Es ist kein Geheimnis, dass Projektmanagement Tools ein Gewinn für viele Firmen darstellen. Seit 1960 gibt es diese Tools auf dem Markt. Viele Firmen, in unterschiedlichen Branchen, haben durch die Planung und Verwaltung von Projektmanagement-Prozessen eine Erleichterung erleben können und qualitativ bessere Ergebnissen erzielen können.

Wir bei Zenkit sind eine dieser Firmen, die Tools für Projektmanagement entwickelt haben. Denn auch uns sind die Vorteile dieser Projektmanagement Tools bekannt und das nicht nur, weil es unser täglich Brot ist.

In diesem Artikel möchten wir gerne darüber diskutieren, was Projektmanagement Tools sind und wie Sie diese für Ihr Team optimal nutzen können.

Was sind Projektmanagement Tools?

Projektmanagement Tools sind Mittel, um Projektmanagern und deren Teams zu helfen, Projekte zu implementieren und durchzuführen. Sie bilden die Organisation und vereinfachen den Prozess, die Produktivität wird optimiert und maximale Resultate werden erzielt.

Unter dem Wort Projektmanagement Tool verstehen Sie sicher eine Software. Jedoch ist alles was hilft ein Projekt durchzuführen, sogar ein Blatt Papier und Stift, ein Projektmanagement Tool. Jedoch geht es in diesem Artikel nur um Softwarelösungen.

Projektmanagement Tools können lokal installiert oder als Open Source Dokument verwendet werden. Welche Funktionen dieses Tool letztendlich hat, hängt davon ab wie umfangreich und ausgereift die Software ist. Die üblichen Funktionen sind folgende:

  • Planung und Disposition
  • Aktivitätsüberwachung
  • Kosten-Kontrolle und Budget-Management
  • Ressourcenaufteilung
  • Bericht Generator
  • Kollaboration und Kommunikation App
  • Mobiler Zugriff
  • Integration

Bekannte Projektmanagement Tools und Prozesse

Kanban

Kanban ist ein Planungssystem, welches den Arbeitsprozess visualisiert. Hier repräsentieren die Spalten den Projektprozess-Status. Diese können “To Do”, “Erledigt” oder “In Überprüfung” heißen. Die jeweiligen Kärtchen repräsentieren die Aufgaben oder Items. Diese können in alle Spalten bewegt werden, je nachdem wie weit Sie oder Ihr Team mit der Bearbeitung dieser sind.

Wenn Sie volle Transparenz zu den Projektdetails benötigen, dann ist Kanban genau das richtige Mittel. Die Projektmitglieder können dadurch einfacher miteinander kommunizieren und arbeiten. So können Kollaborationen gepflegt und die Zeit für persönliche Meetings reduziert werden. Diese sehr visuelle Methode eignet sich auch für die Identifikation von Engpässen im Prozess. Ihr Team kann so qualitative hochwertige Produkte produzieren.

Kanban Projektmanagement Tools können entweder alleinstehende Produkte sein, oder mit anderen Typen von anderen Projektmanagement Methoden kombiniert werden, wie in Zenkit.

Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist ein häufig genutztes Mittel im Projektmanagement. In Form eines Säulendiagramms zeigt es den Projektplan. Die vertikale Achse stellt die fälligen Aufgaben und die horizontale Achse die Zeit dar. So können die Projektaufgaben und die Beziehungen zwischen den einzelnen Aktivitäten angezeigt werden.

Der Hauptgrund weshalb dieses Diagramm so gerne verwendet wird ist, dass alle Aspekte des Projekts leicht überblickt werden können. Es ist direkt ersichtlich wie viel Zeit eine Aufgabe bedarf, wer dafür verantwortlich ist und wie viel das Projekt kosten wird. Durch ein Ganttdiagramm wird die Struktur des Projektes übersichtlich und es fällt leichter, Informationen an Kunden oder an die Leitung weiterzugeben.

Gantt Diagramme sind Projektmanagement Tools für Softwareprodukte. Sie können auch als Rundumlösung verwendet werden. Sie können das Diagramm durch ein Spreadsheet wie Excel erstellen. Zenkit bietet Ihnen dafür eine Gantt Ansicht.

Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan ist ein visuelles Tool, um alle notwendigen Aufgaben nach ihrer Priorität zu sortieren. Das Project Management Institut definiert es als hierarchische Kompensation aller Aufgaben, die durch das Projektteam erledigt werden müssen, um alle Ziele für das gewünschte Produkt zu erreichen.

Der Projektstrukturplan dient als Fundament für weitere Planung und stellt den Rahmen des Projektes dar. Dadurch können Projektleiter bis in das kleinste Detail einsehen.

Ein Vorteil diesen Plan mit in den Arbeitsfluss einzubinden ist, dass Unsicherheiten verhindert oder reduziert werden können. Zusätzlich ist es so leichter Deadlines und Ressourcenplanung einhalten zu können, da alle notwendigen Aufgaben auf einen Blick einsehbar sind.

Arbeiten mit einem Kanban BoardNutzen Sie Kanban Boards für Ihr Projekt

Projektplan

Der Projektplan oder auch Roadmap genannt, gibt eine visuelle Übersicht zum Projektumfang, den Zielen, Meilensteinen, Lieferergebnissen und Initiativen. Häufig nutzt man dazu die Darstellung einer Zeitlinie. Damit erhält man einen Leitfaden für das Projekt und kann immer wieder kontrollieren zu können, ob alles wie geplant läuft.

Dieses Tool ist vor allem nützlich, wenn Sie die Details mit den Inverstoren oder Kunden wiederholt besprechen müssen. Es eignet sich ebenfalls, wenn Sie sichergehen müssen, dass jeder die gleichen Informationen und Erwartungen hat.

Ein Projektplan enthält alle Details, jedoch selten die Projektplanung hinsichtlich Ressourcenplanung und Risikomanagement. Der Plan dient nur zur Visualisierung, um einen Überblick zu erhalten.

Ein großer Vorteil des Projektplans ist die Hilfestellung zur weiteren Planung. So können Sie dem Team helfen, die bestmöglichen Resultate zu erzielen.

 

Zusätzliche Hilfsmittel, die Ihnen bei Ihrem Projekt helfen können, sind folgende:

Prozessüberwachung

Bei der Verwendung eines Tools, wird die Überwachung der Aktivitäten eines Projekts einfacher. Kennen Sie die Details zu jeder Aufgabe, so sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt scheitert. Mithilfe der Prozessüberwachung, erkennen Sie rechtzeitig an welchen Stellen Ihr Projekt Mängel aufzeigt. In diesem Fall können Sie dem direkt entgegenwirken und wissen was zu tun ist.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Projektmanagement Tools bieten Ihnen und Ihrem Team eine zentrale Plattform, um Projektdetails zu teilen und zu aktualisieren. Dadurch wird die interne Kommunikation vereinfacht. Dokumente für das Projekt können in der Anwendung gespeichert werden, wodurch eine Zusammenarbeit noch einfacher wird.

Kostenkontrolle

Eine der größten Befürchtungen für einen Projektleiter ist, dass das Budget nicht ausreicht. Ein Projektmanagement Tool kann helfen, das Budget und die Kosten zu managen. Durch die Übersicht wissen Sie sofort ob die Kosten für eine bestimmte Stelle sinnvoll sind.

Zeitmanagement

Die Zeitvorgaben und Meilensteine perfekt einzuhalten ist wichtig. Die Verwendung eines Tool kann Ihnen und Ihrem Team dabei helfen. Sie können Ihre Aufgaben priorisieren, schätzen wie viel Zeit Sie für welche Arbeit benötigen und direkt erkennen welche Stellen eine Verzögerung verursachen könnten.

Entscheidungsfindung

Durch die Transparenz der Projektmanagement Tools kann die Entscheidungsfindung vereinfacht werden. Da sich alle Projektdetails und Informationen an einem Ort befinden, können Prozesse oder Sachverhalte schneller evaluiert und Entscheidungen effektiver gefällt werden.

Kundenzufriedenheit

Durch Projektmanagement Tools können Sie eine Verbindung zwischen den Erwartungen Ihrer Kunden und Ihrem Team herstellen. Die erwähnten Hilfsmittel bieten einen organisierten und methodischen Weg der Projektarbeit. Sie minimieren dadurch viele Risiken. Durch die effiziente Arbeit, kommen Sie Ihrem Ziel der vollsten Kundenzufriedenheit immer näher.

Sie benötigen zwar nicht die aktuellsten Projektmanagement Tools von 2019, um die besten Resultate zu erzielen, es ist dennoch hilfreich verschiedene Hilfsmittel für Ihr Management bereitzustellen. Diese bieten Ihnen Struktur und festigen Ihren Arbeitsprozess.

Welche Art von Projektmanagement Tool haben Sie bereits genutzt? Welche davon bevorzugen Sie? Ich freue mich, von Ihren Erfahrungen zu hören. Selbstverständlich ist jedes Feedback willkommen!

Sophie Rudolph Veröffentlicht am , aktualisiert am · 5 Min. Lesezeit