Wie das Kanban Board Ihr Aufgabenchaos bändigt

Sicher kennen Sie das: Es steht ein wichtiges Projekt im Unternehmen an und obwohl alle im Team ihren Aufgaben nachgehen hat keiner eine Ahnung, welche Aufgaben die Mitglieder des Teams gerade bearbeiten. Wird der Zeitplan eingehalten? Gibt es Engpässe oder Verzögerungen? Was jetzt eigentlich schon von wem erledigt wurde oder welche Aufgaben noch dringend abgearbeitet werden müssen, weiß keiner so genau.

Allzu schnell passiert es, dass in komplexen Projekten der Überblick verloren geht. Das kostet Zeit und wirft das Team zurück. Das Projekt wird ausgebremst und man droht von den zu erledigenden Aufgaben fast erschlagen zu werden. Dabei stapeln sich bereits die nächste Aufgaben auf dem Schreibtisch.

Für Menschen, die sich bereits mit dem Thema Projektmanagement beschäftigt haben, gilt Kanban als eine beliebte Möglichkeit des agilen Projektmanagements. Es ist also bereits bekannt, dass die Kanban Methode eine tolle Möglichkeit ist, die persönliche Produktivität zu steigern. Wie sieht es jedoch aus, wenn Sie in einem Team an bestimmten Aufgaben oder Projekten arbeiten?

Was ist die Kanban Methode und woher kommt sie?

Die Kanban Methode ist ein Planungssystem, das den Workflow-Prozess und die durchlaufende Arbeit visualisiert. Es ist Teil der Lean- und Just-in-Time-Fertigung (JIT) und wurde in den 1940er Jahren vom Toyota-Mitarbeiter Taiichi Ohno aus der Fertigungsindustrie abgeleitet. Die Kanban Methode zielt darauf ab, Abfall zu reduzieren, den Prozess kontinuierlich zu verbessern und die Gesamtproduktivität des Teams zu steigern. Der Autohersteller Toyota hat die Kanban Methode demnach ursprünglich für die Produktionsprozesssteuerung in der Fertigungstechnik entwickelt und verwendet. Die Hauptintention war es, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und Ressourcen einzusparen. Seitdem hat sich die Kanban Methode zu einem visuellen Planungssystem entwickelt, mit dem viele von uns heute vertraut sind.

Nach dem Pull Prinzip wurden Arbeiten nicht einfach weitergegeben, sondern von der vorherigen Station abgeholt. Bevor neue Aufgaben angegangen werden, müssen begonnene Arbeiten erst einmal fertig gestellt werden. Dies hat den Vorteil, dass Materialien erst aufgefüllt wurden, wenn die alten verbraucht waren. So werden materielle, zeitliche und monetäre Ressourcen gespart.

Die Kanban Methode beziehungsweise die Boards sind bereits ein beliebtes Projektmanagement-Tool in Softwareentwicklungsunternehmen und werden in anderen Branchen immer beliebter, um Teams bei der Planung, Organisation und Durchführung ihrer Aufgaben und Projekten zu unterstützen. 

Die Kanban Methode bleibt im Charakter gleich, es unterscheidet sich lediglich die Beschriftung auf den Karten beziehungsweise die  Themen oder die zu bearbeiteten Aufgaben. Der Ablauf der Kanban Methode lässt sich also auf jede Branche übertragen und eignet sich für jeden Sektor, egal welches Projekt sie und ihr Team erfolgreich meistern wollen. Sei es im Bereich Zeitmanagement, Arbeiten in einem Team oder Workload. So können Sie zum Beispiel Engpässe leicht identifizieren und beseitigen, bevor es zu Verzögerungen im Projektablauf kommt. 

Was kann das Kanban Board?

Ein Kanban Board ist ein Werkzeug, mit dessen Hilfe Aufgaben und Projekte visualisiert werden können. Menschen sind visuelle Kreaturen. Das beweist allein die Tatsache, dass unser Gehirn Bilder 60.000-mal schneller verarbeiten kann als Text. Deshalb eignen sie sich hervorragend für die Organisation nahezu jeder Art von Arbeit. 

Das Kanban Board ist ein visuelles Management- und Planungssystem, das zentraler Teil der Kanban Methode ist. Dabei handelt es sich um ein agiles Werkzeug, dass sich auf Projektverwaltungen mit kollaborativen und selbstverwaltenden Teams konzentriert. Als visueller Ansatz zeichnet es ein Bild des Entwicklungsprozesses. Damit hilft es, Engpässe frühzeitig zu erkennen, um ein qualitativ hochwertiges Endergebnis zu erzielen.

Hauptmerkmale eines Kanban Board

Es existieren keine festgelegten Regeln für die Funktionsweise des Kanban Boards. Allerdings sollten sechs allgemeine Vorgehensweisen im Rahmen der Kanban Methode angewendet werden. So wird eine optimierte Verwendung sichergestellt.

Diese sind:

1. Visualisierung von Aufgaben und Projekten, auch in großen Teams
2. Beschränkung der gleichzeitig laufenden Arbeiten
3. Steuerung des Arbeitsflusses
4. Vereinbarung expliziter Prozessregeln
5. Implementierung von Feedbackschleifen
6. Gemeinsame Verbesserung des Teams anhand von Erfahrungen    

Das Kanban Board dient zur Visualisierung des Entwicklungsprozesses von Projekten und Aufgaben. Es kann physisch mittels eines Whiteboards, Haftnotizen und Markern erstellt werden. 

Viele Fans der Kanban Methode entscheiden sich aber für ein digitales Kanban Board, wie beispielsweise Zenkit . Es ist flexibel und eignet sich ideal für agiles Projektmanagement. So können ganze Projekte oder auch nur einzelne Aufgaben (Karten) ganz einfach dupliziert, geteilt oder in andere Projekte verschoben werden. So können Sie Ihr Kanban Board bei Zenkit individuell nach ihren Bedürfnissen gestalten und anpassen. 

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Die Kanban Methode: Kanban Karten

Kanban Karten stellen entweder ein Arbeitselement oder eine Aufgabe im Entwicklungsprozess dar. Sie werden verwendet, um Fortschritt und Leistung innerhalb eines Teams zu kommunizieren. Mithilfe der Karten können auch Informationen zu Status, Zykluszeit und Fristen im Kanban Board dargestellt werden.

Die Kanban Methode: Bahnen & Swimlanes

Nicht jedes Kanban Board verwendet Kanban Swimlanes. Wenn dies jedoch der Fall ist, werden sie für zusätzliche Organisationsebenen verwendet. Swimlanes sind visuelle Elemente auf dem Board, die horizontal verlaufen. Sie ermöglichen Ihnen Aufgaben und / oder Elemente sowie Positionen durch Kategorisieren im weiteren Arbeitsprozess zu unterscheiden und die Aufgaben sinnvoll zu gruppieren. Die Frage nach der Relevanz von Aufgaben ist ein wichtiger Faktor beim Arbeiten mit Kanban Boards. Wenn Ihr Kanban Board mal wieder vollkommen überfüllt ist, sind Kanban Swimlanes besonders hilfreich, um eine Struktur zu finden und die Übersicht beizubehalten. Diese prioritätsbezogenen Kanban Swimlanes zeichnen also ein klares Bild und zeigen, welche Aufgaben als nächstes erledigt werden müssen.

Beispiele von Kanban Bahnen:

• Priorität
• Teams/ Abteilungen/ Mitglieder des Teams
• Gesperrte Elemente
• Relevante Fristen

Vor – und Nachteile des Kanban Board

Das Kanban Board kann entweder physisch oder digital erstellt werden. Während physische Produkte ein guter Ausgangspunkt sind, gibt es Einschränkungen hinsichtlich ihrem Können. Denn Post-Its und ein Marker sind hier die einzige Speichermöglichkeit von Informationen.

Besonders in großen Teams ist die physische Kanban Methode jedoch schwierig umzusetzen, ohne dass es doch wieder in ein Zettelchaos ausartet. Deshalb empfiehlt sich hier vor allem die digitale Version des Kanban Board. 

An sich bietet aber jede Form des Kanban Board erhebliche Vorteile und vernachlässigbare Nachteile, die verschwinden, wenn die digitale Version verwendet wird. Aber warum genau sind sie so nützlich und hilfreich? Oder gibt es doch Punkte die dagegen sprechen? 

Diese Vorteile bietet die Kanban Methode

• Sehr hohe Transparenz

Durch die Visualisierung der Aufgaben am Kanban Board ist leicht zu erkennen, wer im Team gerade welche Aufgabe bearbeitet. Verzögerungen und Engpässe  (Bottlenecks) werden schnell deutlich, wenn sich Kanban Karten in einer bestimmten Bearbeitungsphase häufen.

• Engpässe identifizieren

Durch die Übersicht des Work in Progress werden Engpässe oder limitierende Faktoren in Ihrem System identifiziert (Theory of Constraints). Das Aufzeigen der begrenzenden Faktoren erlaubt Ihnen die Leistungsfähigkeit Ihres Systems beziehungsweise Teams zu optimieren.

• Work in Progress (WiP) managen

Die Menge der Arbeiten, mit denen das Team zu einem bestimmten Zeitpunkt beschäftigt ist, wird als WiP (“Work in Progress”) bezeichnet. Das Kanban Board bietet den Überblick über die parallel stattfindenden Arbeiten des Teams. Arbeitet das Team an zu vielen Aufgaben gleichzeitig, kann das ein Indiz für fehlenden Fokus oder fehlende Effektivität des Teams sein.

• Besserer Überblick

Durch die Visualisierung der Aufgaben auf dem Kanban Board behält jedes Mitglied im Team den Überblick über den Verlauf des Projekts. Zudem kann der individuelle Fortschritt eines jeden Mitglied des Teams abgelesen werden. Durch die Begrenzung der Tickets auf eine Höchstzahl vermeiden Sie Stauungen. und Ihre Prozesse bleiben überschaubar. 

• Zeitersparnis 

Das Kanban Board führt zu kürzeren Durchlaufzeiten der Aufgaben(pakete). Dadurch werden Effektivität, Produktivität und Effizienz innerhalb eines Teams maximiert. Dies sorgt also für einen flüssigen Workflow. Zudem fallen reine Status-quo-Meetings weg, da jeder Mitarbeiter im Team sich jederzeit über die für ihn wichtigen Informationen über den Projektfortschritt dem Kanban Board ablesen kann.

• Universell einsetzbar

Das Kanban Board kann verwendet werden, auch wenn Sie und Ihr Team sonst nicht agil arbeiten. Das Kanban Board kann in vielen Bereichen angewendet werden. Es lässt sich nicht nur in der reinen Softwareentwicklung einsetzen, sondern auch in Bereichen wie Wartung, Systemadministration, Marketing oder Vertrieb. Die Kanban Methode lässt sich auch mit anderen Ansätzen wie zum Beispiel Scrum kombinieren.

• Fördert und regt die individuelle Arbeitsleistung an

Gleichzeitig regt das Kanban Board zum selbstständigen Arbeiten an, da jederzeit verfügbare Aufgaben begonnen werden können. Jedes Mitglied des Teams zieht sich seine Aufgaben aus dem Kanban Board und kann selbst bestimmen, wie viele Aufgaben er erledigt und wann. Dadurch lassen sich die Aufgaben optimal ins eigene Zeitmanagement integrieren (siehe Prinzip „Begrenzung“).

• Pull statt Push

Aufgaben werden nicht mehr zugewiesen, sondern jeder im Team nimmt selbstorganisiert seine Aufgabe, die als nächstes bearbeitet werden soll. Zudem werden Aufgaben nach ihrer Fertigstellung nicht einfach weitergegeben sondern von der Vorgängerstation abgeholt. Dies hat den Vorteil, dass somit jede Station die Chance hat ihre Aufgaben abzuarbeiten und keine Häufung stattfinden kann.

• Förderung der Arbeit im Team

Durch Kanban Boards wird die Zusammenarbeit selbstorganisierter Teams gefördert, da sich das Team besser abstimmen kann. Zudem wird, auch der Auslastungsgrad jedes Einzelnen sichtbar. Es verbindet also auch lokal verteilt arbeitende Teams miteinander. Es ist für jeden Einzelnen ein befriedigendes Gefühl eine Aufgabe auf “Done” zu setzen und damit einen Beitrag zum gemeinsamen Gelingen beizutragen. Ist das Kanban Board in Büroräumlichkeiten angebracht, bietet es eine Grundlage für den regelmäßigen Austausch des Teams. Auch die Zusammenarbeit des Teams bei anderen Aufgaben wird langfristig gefördert.

Schwachstellen der Kanban Methode

• Physische Möglichkeiten begrenzt

Der Einsatz eines mechanischen Kanban Boards funktioniert nur bei Teams mit lokaler Präsenz. Andernfalls empfiehlt sich der Einsatz einer Projektmanagement Software. Wie zum Beispiel Zenkit.

• Mögliche Störungen 

Jedes Mitglied des Teams kann auf das Kanban Board zugreifen. Dadurch können Tickets verloren gehen. Das führt schlimmstenfalls zu Prozessverzögerungen und Ärger.

• Ablehnung durch Mitarbeiter

Da das Kanban Board Schwachstellen aufdeckt, können Mindestleister identifiziert werden. Das kann zur Ablehnung der Kanban Methode bei allen Mitgliedern des Teams führen.

• Begrenzung der Team-Größe

Die Kanban Methode bietet sich für kleinere Teams an, da sonst die Übersichtlichkeit leidet. In der physischen Form eignet es sich daher nicht für große Projekte und Teams.

Das digitale Kanban Board

Online-Tools wie Zenkit digitalisieren das Konzept der Kanban Methode. Gerade bei größeren Aufgaben sind online Kanban Boards die ideale Möglichkeit Projekte und Aufgaben zu organisieren und strukturieren. Filtermöglichkeiten und Drag-and-Drop-Funktionen erleichtern dabei den Umgang mit dem Kanban Board. Durch unsere mobile Varianten kann zudem von überall darauf zugegriffen werden. 

Außerdem ist es bei der virtuellen Version die Größe des Teams nicht wichtig. Das Arbeiten in Teams unterschiedlicher Größe ist deshalb kein Problem. Ebenso ermöglicht es das Arbeiten in flexiblen Teams an großen und komplexen Projekten.

Ein weiterer Vorteil: Sie können von überall arbeiten, unabhängig irgendwelcher Ländergrenzen. Durch den ortsunabhängigen Zugriff können internationale Teams zusammenarbeiten. Es ist dementsprechend keine physische Anwesenheit erforderlich.

Gleichzeitig herrscht eine höhere Zufriedenheit und Motivation des Teams bei größeren Projekten. Am online Kanban Board ist gut ersichtlich, was schon alles geschafft wurde und wie man Schritt für Schritt vorangekommen ist. Sichtbare Teilerfolge helfen Ihnen und ihrem Team dabei, bis zum Projektende motiviert zu bleiben.

Durch die Cloud Nutzung haben Sie einen nahezu unbegrenzten Speicherplatz zur verfügung. Mit einem Klick können jederzeit neue Mitglieder des Teams hinzugefügt werden oder es kann jedem das Kanban Board zugesendet werden.

Da alle Informationen Cloud basiert gespeichert werden, können die wichtigen Daten nicht verloren gehen. Anders als bei physischen Kanban Boards.

Mit dem online Kanban Board ist ein besserer Überblick geboten, da Informationen zusätzlich an die entsprechende Karte angehängt werden können und Zettelchaos dadurch vermieden wird.

Das online Kanban Board lässt sich ganz einfach mit anderen Ansichten kombinieren. Zenkit bietet Ihnen somit die Möglichkeit mit nur einem Klick zwischen 9 verschiedenen Datenansichten zu wechseln:

• Kanban Ansicht
• Listenansicht
• Tabellenansicht
• Kalender
• Hierarchieansicht
• Mind-Map
• Wiki Ansicht
• To-Do-Liste
• Gantt Diagramm

Sie können die Darstellung also jederzeit an Ihre individuellen Bedürfnisse und die des Teams anpassen. Damit gelingt Ihnen ein noch effizienteres Projektmanagement. Sie können sich zum Beispiel Ihre Aufgabendeadlines als Kalenderansicht anzeigen lassen und bekommen so einen umfassenden Überblick zu ihrem aktuellen Zeitmanagement. 

Unsere native Apps für Mobilgeräte und Desktops erleichtert Ihnen das Bearbeiten, Kommentieren und Zusammenarbeiten in Echtzeit. Und das Kanban Board in digitaler Form ist auch offline jederzeit Verfügbar.

Zenkit hält ein weiteres Goodie für Sie bereit: Das Kanban Board kann leicht in andere vorhandene Systeme integriert werden. So können Sie Ihr Kanban Board mit Ihrem Email-Account verbinden und Aufgaben via Mail direkt ins Board eintragen.

Anwendungsbeispiele: So vielseitig sind Kanban Boards

Kanban ist eine agile Methode, die es Teams aufgrund ihrer lockeren Praktiken ermöglicht, das Board für verschiedene Zwecke zu nutzen. Auch abseits der Arbeitswelt können Sie Kanban Boards einsetzen, um sich zu organisieren und ihr Leben effektiver zu gestalten. So können sowohl die täglichen To-dos, als auch die anstehende Gartenparty oder der wöchentliche Speiseplan ideal mit einem Kanban Board geplant werden. Mit Kanban meistern Sie jedes Projekt, egal in welchem Bereich. Ihr Fokus wird dadurch klar gesetzt, unabhängig davon, mit was Sie sich beschäftigen.

Um Ihnen die Einfachheit und das Prinzip des Kanban Boards noch näher zu bringen hilft nichts so gut wie ein praktisches Beispiel. Nehmen wir einmal an Sie heiraten bald und wissen nicht wo ihnen der Kopf steht. Es gibt noch so viel zu erledigen! Und noch schlimmer: Sie wissen noch nicht einmal, wo Sie überhaupt anfangen sollen.

Mit dem Kanban Board behalten sie ganz einfach den Überblick. Zuerst einmal notieren Sie was alles benötigt wird und alle Aufgaben auf die entsprechende Karte im Kanban Board. Das wären in diesem Fall zum Beispiel:

1. Musik
2. Essen
3. Getränke
4. Gästeliste
5. Sitzordnung
6. Hotelbuchungen
7. Blumen
8. …

• Beschreibung der Aufgabe
• Ort 
• Datum
• Zugewiesene/ Zuständige Person
• Anhänge
• Websites 
• Unterpunkte nach Bedarf hinzufügen

Anschließend ordnen Sie die Aufgaben entsprechend den Spalten ihrem Status zu. Die Sortierung kann nach belieben Ihren Bedürfnissen angepasst und verändert werden. Und Sie können jederzeit mit einem Klick von Kanban zu einer anderen Ansicht wechseln.

Deshalb ist Kanban  Kanban Board die Ideale Problemlösung für Sie ist

Produktivität und funktionierendes Zeitmanagement sind keine Frage von Talent, sondern der richtigen Organisation. Mit dem Kanban Board starten Sie und Ihr Team noch heute in ein stressfreies und zielführendes Projektmanagement. Durch seine Flexibilität eignet es sich für nahezu jedes Projekt, egal welcher Größe und egal in welcher Branche. Melden Sie sich und Ihr Team an und nutzen Sie das Kanban Board bis zu fünf Personen kostenlos. 

Sie sind bereits Teil eines Teams begeisterter Kanban Board Nutzer? Teilen Sie uns gerne im Kommentarbereich unten Ihre Erfahrungen mit, wie sich Ihr Team angepasst hat und wie gut es Ihr Projekt unterstützt hat.

Bis bald!

Katrin und das Zenkit Team

Katrin Lieder Pflanzen- und Katzen Liebhaberin mit chronischem Fernweh. Veröffentlicht am 6. Februar 2020, aktualisiert am 1. März 2024 · 10 Min. Lesezeit