Was sind die Vor- und Nachteile von Produktivitäts-Tools?

Jeden zweiten Tag kommt ein neues Tool auf den Markt, das verspricht, den Benutzer in einen möglichst produktiven Zustand zu versetzen. Egal, ob es sich um eine Aufgabenliste handelt, die Sie mit einem Zauberstab abhaken können oder um das Tesla-Äquivalent einer Tabellenkalkulation – alle versprechen die Lösung für Ihre Produktivitätsprobleme zu sein. 

Auf unserem Blog bringen wir Ihnen viele Tipps und Tricks über Produktivität nahe. Ein großer Teil davon behandelt die Verwendung von Tools, unteranderem diese: 

Wie sie sehen, kennen wir uns mit dem Thema gut aus. Unser Produkt ist immerhin auch ein Produktivitäts-Tool. Aber würden wir deswegen behaupten, dass Produktivitäts-Tools die Menschen produktiver machen?  

Die Mehrheit stimmt zwar zu, dass Produktivitäts-Tools die Produktivität steigern können, aber der allgemeine Konsens ist, dass es nicht unbedingt die Tools selbst sind, die das bewirken. Viel mehr hängt Produktivität von den Menschen ab, die diese Tools benutzen. 

„Es sind nicht die Tools, an die man glaubt – Tools sind nur Tools. Sie funktionieren oder sie funktionieren nicht. Es sind die Menschen, in die man Vertrauen hat oder nicht.“ – Steve Jobs

Mit den besten Pinseln wird man nicht zum nächsten Picasso. Auch ein guter Computer und ein Code-Editor machen noch keinen guten Programmierer. Jeder Beruf hat seine Tools, aber diese Werkzeuge sind nichts ohne die Fähigkeiten, die dahinter stecken. 

Kurz gesagt: Produktivitäts-Tools können Sie produktiv machen, aber Sie werden nicht plötzlich produktiver nur weil Sie diese Tools einsetzen. 

In diesem Artikel lernen Sie, welche Vor- und Nachteile Produktivitäts-Tools mit sich bringen, damit Ihnen die Entscheidung leichter fällt ob sich ein Produktivitäts-Tools für Sie und Ihr Team eignet. 

Produktivitäts-Tools Definition

Als Produktivitäts-Tools werden Programme und Anwendungen bezeichnet, die den Büroalltag erleichtern. Denken Sie an Projektmanagement-Tools, Zeitmanagementsysteme, Präsentationsprogramme und Kommunikationssoftware. Diese Art von Tools haben die Art und Weise, wie wir Aufgaben und tägliche Geschäftsabläufe erledigen, revolutioniert. 

Wahrscheinlich verwenden Sie gerade mehrere davon und können sich gar nicht vorstellen, wie Sie ohne sie zurechtkommen würden. 

Das Milliarden Geschäft Hinter Produktivitäts-Tools

via GIPHY

Was als Versuch begann, Büroabläufe effizienter zu gestalten, hat sich zu einem lukrativen Geschäft entwickelt. Allein der weltweite Markt für Kollaborationssoftware wurde im Jahr 2017 auf 8,45 Milliarden US-Dollar geschätzt. 

Wenn Sie nach einer beliebigen Art von Produktivitäts-Tool suchen, finden Sie eine große Auswahl an Produkten, die für jede Branche, jede Teamgröße, jedes Budget und jedes Ziel geeignet sind. Jedes davon wirbt um Ihr Abonnement mit dem Versprechen, dass das Produkt Ihr Leben verändert und Sie zu einem Produktivitäts-Superstar machen wird. 

Wenn es also eine eindeutige Nachfrage nach diesen Tools gibt, bedeutet das doch, dass die Versprechen eingehalten werden? 

custom alt tag

Entdecken Sie das perfekte Projektmanagement-Tool für Ihr Team.
Melden Sie sich jetzt kostenlos an.

Produktivitäts-Tools sind für sich allein nutzlos

Ein Hilfsmittel, ohne das Wissen oder die Erfahrung es zu benutzen, ist nutzlos. Es wird Sie nicht produktiver machen. Wenn überhaupt, werden Sie dadurch frustriert und unmotiviert sein. 

Um produktiv zu werden, brauchen Sie eine Mischung aus Hilfsmitteln und Fähigkeiten. Neben qualitativ hochwertigen Ressourcen müssen Sie auch wissen, wie sie diese richtig anwenden. Jedes Tool, das etwas taugt, bietet Anleitungen und stellt ein Kundendienstleistungsteam, das Ihnen weiterhilft. Darüber hinaus gibt es Blogs, Bücher, Videos und Podcasts, die Informationen über Prozesse, Methoden und bewährte Verfahren liefern. 

Wenn Sie über jedes Produkt, das Sie verwenden, informiert sind, können Sie sicherstellen, dass Sie in der Lage sind das Potenzial des Produkts voll auszuschöpfen. Es kann Ihnen auch dabei helfen zu entscheiden, ob es tatsächlich ein geeignetes Tool für Sie ist. 

„Wir alle haben ein persönliches Rezept für Produktivität. Der eine braucht vielleicht sechs Tassen Autonomie und nur eine Prise Zusammenarbeit. Eine andere Person braucht vielleicht viel Geselligkeit und Lärm und nur einen Teelöffel gelegentliche Privatsphäre. – Neil Blumenthal 

Jedes Team hat andere Ziele, Prioritäten und Möglichkeiten, die Produktivität zu messen. Wenn ein Tool für ein Team unglaublich gut funktioniert, heißt das nicht zwangsläufig, dass es für ein anderes Team genauso gut geeignet ist. Sie brauchen etwas, das zu Ihren Gewohnheiten und Zielen passt. 

Nehmen wir zum Beispiel die aktuelle Slack-Debatte. Da Slack innerhalb von zwei Jahren zu einem Milliarden-Dollar-Unternehmen wurde, kann man den Erfolg der Kommunikationsplattform und die Anzahl der Nutzer, die sie lieben, nicht leugnen. Aber das bedeutet nicht, dass sie für jeden funktioniert. Amir Salihefendic, der Gründer und CEO von Doist, erklärt, warum das Tool für sein Team nicht funktioniert hat: 

„Diese Art der Kommunikation war vor allem für ein Unternehmen wie das unsere, das zuerst aus der Ferne arbeitet, problematisch. Wie soll man auf dem Laufenden bleiben, wenn frühere Themen bereits besprochen und begraben sind, bevor man überhaupt aufwacht? Das war nicht gesund für unser Team und half uns nicht, uns auf die harte Arbeit zu konzentrieren, die Projekte wirklich voranbringt.“ 

Sie sind noch auf der Suche nach einer Kommunikationsplattform? Wir haben die beliebtesten Kommunikations-Tools für Sie verglichen! 

Die Vor- und Nachteile von Produktivitäts-Tools

Ob es sich um eine digitale Aufgabenliste, eine Zeiterfassungssoftware oder eine Online-Datenbank handelt, die Verwendung von Produktivitäts-Tools bietet sowohl Vor- als auch Nachteile. Hier sind die häufigsten: 

Produktivitäts-Tools Vorteile 

  • Erleichtert die Zusammenarbeit: Die Verwendung eines Produktivitäts-Tools, das alle Ihre Dateien und Dokumente an einem Ort zentralisiert, bietet einen praktischeren Ansatz für die Zusammenarbeit. Sie müssen keine E-Mails mehr mit Ihren Kollegen austauschen und keine Dateien mehr hochladen, um gemeinsam an einer Aufgabe oder einem Projekt zu arbeiten. 
  • Rationalisierung der Kommunikation: Kommunikationssoftware ist darauf ausgelegt, die interne Kommunikation zu vereinfachen. Durch die Unmittelbarkeit beim Senden und Empfangen von Nachrichten sind sie ideal für den schnellen Austausch von Informationen, Ideen und allgemeinen Diskussionen. Diese Kommunikationstools sind effizienter als Anrufe und E-Mails und schaffen eine unmittelbare Verbindung zwischen den Kollegen und eignen sich besonders gut für die Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern. 
  • Vereinfacht die Fortschrittsverfolgung: Die Überwachung des Projektfortschritts wird durch ein Produktivitätswerkzeug wie eine Aufgabenverwaltungs- oder Projektmanagement-Software erleichtert. Details wie Budget, Ressourcen und Abgabetermine werden hervorgehoben, sodass Sie sicherstellen können, dass Sie Ihre Termine einhalten. 
  • Es ist unwahrscheinlich, dass Daten in die falschen Hände geraten: Die meisten, wenn nicht sogar alle Produktivitäts-Tools, erfordern einen Benutzernamen und ein Kennwort für den Zugriff darauf. Diese Schutzfunktionen verringern die Sicherheitsrisiken und sorgen dafür, dass Ihre Daten nicht in die falschen Hände geraten. 
  • Ermöglicht Fernarbeit: Ohne Produktivitäts-Tools wäre Fernarbeit nicht möglich. Online-Software ermöglicht es den Mitarbeitern, von jedem Ort der Welt aus zu arbeiten. Dank Videokonferenz-Tools, Team-Chat-Apps und Aufgabenmanagement-Software müssen Sie nicht mehr im Büro sein, um Ihre Arbeit zu erledigen. 

Produktivitäts-Tools Nachteile 

  • Sie können sehr ablenkend sein: Beliebte Kommunikationssoftware wie Team-Chat-Apps sind berüchtigt dafür, ablenkend zu sein. Die einfache Kommunikation hat zwar die Zusammenarbeit bei Aufgaben und Projekten verbessert, aber sie bietet auch einen Nährboden für nicht arbeitsbezogene Gespräche. 
  • Minimierung zwischenmenschlicher Fähigkeiten: Die ständige Kommunikation mit Hilfe von Toolskann die Bereitschaft verringern mit anderen Menschen von Angesicht zu Angesicht zu sprechen. Wie Ulrich Kellerer in einem Forbes-Interview mit Carol Kinsey Goman feststellte: „Wenn es um effektive Geschäftskommunikation geht, kann ein übermäßiger Einsatz von Technologie am Arbeitsplatz hinderlich sein, vor allem, wenn sie am Ende die persönliche, menschliche Interaktion ersetzt.“ 
  • Ständige Aktualisierungen: Viele Tools müssen regelmäßig aktualisiert werden, um sie optimal nutzen zu können. Und manchmal sind diese Aktualisierungen mit Kosten verbunden. Dann kann es vorkommen, dass die neue Version umständlicher ist als die alte, was die Mitarbeiter zögern lässt. 
  • Zögern der Mitarbeiter: Die Einführung von Software bedeutet, dass alle Mitarbeiter lernen müssen, damit umzugehen. Nicht jeder verfügt über die gleichen technischen Kenntnisse. Die Einarbeitung in ein neues Programm kann einschüchternd sein, vor allem, wenn man der Meinung ist, dass das derzeitige Programm die Aufgabe gut erfüllt. Wenn etwas nicht kaputt ist, warum sollten wir dann versuchen, es zu reparieren? 
  • Die Wartung ist teuer: Viele Tools werden zwar kostenlos angeboten, sind aber im Vergleich zu kostenpflichtigen Programmen immer eingeschränkt. Wer auch immer gesagt hat, dass die besten Dinge im Leben kostenlos sind, hat offensichtlich nicht über Produktivitäts-Tools gesprochen. 

via GIPHY

Wenn Sie die Vor- und Nachteile abwägen, werden Sie feststellen, dass es Faktoren gibt, die die Produktivität steigern und solche, die genau das Gegenteil bewirken. Dies zeigt, dass nicht das Werkzeug ausschlaggebend dafür ist, ob die Produktivität gegeben ist, sondern die Art und Weise, wie es eingesetzt wird. 

Machen Sie Ihre Produktivitäts-Tools produktiver? Wir freuen uns darüber in den Kommentaren zu diskutieren! 

Annalena und das Zenkit Team 

Annalena Niebes To-Do-List Enthusiastin in der Rolle als begeisterter Zenkit Guru Veröffentlicht am , aktualisiert am · 5 Min. Lesezeit