Sie weder einen Artikel verbessern, veröffentlichen noch speichern sollen. Sie müssen nur noch überlegen, wie Sie den Artikel schreiben wollen.

poster saying ask more questions

Ist die Aufgabe eine Aktion oder ein Projekt?

Verben sind sehr hilfreich, um den Unterschied zwischen einer einzelnen Aufgabe oder einem ganzen Projekt zu erkennen. Wenn Sie sich ein Verb zur Formulierung der Aufgabe überlegen, stellt sich automatisch die Frage „Was muss ich für diese Aufgabe tun?“. Wenn die Antwort eine weitere Aufgabe ist, dann wissen Sie sofort, es ist ein Projekt. (Hinweis: in GTD ist ein Projekt eine Aufgabe die mehr als eine weitere Aufgabe bedarf)

Ein Beispiel: Vielleicht wissen Sie nicht viel über GTD, aber Sie wurden damit beauftragt einen Artikel zu verfassen. Sie fragen sich, was Sie tun müssen, um einen GTD Artikel zu erstellen. Sie erstellen eine Liste mit Aufgaben wie „Thema GTD Recherche betreiben“, „GTD Muster erstellen“ und „GTD Artikel verbessern“. Also ist es ein ganzes Projekt.

Enddatum in den Kalender eintragen

Sobald es ein Abgabedatum gibt, sollten Sie das in einen Kalender eintragen. Für eine deutlichere Kennzeichnung sollte zu dem Eintrag der Name der Aufgabe hinzugefügt werden. „GTD Artikel bis Freitag erstellen”. Da die Aufgabe nun in Ihrem Kalender ist, haben Sie einen Überblick, wann Sie welche Aufgabe bearbeiten müssen.

Details einpflegen

Die Aufgabenbeschreibung “ Schreib einen Artikel über typische Fehler bei GTD mit 1000 Wörtern bis Freitag“ enthält ein entscheidendes Detail. Stichwörter wie „1000 Wörter“ helfen auf einen Blick zu erkennen was das Ziel ist. Dadurch kann das Endprodukt definiert und Grenzen für den Aufwand gesetzt werden. Sollten Sie nun 3000 anstatt 1000 Wörter schreiben, haben Sie mehr als nötig gemacht. Diese Energie und die Zeit hätten Sie für die nächste Aufgabe auf Ihrer Liste verwenden können.

Übung macht den Meister!

Wie so viele Dinge im Leben, wird alles mit Übung besser. Fragen Sie sich daher immer im Laufe des Prozesses:

  • Ist die Aufgabe umsetzbar?
  • Braucht es nur einen einzigen Schritt, um die Aufgabe zu beenden?
  • Benötige ich mehr als 2 Minuten dafür?
  • Muss ich diese Aufgabe machen oder kann ich sie delegieren?
  • Muss die Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Tag fertig sein?

Zusätzlich können Sie sich noch weitere Fragen stellen, um herauszufinden, ob Sie die Aufgabe gut dokumentiert haben. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Sie nur ein paar Dinge umschreiben müssen. Doch diese kleinen Veränderungen sind essenziell!

  • Gibt es ein Verb in der Beschreibung?
  • Brauche ich eine weitere Aufgabe, um die eigentliche Aufgabe fertigzustellen?
  • Gibt es ein Enddatum und habe ich das in meinen Kalender eingetragen?
  • Gibt es noch weitere Details die hilfreich zur Definition der Aufgabe sind?

Machen Sie doch daraus eine Routine, indem Sie sich diese Fragen jedes Mal stellen, sobald Sie etwas in Ihre Liste eintragen. So gelingt Getting Things Done!

Haben Sie etwas Freizeit dieses Wochenende? Dann schauen Sie doch mal auf Ihre To-Do Liste und fügen Sie Verben, Details oder Daten hinzu!

Neu im Thema GTD? Dann lesen Sie gerne unsere Einführung in GTD.

Wir freuen uns von Ihren Erfahrungen mit GTD zu hören.

GTD® und Getting Things Done® sind registrierte Markennamen von der David Allen Company, und dieser Artikel ist weder gesponsert noch wurden wir dazu beauftragt.

Sophie Rudolph Veröffentlicht am , aktualisiert am · 6 Min. Lesezeit