Prozessanalyse 2025: Prozessanalyse 2025: Methoden & Tipps zur Prozessoptimierung

Ineffiziente Prozesse kosten täglich Zeit, Geld und Motivation. Mit einer Prozessanalyse identifizieren Sie Engpässe, reduzieren Durchlaufzeiten und steigern die Qualität messbar.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt Ihre Prozesse analysieren und optimieren:

✅ Die vier entscheidenden Phasen einer erfolgreichen Prozessanalyse

✅ Bewährte Methoden zur Aufdeckung und Beseitigung von Schwachstellen

✅ Strategien, um typische Fehler zu vermeiden und nachhaltige Ergebnisse zu sichern

Mit diesem Expertenwissen steigern Sie die Effizienz Ihrer Abläufe, erhöhen die Servicequalität und sichern sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Was ist eine Prozessanalyse?

Definition und Grundlagen der Prozessanalyse

Die Prozessanalyse ist die systematische Untersuchung bestehender Arbeitsabläufe – vom Input bis zum Output – mit dem Ziel, Ineffizienzen, Risiken und Qualitätslücken zu erkennen und daraus optimierte Soll-Prozesse abzuleiten.

Typische Analyseobjekte:

• Durchlaufzeit (Lead Time)
• Variantenvielfalt
• Rework-Quote
• First-Time-Right-Quote (FTR)
• Ressourcenbindung

Die Ergebnisse fließen in Standardisierung, Automatisierung und BPMN-Modelle ein.

Zentrale Ziele einer Prozessanalyse für Unternehmen

Das übergeordnete Ziel der Prozessanalyse ist die Steigerung der Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen. Dabei werden mehrere spezifische Ziele verfolgt:

• Zeit: Durchlaufzeiten und Wartezeiten senken (KPI: Lead Time in Tagen/Stunden)
• Kosten: Nicht-wertschöpfende Schritte eliminieren (KPI: Prozesskosten pro Vorgang)
• Qualität: FTR-Quote steigern, Fehlerquote reduzieren
• Transparenz: Varianten und Abweichungen sichtbar machen (z. B. via Process Mining)

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Anpassung der Prozesse an sich ändernde Anforderungen. Somit dient die Prozessanalyse als strategisches Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung(Quelle). Die gewonnenen Erkenntnisse bilden dabei die Grundlage für die Definition optimierter Soll-Prozesse.

Die 4 Phasen einer erfolgreichen Prozessanalyse

Für eine erfolgreiche Prozessanalyse ist ein systematisches Vorgehen in vier aufeinanderfolgenden Phasen erforderlich. Jede Phase baut auf den Ergebnissen der vorherigen auf und trägt zur Gesamtoptimierung bei.

Phase 1: Kernprozesse und relevante Stakeholder systematisch identifizieren

Die Prozessanalyse beginnt mit der gezielten Identifikation der relevanten Geschäftsprozesse. Im Mittelpunkt steht die Ermittlung von Kernprozessen, die den größten Einfluss auf Kundenzufriedenheit und Unternehmenserfolg haben.
Eine zweckkritische Aufgabenbetrachtung hilft dabei zu erkennen, welche Abläufe tatsächlich notwendig sind – und welche Ressourcen binden, ohne Wert zu schaffen.

Vorgehensweise:

• Scope definieren: Ziel, Trigger, Input/Output und beteiligte Rollen festlegen.
• Kernprozesse priorisieren: Fokus auf Prozesse mit direkter Auswirkung auf Qualität, Geschwindigkeit oder Kosten.
• Stakeholder-Mapping: Interne und externe Beteiligte erfassen, um vollständiges Prozesswissen zu sichern.

Ergebnis dieser Phase ist eine klare Landkarte der wichtigsten Prozesse, die als Grundlage für die weiteren Analyse- und Optimierungsschritte dient.

Phase 2: Prozesse qualitativ und quantitativ bewerten

Nach der Identifikation folgt die systematische Bewertung der Kernprozesse.
Dabei kommen qualitative Methoden wie Interviews, Beobachtungen und Workshops ebenso zum Einsatz wie quantitative Verfahren auf Basis von Kennzahlen und Benchmarking.
Eine gründliche Analyse prüft unter anderem die Effizienz der Ressourcennutzung und bewertet potenzielle Risiken in jedem Prozessschritt.

Vorgehensweise:

• Qualitative Bewertung: Direkte Gespräche, Shadowing und strukturierte Beobachtung.
• Quantitative Analyse: Auswertung von KPIs (z. B. Durchlaufzeit, Fehlerquote, Kosten pro Vorgang) und Vergleich mit Benchmarks.
• Risikobewertung: Identifikation von Prozessmerkmalen, die fehleranfällig oder ineffizient sind.

Das Ergebnis ist eine Prioritätenliste von Schwachstellen mit klaren Messgrößen, die in den Optimierungs-Backlog übernommen werden können.

Phase 3: Prozesse umfassend und einheitlich dokumentieren

Eine gründliche Prozessdokumentation ist das Fundament für eine konsistente Umsetzung und spätere Optimierung.
Hierbei werden alle relevanten Schritte – vom Prozessinput bis zum Prozessoutput – erfasst und in einer klaren, leicht verständlichen Form festgehalten.
Die Prozessmodellierung dient dabei nicht nur der besseren Visualisierung, sondern auch der eindeutigen Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

Vorgehensweise:

• Prozessaufnahme: Alle Aktivitäten, Ereignisse und Entscheidungen vollständig erfassen.
• Prozessmodellierung: tellen Sie Abläufe so dar, dass sie für alle Beteiligten klar nachvollziehbar sind – vom einfachen Workflow bis hin zu komplexen, mehrstufigen Prozessen.
• Automatisierungspotenzial markieren: Identifizieren Sie bereits in der Modellierungsphase, welche Schritte automatisiert werden können.

💡 Praxisbeispiel: Mit der Low-Code-Plattform Zenkit Flow lassen sich Prozesse nicht nur grafisch darstellen, sondern auch direkt ausführen, überwachen, analysieren und anpassen.

Phase 4: Prozesse gezielt optimieren und Verbesserungen nachhaltig sichern

Auf Basis der Analyseergebnisse werden nun konkrete Optimierungsmaßnahmen entwickelt. Ziel ist es, Prozesse effektiver und effizienter zu gestalten, Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Ressourcenauslastung zu verbessern.
Ein kontinuierlicher Verbesserungsansatz stellt sicher, dass erreichte Fortschritte nicht wieder verloren gehen.

Vorgehensweise:

• Maßnahmen ableiten: Auf Basis der Phase-2-Ergebnisse priorisieren.
• Testen und messen: Änderungen in Pilotprojekten umsetzen und per KPI-Messung überprüfen (Vorher/Nachher-Vergleich).
• Standardisieren: Erfolgreiche Optimierungen verbindlich in Prozesshandbücher und Systeme übernehmen.

Unterstützend sollte eine prozessorientierte Risikoanalyse erfolgen, um potenzielle Nebenwirkungen zu identifizieren.
Die Etablierung einer kontinuierlichen Verbesserungskultur (z. B. PDCA-Zyklus) sorgt dafür, dass Prozesse langfristig wettbewerbsfähig bleiben.

Bewährte Methoden der Prozessanalyse

Zur erfolgreichen Durchführung einer Prozessanalyse stehen verschiedene bewährte Methoden zur Verfügung. Diese Methoden ergänzen sich gegenseitig und ermöglichen eine umfassende Analyse der Geschäftsprozesse.

Interviews und Workshops zur Wissensgewinnung und Prozessverbesserung

Interviews und Workshops sind eine direkte Möglichkeit, Prozesswissen aus erster Hand zu erfassen. Gespräche sollten möglichst am Arbeitsplatz stattfinden, um ein realistisches Bild der Abläufe zu erhalten und Missverständnisse zu vermeiden. Workshops bieten den Vorteil, dass Mitarbeiter gemeinsam über ihre Prozesse sprechen, Ideen austauschen und Optimierungspotenzial identifizieren.

Vorgehensweise:

• Leitfadenbasiertes Vorgehen mit Shadowing (Beobachtung der Arbeit) und Belegprüfung
• Kombination von Einzelgesprächen und Gruppendiskussionen
• Dokumentation der Erkenntnisse in einer Hypothesenliste

Ziel: Verborgene Arbeitsschritte (Hidden Work), Medienbrüche und unnötige Schleifen (Rework) identifizieren.
Output: Priorisierte Maßnahmen, die innerhalb von zwei Wochen getestet werden können.

Process Mining: Digitale Spuren für transparente Prozessabläufe nutzen

Process Mining nutzt digitale Spuren aus IT-Systemen (Event-Logs), um den tatsächlichen Ablauf von Prozessen in Echtzeit zu visualisieren. Dadurch werden Abweichungen vom Soll-Prozess, Engpässe und ineffiziente Schleifen automatisch sichtbar (Quelle).

Vorgehensweise:

• Datenextraktion aus einem ausgewählten System
• Visualisierung der realen Prozesspfade
• Analyse der Variantenvielfalt und Engpasspunkte

SWOT-Analyse zur strategischen Bewertung von Prozessen

Die SWOT-Analyse strukturiert interne Stärken und Schwächen sowie externe Chancen und Risiken in einem 2×2-Raster. Sie eignet sich, um Prozesse im strategischen Kontext zu betrachten und Maßnahmen pro Feld abzuleiten.

Anwendung:

• Stärken: Erfolgreiche Abläufe, besondere Kompetenzen
• Schwächen: Engpässe, Fehleranfälligkeit
• Chancen: Potenziale durch Markttrends oder neue Technologien
• Risiken: Gesetzliche Änderungen, Wettbewerbsdruck

Die Stadtwerke Bonn konnten durch diese Analyse beispielsweise feststellen, dass rund 75% ihrer Plausibilitätsprüfungen überflüssig waren und bis zu 571 Arbeitstage beanspruchten(Quelle).

Business Process Analysis (BPA) und BPMN für datenbasierte Prozessoptimierung

Die Business Process Analysis geht über eine reine Prozessanalyse hinaus, da sie eine strukturierte und visuelle Darstellung von Abläufen ermöglicht.
Mit BPMN (Business Process Model and Notation) lassen sich Prozesse klar und einheitlich darstellen – vom Happy Path über Ausnahmefälle bis zu möglichen Automatisierungsschritten.

Vorteile:

• Einheitliche Sprache für alle Beteiligten
• Erleichtert teamübergreifende Kommunikation
• Grundlage für spätere Automatisierungen

Häufige Fehler bei der Prozessanalyse vermeiden

Bei der Durchführung einer Prozessanalyse treten immer wieder vermeidbare Fehler auf, die den Erfolg des gesamten Projekts gefährden können. Eine frühzeitige Erkennung dieser Stolpersteine ermöglicht es, Maßnahmen gezielt vorzubereiten und die Umsetzung deutlich effektiver zu gestalten.

Fehler 1: Fehlende Vorbereitung als Risiko für die Analysequalität

Viele Prozessanalysen scheitern schon zu Beginn an unzureichender Vorbereitung.
Die systematische Auswertung von Prozessdaten aus verschiedenen IT-Systemen erfordert klare Planungsschritte – ohne diese besteht das Risiko, bestehende Fehler lediglich schneller zu reproduzieren.

Vorgehensweise zur Vermeidung:

• Datensammlung und -auswertung sorgfältig planen
• Systematische Fehleridentifikation vorab definieren
• Nachhaltige Lösungsansätze entwickeln, bevor Optimierungen umgesetzt werden

💡 Praxis-Tipp: Erstellen Sie vor der Analyse eine Checkliste für die Datenerhebung mit Verantwortlichkeiten, Zeitplan und erwarteten Ergebnissen.

Fehler 2: Mangelnde Mitarbeitereinbindung und ihre Folgen

Eine fehlende Einbindung der Mitarbeitenden ist ein kritischer Fehler, da Prozesswissen oft in verschiedenen Abteilungen verteilt ist – in der Fachabteilung ebenso wie in der IT.
Ohne die aktive Beteiligung aller relevanten Stakeholder ist eine ganzheitliche Prozessoptimierung kaum möglich.

Typische Folgen:

• Uneinheitliche Vorgehensweisen
• Doppelarbeiten und unnötige Abstimmungen
• Fehlendes Rollenkonzept und unklare Zuständigkeiten

Vorgehensweise zur Vermeidung:

• Frühzeitige Einbindung aller betroffenen Rollen
• Nutzung einer RACI-Matrix zur Festlegung von Zuständigkeiten
• Regelmäßige Feedbackschleifen während der Analyse

Fehler 3: Unklare Zielsetzung als Hindernis für nachhaltige Verbesserungen

Ohne klar definierte Ziele wird ein Prozess oft „zufällig anders“ statt „systematisch besser“.
Fehlende Zieldefinitionen machen es unmöglich, Verbesserungen objektiv zu bewerten (Quelle).

Vorgehensweise zur Vermeidung:

• Outcome-Ziele formulieren (z. B. „Reduktion der Durchlaufzeit um 25 % in 90 Tagen“)
• Klären, wer ein Interesse an der Weiterentwicklung des Prozesses hat
• Gegebenenfalls Kunden in die Zieldefinition einbeziehen, um praxisnahe Anforderungen zu berücksichtigen

Praktische Übersicht: Typische Analysefehler und sofort umsetzbare Gegenmaßnahmen

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Prozessanalyse

Was sind die Hauptziele einer Prozessanalyse?

Zeit sparen, Kosten senken, Qualität verbessern, Transparenz schaffen.

Welche Phasen umfasst eine erfolgreiche Prozessanalyse?

1. Prozesse identifizieren
2. Prozesse bewerten
3. Prozesse dokumentieren
4. Prozesse optimieren

Welche Methoden haben sich bei der Prozessanalyse in der Praxis bewährt?

Interviews/Workshops, Process Mining, SWOT-Analyse, BPMN.

Wann ist Process Mining besser als Workshops?

Bei hoher Variantenvielfalt, komplexen Event-Daten und Compliance-Fragen.

Und zum Schluss: Warum kontinuierliche Prozessverbesserung entscheidend ist

Eine effektive Prozessanalyse bildet das Fundament für nachhaltige Geschäftserfolge – vorausgesetzt, sie wird konsequent und methodisch durchgeführt. Die größte Herausforderung liegt jedoch nicht in der einmaligen Optimierung, sondern in der Etablierung einer echten Verbesserungskultur.

Für langfristigen Erfolg sollten Sie:
✅ Alle vier Analysephasen vollständig und strukturiert durchlaufen
✅ Bewährte Methoden wie Process Mining, SWOT und BPMN gezielt kombinieren
✅ Mitarbeiter aktiv einbinden und klare Ziele definieren.

Wer Prozessoptimierung als fortlaufende Aufgabe versteht, kombiniert technische Werkzeuge mit dem Erfahrungswissen seiner Teams und wird so dauerhaft wettbewerbsfähig bleiben.

Wie steht es um die Prozessanalyse in Ihrem Unternehmen? Haben Sie bereits Erfahrungen mit den vorgestellten Methoden gesammelt oder kämpfen Sie noch mit bestimmten Herausforderungen? Teilen Sie Ihre wertvollste Erkenntnis aus der Prozessoptimierung oder verraten Sie uns Ihren persönlichen Geheimtipp für effizientere Abläufe.

Annalena und das Zenkit Team

Annalena Niebes To-Do-List Enthusiastin in der Rolle als begeisterter Zenkit Guru Veröffentlicht am 19. März 2025, aktualisiert am 13. August 2025 · 13 Min. Lesezeit