BPMN meistern: In 5 Schritten zum Experten

Bei der Geschäftsprozessmodellierung begegnen wir oft einer weitverbreiteten Herausforderung: Wie visualisiert man komplexe Prozesse so, dass sie jeder verstehen kann, von der IT bis zum Management?  

Hier kommt BPMN ins Spiel, eine Methodik, die verspricht, diese Lücke zu schließen. Doch trotz ihrer Beliebtheit und weitreichenden Akzeptanz wird BPMN oft als zu komplex und nur für IT-Experten geeignet wahrgenommen.  

Genau hier setzen wir an. Wir möchten Ihnen den Weg für ein besseres Verständnis von BPMN ebnen, unabhängig von Ihrem technischen Hintergrund. 

Wir versprechen Ihnen nicht nur, diese Missverständnisse aus dem Weg zu räumen, sondern auch: 

✅ Die Grundlagen von BPMN 

✅ Praktische Beispiele 

✅ Einen klaren Leitfaden zur Anwendung 

Starten Sie jetzt mit BPMN und setzen Sie einen neuen Standard in der Visualisierung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. 

Schritt 1: Verstehen, was BPMN ist

Kurz gesagt: BPMN ermöglicht als Brücke zwischen der IT-Abteilung und dem Geschäftsbereich eine klare, verständliche Darstellung komplexer Geschäftsabläufe.  

Über BPMN

Was ist BPMN? 

BPMN, kurz für Business Process Model and Notation, ist eine standardisierte Methode zur Darstellung von Geschäftsprozessen in einem Geschäftsprozessdiagramm. Diese Technik bietet eine einheitliche Sprache, die sowohl für technische Teams als auch für Geschäftsanwender leicht verständlich ist. Der Hauptvorteil von BPMN liegt in der Fähigkeit, Geschäftsprozesse auf eine Weise zu modellieren, die Klarheit schafft und Missverständnisse vermeidet. 

BPMN 2.0: Eine Einführung

Die Bedeutung von BPMN 2.0 

BPMN 2.0 ist die neuste Version des BPMN-Standards. Mit der Einführung in 2011 wurden erhebliche Verbesserungen vorgenommen. Diese Version erweitert die Modellierungsfähigkeiten und bietet verbesserte Unterstützung für die Darstellung komplexer Geschäftslogik.  

BPMN 2.0 hat sich schnell als Standardversion durchgesetzt, da sie umfangreichere Möglichkeiten für die Prozessmodellierung bietet und eine bessere Integration mit IT-Systemen ermöglicht. 

Schlüsselverbesserungen in BPMN 2.0 

• Erweiterte Modellierungsfähigkeiten: Die Einführung neuer Elemente und Artefakte erlaubt eine detailliertere Darstellung von Geschäftsprozessen. 
• Unterstützung für komplexe Prozesslogik: Verbesserungen bei Gateways und Ereignissen erleichtern die Modellierung komplexer Entscheidungsstrukturen und Prozessabläufe. 
• Bessere Integration: BPMN 2.0 bietet verbesserte Möglichkeiten zur Integration mit anderen Standards und IT-Systemen, was die Automatisierung von Prozessen erleichtert. 

BPMN Symbole und Notation

Die visuelle Sprache von BPMN wird durch eine Vielzahl von standardisierten Symbolen repräsentiert, die verschiedene Aspekte eines Geschäftsprozesses abbilden. Diese Symbole sind in 4 Kategorien unterteilt, die spezifische Funktionen und Flüsse innerhalb eines Prozesses darstellen. 

Kernkomponenten in BPMN 

1. Prozessfluss-Elemente: Ereignisse, Aktivitäten und Gateways 
2. Verknüpfungselemente: Sequenzfluss, Nachrichtenfluss, Assoziation 
3. Schwimmbahnen: Pool oder Bahn 
4. Artefakte: Datenobjekt, Gruppe und Anmerkung 

Beispiele für die Notationen 

Komponente	Beschreibung	Symbol
Ereignisse	Symbolisieren den Start, das Ende und Zwischenpunkte in einem Prozess.
Aktivitäten	Stellen die Arbeitsschritte oder Aufgaben dar, die innerhalb eines Prozesses ausgeführt werden.
Gateways	Dienen der Steuerung des Prozessflusses, indem sie auf Basis von Bedingungen Entscheidungspunkte darstellen.
Flüsse	Zeigen die Richtung des Prozessablaufs an und verbinden verschiedene Elemente innerhalb des Diagramms.
Schwimmpools & -bahnen	Stellen ganze Organisationen oder organisatorische Einheiten in einem Geschäftsprozess dar. Schwimmbahnen Unterteilen Schwimmpools, um spezifische Verantwortlichkeiten oder Rollen innerhalb des Prozesses zu zeigen.

Schritt 2: Erstellen eines grundlegenden BPMN-Diagramms

Das Erstellen eines BPMN-Diagramms ist ein grundlegender Schritt, um die Komplexität von Geschäftsprozessen zu verstehen und effektiv zu managen. Ein BPMN-Diagramm visualisiert den Ablauf von Geschäftsaktivitäten in einer strukturierten und leicht verständlichen Weise. 

Der BPMN-Prozess: Grundlagen

Ein BPMN-Prozessdiagramme können sowohl einfache Abläufe als auch komplexe Interaktionen zwischen verschiedenen Prozesselementen abbilden. Die Kunst liegt darin, die Elemente so zu kombinieren, dass sie ein genaues Bild des realen Prozesses zeichnen. 

BPMN-Diagramm erstellen: Schritt für Schritt

1. Start- und Endereignis definieren

Jeder Prozess beginnt mit einem Auslöser (Startereignis) und endet mit einem Ergebnis (Endereignis). Diese Ereignisse sind durch Kreissymbole dargestellt und markieren den Anfang und das Ende Ihres Prozesses. 

• Startereignis: Identifizieren Sie, was den Prozess in Gang setzt. Dies könnte eine Kundenanfrage, ein Zeitereignis oder eine andere Bedingung sein. 
• Endereignis: Bestimmen Sie, wie und wann der Prozess endet. Dies zeigt den Abschluss aller Aktivitäten. 

2. Aufgaben und Aktivitäten hinzufügen

Nachdem Sie den Start- und Endpunkt definiert haben, fügen Sie die Hauptaktivitäten Ihres Prozesses hinzu. Jede Aktivität wird als Rechteck dargestellt und repräsentiert eine Arbeitseinheit oder Aufgabe. 

• Aufgaben: Detaillieren Sie die spezifischen Schritte oder Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, um den Prozess von Anfang bis Ende zu durchlaufen. 

3. Gateway nutzen

Gateways sind Diamantsymbole, die verwendet werden, um Entscheidungspunkte im Prozess zu visualisieren. Sie steuern den Fluss basierend auf bestimmten Bedingungen oder Regeln. 

• Exklusive Gateways: Stellen Sie eine Entscheidung dar, bei der nur ein Weg gewählt wird. 
• Parallele Gateways: Ermöglichen das gleichzeitige Fortsetzen mehrerer Pfade. 

4. Verbindungen zeichnen

Verbinden Sie Startpunkte, Aufgaben, Gateways und Endpunkte mit Pfeilen, um den Fluss von Aktivitäten darzustellen. Diese Sequenzflüsse zeigen die Reihenfolge und die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. 

• Sequenzfluss: Ein Pfeil, der die Richtung von einer Aktivität zur nächsten anzeigt. 
• Nachrichtenfluss: Linien mit offenen Pfeilspitzen, die die Kommunikation zwischen Prozessen oder Teilnehmern darstellen. 

Beispiel eines BPMN-Diagramms

Ein einfaches Beispiel für ein BPMN-Diagramm könnte den Prozess der Bearbeitung einer Kundenanfrage illustrieren. Dieser Prozess beginnt mit dem Eingang der Anfrage (Startereignis), gefolgt von mehreren Aufgaben wie der Anfrageprüfung und der Zuweisung an einen Bearbeiter. Entscheidungspunkte (Gateways) können genutzt werden, um zu bestimmen, ob weitere Informationen benötigt werden. Schließlich führt der Prozess zum Endereignis, etwa der Lösung der Anfrage. 

• Start: Eingang der Kundenanfrage. 
• Aufgaben: Anfrage prüfen, Anfrage zuweisen, Anfrage bearbeiten. 
• Gateways: Benötigt die Anfrage zusätzliche Informationen? 
• Ende: Anfrage gelöst. 

Schritt 3: Fortgeschrittene BPMN-Techniken und -Muster

Nachdem Sie die Grundlagen der BPMN-Modellierung gemeistert und Ihr erstes grundlegendes BPMN-Diagramm erstellt haben, ist es Zeit, Ihr Wissen auf die nächste Stufe zu heben.  

Erweiterte BPMN-Modellierungsmuster

Darstellung paralleler Prozesse 

Parallele Prozesse sind solche, die gleichzeitig ablaufen, ohne sich gegenseitig zu beeinflussen. In BPMN werden parallele Prozesse durch ein Parallel-Gateway eingeleitet und abgeschlossen, was zeigt, dass mehrere Pfade gleichzeitig verfolgt werden können. 

Modellierung von Ausnahmen 

In der realen Welt verlaufen Geschäftsprozesse nicht immer wie geplant. Ausnahmen und unvorhergesehene Ereignisse müssen modelliert werden, um einen realitätsnahen Prozessablauf darzustellen. BPMN bietet hierfür unter anderem Ereignis-basierte Gateways und Zwischenereignisse, die auf Ausnahmen reagieren. 

Iterative Prozesse 

Manche Prozesse erfordern Wiederholungen oder Schleifen, bis ein bestimmtes Kriterium erfüllt ist. BPMN modelliert solche iterativen Prozesse mit Schleifenmarkierungen oder mittels eines bedingten Sequenzflusses. 

Gängige Prozess-Muster und deren Nutzen

Bestellvorgänge 

Ein häufiges Muster in vielen Unternehmen ist der Bestellprozess. Von der Bestellung bis zur Lieferung können mehrere Schritte und Entscheidungspunkte modelliert werden, um den gesamten Prozess transparent und effizient zu gestalten. 

Kundenbeschwerden 

Die Bearbeitung von Kundenbeschwerden ist ein kritischer Prozess, der schnelle und angemessene Reaktionen erfordert. Die Modellierung dieses Prozesses hilft dabei, die verschiedenen Schritte von der Beschwerdeannahme bis zur Problembehebung zu veranschaulichen. 

Genehmigungsverfahren 

Genehmigungsprozesse sind in vielen Organisationen ein zentraler Bestandteil der Arbeitsabläufe. Die klare Modellierung von Genehmigungswegen hilft dabei, Verzögerungen zu vermeiden und die Einhaltung von Richtlinien sicherzustellen. 

Schritt 4: BPMN in der Praxis anwenden

Der Sprung von der Theorie in die Praxis ist ein entscheidender Moment auf unserem Weg zum BPMN-Experten. Wir zeigen Ihnen, wie BPMN mit seiner universellen Notation und verbesserten Integration in IT-Systeme dazu beiträgt, Geschäftsprozesse klarer, effizienter und kooperativer zu gestalten.  

Warum BPMN und nicht EPK?

Die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) und die Business Process Model and Notation (BPMN) sind beides Methoden zur Geschäftsprozessmodellierung, unterscheiden sich jedoch in Anwendung und Darstellung. 

International anerkannte Notation: Während EPK primär im deutschsprachigen Raum verbreitet ist, ist BPMN ein weltweit anerkannter Standard. Zudem bietet BPMN eine konsistente und universell verständliche Notation für die Prozessmodellierung. Diese universelle Akzeptanz erleichtert die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg und sorgt für eine breite Unterstützung durch Modellierungswerkzeuge. 

Größere Flexibilität: Im Vergleich zur EPK bietet BPMN eine deutlich größere Flexibilität in der Darstellung von Prozessen. Dies umfasst die Modellierung komplexer Prozesslogiken, paralleler Abläufe und die Einbindung von Ereignissen, die direkt aus der IT-Infrastruktur stammen. 

Bessere IT-Anbindung: BPMN wurde speziell entwickelt, um eine nahtlose Integration zwischen den Geschäftsprozessen und der IT-Implementierung zu ermöglichen. Dies fördert eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen und der IT-Abteilung und unterstützt die Automatisierung von Prozessen. EPK hingegen konzentriert sich EPK auf die logische Abfolge von Geschäftsprozessen. 

Wieso ist BPMN so wichtig?

Klarheit und Einheitlichkeit: BPMN fördert die Klarheit und Einheitlichkeit in der Darstellung von Geschäftsprozessen. Dies erleichtert das Verständnis komplexer Abläufe und die Identifikation von Optimierungspotenzialen. 

Erleichterte Kommunikation: Die standardisierte Notation von BPMN vereinfacht die Kommunikation zwischen den Geschäftsbereichen, der IT und externen Stakeholdern. Dies ist besonders wichtig in Projekten, die eine enge Abstimmung zwischen unterschiedlichen Teams erfordern. 

Unterstützung der Prozessoptimierung: Mit BPMN lassen sich ineffiziente Prozesse leichter identifizieren und verbessern. Die visuelle Darstellung hilft bei der Analyse bestehender Abläufe und der Entwicklung optimierter Prozessmodelle. 

Anwendung in realen Projektmanagement-Szenarien: BPMN wird zunehmend in Projektmanagement-Szenarien eingesetzt, um komplexe Projekte effizient zu strukturieren und zu steuern. Durch seine grafische Darstellung ermöglicht es Projektmanagern und Teams, den Überblick über Projektabläufe zu behalten, die Kommunikation zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle Beteiligten eine einheitliche Sicht auf die Prozesse haben. Dies verbessert die Projektplanung, Ausführung und Überwachung erheblich. 

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BPMN-Diagramm Beispiel aus der Praxis

Beispiel: Mittagsessensbestellung im Unternehmen 

Prozessbeginn: Start der Bestellphase 

Der Prozess beginnt indem die Kollegen in einem Unternehmen entscheiden Essen zu bestellen. 

Essensauswahl und Bestellung 

Die Kollegen wählen ihre gewünschten Gerichte über ein Online-Bestellportal aus. Nachdem sie ihre Auswahl getroffen haben, bestätigen sie ihre Bestellung, welche dann automatisch an das Restaurant weitergeleitet wird.  

Überprüfung und Zubereitung des Essens 

Im Restaurant übernimmt der Küchenchef die Aufgabe, die eingegangenen Bestellungen zu überprüfen. Hier wird entschieden, ob alle Zutaten für die gewählten Gerichte verfügbar sind. Ist dies der Fall, beginnt der Küchenchef mit der Zubereitung des Mittagessens. Sollten Zutaten fehlen, wird der Kunde benachrichtigt, diese Bestellung wird storniert und für die Kunden beginnt der Prozess von vorne. 

Lieferung des Mittagessens 

Sobald das Essen zubereitet ist, wird es dem Lieferpersonal übergeben, das für die Auslieferung an die Kunden zuständig ist. 

Abschluss 

Die Kunden erhalten ihr bestelltes Essen. Damit ist der Prozess abgeschlossen. 

Schritt 5: Expertenwissen und häufige Fallstricke

Nachdem Sie sich mit den Grundlagen von BPMN vertraut gemacht und Ihre Fähigkeiten durch die Praxis erweitert haben, ist es an der Zeit, Ihr Wissen auf Expertenniveau zu bringen. In diesem letzten Schritt werden wir einige verbreitete Mythen über BPMN aufklären und praktische Tipps teilen, die Ihnen helfen, BPMN schneller zu meistern und gängige Fallstricke zu vermeiden. 

Drei BPMN-Mythen aufgedeckt

BPMN ist nur für IT-Experten
Falsch. Ein häufiges Missverständnis ist, dass BPMN ausschließlich für IT-Profis geeignet ist. In Wahrheit ist BPMN so konzipiert, dass es von allen verstanden wird, die an Geschäftsprozessen beteiligt sind, einschließlich Geschäftsanalysten, Prozessmanagern und sogar Endbenutzern. Seine intuitive Notation ermöglicht es, komplexe Prozesse klar und verständlich darzustellen, was die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtert.

BPMN ist zu komplex
in weiterer Mythos besagt, dass BPMN zu kompliziert für den praktischen Einsatz sei. Zwar bietet BPMN eine reiche Palette an Modellierungselementen, die komplexe Geschäftslogik abbilden können, doch die Grundlagen sind relativ einfach zu erlernen. Anwender können mit einem Satz grundlegender Elemente beginnen und bei Bedarf weitere Elemente hinzufügen, um den Detaillierungsgrad und die Komplexität ihrer Modelle zu erhöhen.

BPMN ersetzt die Notwendigkeit von Diskussionen
in Missverständnis ist die Annahme, dass BPMN die Notwendigkeit für Diskussionen innerhalb des Teams eliminiert. Tatsächlich fördert BPMN-Diskussionen, indem es eine klare und gemeinsame Sprache für die Darstellung von Geschäftsprozessen bietet. Es dient als Grundlage für den Dialog, indem es Missverständnisse reduziert und es den Beteiligten ermöglicht, sich auf die Optimierung und Verbesserung von Prozessen zu konzentrieren.

3 Tipps zum schnellen Erlernen von BPMN

1. Beginnen Sie mit einfachen Diagrammen: Der beste Weg, BPMN zu meistern, ist der Start mit einfachen Diagrammen. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Grundelemente wie Aufgaben, Ereignisse und Gateways. Dies hilft Ihnen, ein solides Fundament zu bauen, auf dem Sie aufbauen können, während Sie komplexere Konzepte erlernen. 
2. Nutzen Sie Online-Ressourcen und Schulungen: Es gibt eine Fülle von Online-Ressourcen, darunter Tutorials, Kurse und Foren, die Ihnen beim Erlernen von BPMN helfen können. Nutzen Sie diese Ressourcen, um Ihr Wissen zu vertiefen und von den Erfahrungen anderer zu lernen. 
3. Praktizieren Sie regelmäßig: Wie bei jeder Fähigkeit ist regelmäßige Praxis der Schlüssel zum Erfolg. Versuchen Sie, reale Geschäftsprozesse zu modellieren, und nutzen Sie BPMN in Ihren täglichen Aufgaben. Dies wird nicht nur Ihr Verständnis von BPMN verbessern, sondern auch Ihr Bewusstsein für Prozessoptimierungsmöglichkeiten schärfen. 

Und zum Schluss: Die Evolution von BPMN und seine Rolle in modernen Unternehmen

Kritische Würdigung 

Obwohl BPMN als der Goldstandard der Prozessmodellierung gilt, darf nicht ignoriert werden, dass die Einstiegshürde durchaus als hoch wahrgenommen werden kann. Das liegt nicht zuletzt an der Fülle von Symbolen und Regeln, die es zu meistern gilt. Doch wie der Artikel deutlich macht, ist BPMN weit entfernt von einer exklusiven Sprache für IT-Experten. Es ist vielmehr ein universelles Werkzeug, das, einmal beherrscht, die Türen zu verbesserten Geschäftsabläufen weit aufstößt. 

Die Zukunft von BPMN 

BPMN steht nicht still. Mit fortschreitender Digitalisierung und der zunehmenden Komplexität von Geschäftsprozessen wird die Weiterentwicklung von BPMN entscheidend sein, um den Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden. Es ist zu erwarten, dass BPMN noch intuitiver und interaktiver wird, um eine noch breitere Benutzerbasis zu erreichen und die Lücke zwischen Geschäftsprozessmodellierung und -automatisierung weiter zu schließen. 

Ausblick 

Die Fähigkeit, BPMN effektiv anzuwenden, wird zunehmend zu einer Kernkompetenz für Unternehmen, die in einem schnelllebigen Markt wettbewerbsfähig bleiben wollen. Die zukünftige Entwicklung von BPMN könnte eine noch engere Integration mit KI-gesteuerten Prozessautomatisierungstools sehen, was eine noch effizientere Gestaltung und Ausführung von Geschäftsprozessen ermöglichen würde. 

Jetzt sind Sie an der Reihe! Haben Sie bereits Erfahrungen mit BPMN gemacht oder stehen Sie gerade am Anfang Ihrer Reise zur Beherrschung dieser mächtigen Modellierungssprache?  

Vielleicht haben Sie sogar eigene Tipps und Tricks, die Sie mit anderen teilen möchten, oder Fragen, die während der Lektüre dieses Artikels aufgekommen sind.  

Wir laden Sie herzlich ein, Ihre Gedanken, Erfahrungen und Fragen in den Kommentaren zu teilen. Lassen Sie uns gemeinsam die Welt der BPMN weiter erkunden und voneinander lernen. 

Annalena und das Zenkit Team 

Annalena Niebes To-Do-List Enthusiastin in der Rolle als begeisterter Zenkit Guru Veröffentlicht am 15. April 2024, aktualisiert am 29. April 2024 · 12 Min. Lesezeit