Wie Sie eine Online-Datenbank erstellen (ohne Programmierkünste)

In unserer zunehmend digitalisierten Welt sind Online-Datenbanken unerlässlich geworden. Sie ermöglichen es Unternehmen und Einzelpersonen, große Mengen an Informationen effizient zu speichern, zu organisieren und abzurufen. Im Gegensatz zu traditionellen, physischen Datenspeicherungsmethoden bieten Online-Datenbanken den Vorteil des einfachen Zugriffs von überall auf der Welt, solange eine Internetverbindung besteht. Dies fördert die Zusammenarbeit zwischen Teams und verbessert die Entscheidungsfindung durch sofort verfügbare Daten.

Der Aufbau einer Online-Datenbank kann ohne technische Kenntnisse eine Herausforderung darstellen. Traditionell erfordert die Erstellung und Pflege von Datenbanken ein tiefgehendes Verständnis von Datenbanksprachen wie SQL, sowie Kenntnisse in der Backend-Entwicklung. Diese Barrieren können für Nicht-Programmierer abschreckend wirken und den Zugang zu den Vorteilen digitaler Datenverwaltung einschränken. Doch das hat sich grundlegend geändert.

Wir zeigen Ihnen wie Tools wie Zenkit die Komplexität von Online-Datenbanken demystifizieren und sie für jedermann zugänglich machen.

In diesem Artikel werden Sie: 

✅ die Funktionsweise von Online-Datenbanken verstehen

✅ die Schlüsselmerkmale und Kernkonzepte von Online-Datenbanken erlernen

✅ eine intuitive Anleitung zur Erstellung einer Online-Datenbank in Zenkit erhalten

Was ist eine Online-Datenbank?

Bevor wir in die praktischen Aspekte eintauchen, ist es wichtig, ein solides Verständnis dafür zu entwickeln, was eine Online-Datenbank eigentlich ist. Dafür werden wir uns als Erstes mit den Kernkonzepten beschäftigen, um eine klare Basis für die folgenden Schritte zu schaffen.

Definition und Kernkonzepte

Eine Online-Datenbank ist eine Sammlung von Daten, die elektronisch in einem computerisierten System gespeichert und über das Internet zugänglich gemacht wird. Im Gegensatz zu traditionellen Datenbanken, die lokal auf einzelnen Computern oder Servern innerhalb einer Organisation gespeichert sind, befinden sich Online-Datenbanken auf entfernten Servern und können von überall auf der Welt aus über das Web abgerufen werden.

Hauptmerktmale einer Online-Datenbank

• Zugänglichkeit: Online-Datenbanken sind rund um die Uhr über das Internet erreichbar, was einen globalen Zugriff ermöglicht.
• Zentralisierung: Daten werden an einem zentralen Ort gespeichert, wodurch Duplikate vermieden und die Datenintegrität sichergestellt wird.
• Skalierbarkeit: Sie können leicht erweitert werden, um mehr Daten oder eine größere Anzahl von Nutzern ohne erhebliche Vorabkosten zu unterstützen.
• Sicherheit: Moderne Online-Datenbanken bieten fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
• Zusammenarbeit: Online-Datenbanken erleichtern die Zusammenarbeit in Echtzeit, indem sie Teams ermöglichen, gleichzeitig auf dieselben Daten zuzugreifen und diese zu bearbeiten.

Funktionsweise einer Online-Datenbank

Online-Datenbanken nutzen Datenbankverwaltungssysteme (DBMS), um Daten zu speichern, zu organisieren und abzurufen. Nutzer interagieren mit der Datenbank über Webanwendungen oder APIs, die Anfragen an das DBMS senden. Das System verarbeitet diese Anfragen, führt die erforderlichen Operationen aus und sendet die Ergebnisse zurück an die Nutzeroberfläche.

Vorteile einer Online-Datenbank gegenüber traditionellen Methoden

In der heutigen schnelllebigen digitalen Ära sind Online-Datenbanken gegenüber traditionellen Datenspeicherungsmethoden zunehmend bevorzugt. Diese Präferenz ist auf eine Vielzahl von Vorteilen zurückzuführen, auf welche wir im Folgenden eingehen werden. Es dient als Verdeutlichung warum Online-Datenbanken eine entscheidende Rolle in modernen Geschäfts- und Organisationsstrukturen spielen:

Verbesserte Zugänglichkeit

• Globaler Zugriff: Online-Datenbanken können von jedem Ort der Welt aus zugegriffen werden, sofern eine Internetverbindung besteht. Dies ermöglicht es Teams, remote und flexibel zu arbeiten, ohne durch geografische Einschränkungen begrenzt zu sein.
• Rund um die Uhr verfügbar: Im Gegensatz zu physischen Büros, die geschlossen sein können, sind Online-Datenbanken 24/7 zugänglich, was einen kontinuierlichen Workflow ermöglicht.

Erhöhte Zusammenarbeit

• Echtzeit-Updates: Änderungen an Daten werden in Echtzeit für alle Nutzer sichtbar, was die Zusammenarbeit in Teams erheblich verbessert und Missverständnisse reduziert.
• Gemeinsame Nutzung von Daten: Online-Datenbanken erleichtern das Teilen von Daten mit Stakeholdern innerhalb und außerhalb einer Organisation, was die Kommunikation und das Projektmanagement vereinfacht.

Skalierbarkeit und Flexibilität

• Einfache Skalierung: Online-Datenbanken lassen sich leicht an wachsende Datenmengen und Benutzerzahlen anpassen, ohne dass eine umfangreiche Vorabinvestition in Hardware erforderlich ist.
• Anpassbare Speicheroptionen: Nutzer können Speicherpläne basierend auf ihren aktuellen Bedürfnissen wählen und diese bei Bedarf anpassen, was eine kosteneffiziente Lösung darstellt.

Kosteneffizienz

• Reduzierte Infrastrukturkosten: Da die Daten in der Cloud gespeichert werden, entfallen die Kosten für den Kauf und die Wartung physischer Server.
• Minimierung des administrativen Aufwands: Online-Datenbanken verringern den Bedarf an IT-Personal für die Wartung der Datenbankinfrastruktur, was zu weiteren Einsparungen führt.

Verbesserte Datensicherheit

• Fortgeschrittene Sicherheitsmaßnahmen: Cloud-Anbieter implementieren in der Regel umfassende Sicherheitsprotokolle, einschließlich Verschlüsselung, Firewalls und regelmäßigen Sicherheitsaudits.
• Automatische Backups: Die meisten Online-Datenbanken führen automatisch regelmäßige Backups durch, was den Verlust von Daten durch Hardwareausfälle oder menschliche Fehler verhindert.

Effizientes Datenmanagement

• Zentrale Datenhaltung: Mit Online-Datenbanken können Daten zentral gespeichert und verwaltet werden, was die Datenintegrität und den einfachen Zugriff auf aktuelle Informationen sicherstellt.
• Erweiterte Analysefunktionen: Viele Online-Datenbankplattformen bieten Tools zur Datenanalyse und Berichterstattung, die es Unternehmen ermöglichen, wertvolle Einblicke in ihre Daten zu gewinnen.

Die Planung Ihrer Online-Datenbank

Bevor Sie Ihre Online-Datenbank ins Leben rufen, ist eine sorgfältige Planung unerlässlich. Dieser Schritt ist grundlegend, um sicherzustellen, dass Ihre Datenbank nicht nur Ihre aktuellen Bedürfnisse erfüllt, sondern auch flexibel genug ist, um mit Ihrem Unternehmen oder Projekt zu wachsen.

Die Ziele für Ihre Online-Datenbank definieren

Die Definition klarer Ziele ist der erste und vielleicht wichtigste Schritt bei der Planung und Erstellung einer Online-Datenbank. Wie Sie das in vier simplen Schritten schaffen, zeigen wir Ihnen jetzt:

1. Verstehen des Zwecks Ihrer Datenbank

• Bedarfsanalyse: Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer Anforderungen. Fragen Sie sich, welches Problem oder Bedürfnis die Datenbank adressieren soll. Geht es darum, Kundendaten effizienter zu verwalten, den Vertriebsprozess zu automatisieren oder interne Arbeitsabläufe zu unterstützen?
• Zielgruppenidentifikation: Bestimmen Sie, wer die Hauptnutzer Ihrer Datenbank sein werden. Verschiedene Nutzergruppen haben möglicherweise unterschiedliche Anforderungen und Erwartungen an die Datenbank.

2. Festlegung spezifischer Ziele

• SMART-Kriterien: Machen Sie Ihre Ziele SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden). Ein spezifisches Ziel könnte zum Beispiel sein, die Zeit für die Abfrage von Kundendaten um 50% zu reduzieren.
• Kurz- vs. Langfristige Ziele: Unterscheiden Sie zwischen kurz- und langfristigen Zielen. Kurzfristige Ziele könnten den schnellen Aufbau einer Kundenkontaktdatenbank umfassen, während langfristige Ziele die Integration mit anderen Systemen oder die Erweiterung um zusätzliche Funktionalitäten sein könnten.

3. Priorisierung der Ziele

• Wesentliche vs. Wünschenswerte Ziele: Nicht alle Ziele sind gleich wichtig. Bestimmen Sie, welche Ziele wesentlich für den Kernzweck Ihrer Datenbank sind und welche wünschenswert, aber nicht sofort notwendig sind.
• Roadmap-Entwicklung: Erstellen Sie eine Roadmap, die darstellt, wie und wann jedes Ziel erreicht werden soll. Dies hilft bei der Ressourcenplanung und setzt klare Meilensteine.

4. Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit

• Zukünftige Anforderungen berücksichtigen: Berücksichtigen Sie, wie sich Ihre Anforderungen im Laufe der Zeit ändern könnten. Eine gute Datenbankplanung sieht Flexibilität für zukünftige Erweiterungen vor.

Mit Online-Datenbanken bilden Sie jeglichen Use-Case ab.
Fangen Sie jetzt kostenlos an!

Datenstruktur planen

Eine sorgfältig durchdachte Datenstruktur ist das Rückgrat jeder effizienten und funktionalen Online-Datenbank. Die Art und Weise, wie Daten organisiert und gespeichert werden, beeinflusst direkt die Leistungsfähigkeit der Datenbank, die Benutzererfahrung und die Fähigkeit, zukünftiges Wachstum zu unterstützen.

Verstehen der Daten und ihrer Beziehungen

• Datenidentifizierung: Beginnen Sie mit der Identifizierung der Arten von Daten, die in Ihrer Datenbank gespeichert werden sollen. Dies könnten Kundendaten, Produktinformationen, Transaktionsdaten oder andere relevante Datensätze sein.
• Beziehungen analysieren: Verstehen Sie die Beziehungen zwischen verschiedenen Datensätzen. Zum Beispiel, wie Kunden mit Bestellungen verknüpft sind oder wie Produkte in Kategorien organisiert werden können.

Datenmodellierungstechniken

• Schemaentwurf: Entwickeln Sie ein detailliertes Schema, das alle Tabellen, Spalten und Beziehungen enthält. Dies dient als Blaupause für die Implementierung Ihrer Online-Datenbank.
• ER-Diagramme (Entity-Relationship-Diagramme): Nutzen Sie ER-Diagramme, um die Entitäten Ihrer Datenbank und ihre Beziehungen visuell darzustellen. Dies hilft, die Struktur zu veranschaulichen und zu verfeinern (optional).

Zugriffsrechte und Sicherheit

Die Sicherheit von Online-Datenbanken und die sorgfältige Verwaltung von Zugriffsrechten sind entscheidend, um die Integrität und Vertraulichkeit der gespeicherten Daten zu gewährleisten.

Grundprinzipien der Datensicherheit

• Datenschutz: Gewährleisten Sie den Schutz personenbezogener Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen wie der DSGVO.
• Verfügbarkeit: Sorgen Sie für die ständige Verfügbarkeit der Daten für berechtigte Nutzer.

Verwaltung von Zugriffsrechten

• Minimale Rechteprinzip: Gewähren Sie Nutzern nur die Zugriffsrechte, die unbedingt notwendig sind, um ihre Aufgaben zu erfüllen.
• Authentifizierung und Autorisierung: Nutzen Sie starke Authentifizierungsmechanismen und stellen Sie sicher, dass die Autorisierung effektiv überprüft wird.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Erstellung einer Online-Datenbank mit Zenkit

Anmeldung und Einstieg

Registrieren Sie sich kostenlos für Zenkit. Durchlaufen sie das Tutorial oder erstellen Sie direkt ein neues Projekt. Legen Sie dafür zunächst einen Ordner an. Geben Sie dem Projekt den Namen Ihrer Datenbank und laden sie Mitglieder ein die mit Ihnen zusammenarbeiten sollen.

Eine neue Datenbank erstellen

Für Online-Datenbanken in Zenkit eignen sich verschiedene Ansichten die Sie flexibel wählen können. Neben der Tabellen-Ansicht, können auch Listen oder Hierarchien für Online-Datenbanken verwendet werden. Die Ansicht lässt sich mithilfe eines einfachen Klicks wechseln.

Daten einfügen

Sind Ihre visuellen Vorlieben getroffen, können Sie direkt mit dem Einfügen und Organisieren Ihrer Daten beginnen. In der Tabellen-Ansicht können Sie nach Ihren Bedürfnissen verschiedene Spalten für verschiedene Daten und Informationen anlegen. Bei den Spalten handelt es sich um spezifische Felder, welche individuell angepasst werden können.  Hierfür klicken Sie auf das Feld und anschließend auf Eigenschaften.

Daten filtern und organisieren

Mindestens genauso wichtig wie die Daten selbst ist die Möglichkeit diese effizient zu filtern. Das Filtersystem von Zenkit ist vielseitig und einfach zu verwenden. Um die Filter-Funktion zu aktivieren müssen Sie zunächst in Ihren Einstellungen bei den Add-Ons die „Teamaufgaben“-Funktion aktivieren. Sie können dann jedes Item in Ihrer Datenbank nach beliebigen Kriterien filtern. Jeder gespeicherte Datenpunkt lässt sich filtern.

Zusammenarbeit und Teilen

Arbeiten Sie in Teams zusammen, ist es wichtig, Online-Datenbanken anderen Personen leicht zugänglich zu machen. Dafür haben Sie bei Zenkit mehrere Möglichkeiten:

• Mitglieder hinzufügen: Sollen andere Personen in der Datenbank mitarbeiten, können Sie diese einladen. Dafür benötigen diese einen eigenen Zenkit-Account. Den Mitarbeitern in Datenbanken können verschiedene Mitglieder-Rollen zugewiesen werden.
• Die Online-Datenbank veröffentlichen: Sollen Mitarbeiter oder andere Personen lediglich auf die Online-Datenbank zugreifen und diese nicht bearbeiten, können Sie diese veröffentlichen. Dafür generieren Sie einen Link zur Datenbank, welchen Sie teilen können. Sie können dabei gezielt festlegen, welche Informationen eingesehen werden dürfen.
• Passwortgeschützter Zugriff: Egal ob Mitarbeiter oder Gast in der Datenbank, mit einem passwortgeschützten Zugriff stellen Sie einen weiteren Sicherheitsschritt sicher. Legen Sie ein Passwort fest mit welchem auf Ihre Online-Datenbank zugegriffen werden kann.

Konnektoren, Erweiterungen und Automatisierungen

Jede Online-Datenbank händisch aufzubauen und in Stand zu halten kann mühselig sein. Hier kommen Konnektoren und Automatisierungen ins Spiel:

• Konnektoren: Zenkits Collection-Konnektoren ermöglichen es eine externe App mit Zenkit zu integrieren. So sparen Sie zeitintensive Schritte ein. Sie können beispielsweise direkt innerhalb von Zenkit auf Ihre Clouds wie Dropbox oder Google Drive zugreifen und die Daten in Ihre Online-Datenbank einspeisen.
• Automatisierungen: Automatisierungen innerhalb von Zenkit nehmen Ihnen mühselige Arbeitschritte ab. So können Sie beispielsweise Ihren E-Mail-Service mit Zenkit integrieren und automatisch Daten aus Mails, wie beispielsweise Invoices, in Ihre Online-Datenbank einpflegen.

Die Konnektoren und Automatisierungen in Zenkit sind vielfätig. Jedes Unternehmen hat seine eigenen individuellen Prozesse, daher würde es den Rahmen dieses Artikels sprengen auf alle einzugehen. In unserer Wissensdatenbank finden Sie eine Bandbreite an hilfreichen Informationen zur Umsetzung. Sollten weitere Fragen bestehen, können Sie sich auch für eine kostenlose Beratung mit einem unserer Experten zusammensetzen.

Instandhaltung Ihrer Online-Datenbank

Die Pflege Ihrer Online-Datenbank ist entscheidend, um deren Leistungsfähigkeit, Effizienz und Zuverlässigkeit langfristig sicherzustellen. Eine gut gewartete Datenbank gewährleistet, dass Ihre Daten aktuell, zugänglich und sicher sind. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihre Datenbank durch effektive Datenpflege optimal nutzen können.

Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Daten

• Datenaktualität sicherstellen: Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass Ihre Daten aktuell und genau sind. Entfernen oder aktualisieren Sie veraltete Datensätze.
• Datenqualität bewerten: Implementieren Sie Prozesse oder Automatisierungen zur Überprüfung der Datenqualität, um Fehler, Duplikate und Inkonsistenzen in Ihren Daten zu identifizieren und zu korrigieren.

Datenbereinigung und -optimierung

• Datenbereinigung durchführen: Entwickeln Sie Routinen zur Bereinigung Ihrer Daten, um die Datenintegrität und -qualität zu verbessern. Dies umfasst das Entfernen von Duplikaten, die Korrektur von Fehlern und die Konsolidierung von Datensätzen.
• Datenbankoptimierung: Optimieren Sie regelmäßig Ihre Datenbank, um die Leistung zu verbessern. Dies kann das Reorganisieren von Daten, das Anpassen von Filtern und das Aktualisieren von Statistiken umfassen.

Sicherstellung der Datensicherheit

• Zugriffsrechte überprüfen: Überprüfen Sie regelmäßig die Zugriffsrechte, um sicherzustellen, dass Nutzer nur die für ihre Rolle notwendigen Berechtigungen haben.
• Sicherheitspatches anwenden: Halten Sie Ihre Datenbanksoftware und alle zugehörigen Anwendungen auf dem neuesten Stand, indem Sie Sicherheitspatches zeitnah anwenden.

Backup und Wiederherstellungsstrategien

• Regelmäßige Backups: Stellen Sie sicher, dass regelmäßige Backups Ihrer Datenbank durchgeführt werden, um Datenverluste zu vermeiden. Definieren Sie einen klaren Backup-Zeitplan und halten Sie sich daran.
• Wiederherstellungspläne testen: Testen Sie regelmäßig Ihre Wiederherstellungspläne, um sicherzustellen, dass Sie im Falle eines Datenverlusts oder eines anderen Notfalls schnell reagieren können.

Dokumentation und Protokollierung

• Änderungsmanagement: Führen Sie ein Protokoll aller Änderungen, die an der Datenbankstruktur oder den Daten selbst vorgenommen werden. Dies hilft bei der Nachverfolgung von Problemen und der Wiederherstellung früherer Zustände, falls nötig.
• Dokumentation pflegen: Halten Sie die Dokumentation Ihrer Datenbank und aller Wartungsprozesse aktuell. Dies erleichtert die Einarbeitung neuer Teammitglieder und unterstützt die Problembehebung.

In einer Welt, in der Daten das neue Gold sind, machen es Tools wie Zenkit möglich, ohne Vorkenntnisse eigene Online-Datenbanken zu erstellen und zu verwalten. Diese Zugänglichkeit revolutioniert wie wir arbeiten und miteinander kommunizieren, indem sie eine zentrale, sichere und effiziente Datenverwaltung für jedermann ermöglicht. In der Zukunft könnten diese Plattformen durch die Integration von KI und externer Automatisierung noch leistungsfähiger werden, was die Tür zu noch mehr Innovation und einer neuen Ära der Informationsnutzung weit öffnet. Zenkit steht dabei exemplarisch für den Beginn eines Zeitalters, in dem technologische Barrieren abgebaut werden und die Macht der Daten in die Hände aller gelegt wird.

Mit welchen Online-Datenbanken haben Sie täglich zu tun?  Lassen Sie es uns gerne wissen.

Bis bald,

Katrin und das Zenkit-Team

Katrin Lieder Pflanzen- und Katzen Liebhaberin mit chronischem Fernweh. Veröffentlicht am 16. Februar 2024, aktualisiert am 19. März 2024 · 10 Min. Lesezeit